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Bon­pflicht und TSE: ein Kas­sen-Update

Ende 2016 trat das Gesetz zum Schutz vor Mani­pu­la­tio­nen an digi­talen Grund­auf­zeich­nungen in Kraft. Zum 01.01.2020 folgt nun die Ein­füh­rung der „Tech­nischen Sicher­heits­ein­richtung (TSE)“ bei „Elek­tro­nischen Auf­zeich­nungs­syste­men“ (Kassen­syste­men).

Text: DATEV


Der Gesetz­ge­ber hat die Ein­zel­auf­zeich­nungs­pflicht durch die Ände­rung des § 146 AO gesetz­lich nor­miert. In einer ers­ten Auf­rüs­tungs­welle wur­den die Kas­sen­sys­teme fit für den Jah­res­wech­sel 2016/2017 und die Anfor­de­run­gen aus dem BMF Schrei­ben vom 26.11.2010 (2. Kas­sen­richt­li­nie) gemacht. Am 1. Januar 2018 trat die nächste Stufe des „Kas­sen­ge­set­zes“ in Kraft, die eine Kas­sen-Nach­schau ermög­lichte. Hier wurde deut­lich, dass es der Gesetz­ge­ber ernst meint mit der Kampf­an­sage gegen Betrü­ge­reien und Mani­pu­la­tio­nen an digi­ta­len Auf­zeich­nun­gen im Kas­sen­um­feld. Es geht um Steu­er­ge­rech­tig­keit und die Poli­tik unter­nimmt erst­mals seit Jahr­zehn­ten den ernst­haf­ten Ver­such, den mil­li­ar­den­schwe­ren Steu­er­be­trug ein­zu­däm­men. Aus die­sem Grund ist das Gesetz zum Schutz vor Mani­pu­la­tio­nen an digi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen und die schritt­weise Ein­füh­rung der Kas­sen­si­che­rungs­ver­ord­nung zum 1. Januar 2020 ins Leben geru­fen wor­den.

Diese Pflich­ten gel­ten ab Jah­res­an­fang 2020

Das Gesetz zum Schutz vor Mani­pu­la­tio­nen an digi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen trat am 29.12.2016 durch die Ver­öf­fent­li­chung im Bun­des­ge­setz­blatt in Kraft. Die Ver­ant­wort­li­chen gin­gen davon aus, dass es mög­lich sein müsse, inner­halb von drei Jah­ren eine „Zer­ti­fi­zierte Tech­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung TSE“ für alle gän­gi­gen Kas­sen­sys­teme zu ent­wi­ckeln. Das Bun­des­amt in der Infor­ma­ti­ons­tech­nik (BSI) sollte sie zer­ti­fi­zie­ren. Die Anwen­dungs­sze­na­rien und Auf­bau­ten die­ser Kas­sen­sys­teme kön­nen äußerst kom­plex und viel­fäl­tig sein. Des­halb zeigte sich im Laufe der drei Jahre, dass der vor­ge­se­hene Zeit­plan nicht zu hal­ten sein werde. Aus die­sem Grund erfolgte die Ver­öf­fent­li­chung einer „Nicht­be­an­stan­dungs­re­ge­lung“ bis zum 30.09.2020 durch das Bun­des­mi­nis­te­rium der Finan­zen (Nicht­be­an­stan­dungs­re­ge­lung bei Ver­wen­dung elek­tro­ni­scher Auf­zeich­nungs­sys­teme im Sinne des § 146a AO ohne zer­ti­fi­zierte tech­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung nach dem 31. Dezem­ber 2019).

Viele Unter­neh­men inter­pre­tie­ren die Nicht­be­an­stan­dungs­re­ge­lung fälsch­li­cher­weise als eine Ver­schie­bung der „Tech­ni­schen Sicher­heits­ein­rich­tung” (TSE) bis zum 30.09.2020. Sie gehen davon aus, dass nicht bean­stan­det wird, wenn die Kasse zum Jah­res­wech­sel nicht den neuen Anfor­de­run­gen genügt. In der Nicht­be­an­stan­dungs­re­ge­lung heißt es aber: „Die tech­nisch not­wen­di­gen Anpas­sun­gen und Auf­rüs­tun­gen sind umge­hend durch­zu­füh­ren und die recht­li­chen Vor­aus­set­zun­gen unver­züg­lich zu erfül­len.“

Kas­sen­händ­ler oder -her­stel­ler fra­gen

Unter­neh­mer müs­sen dem­nach Kas­sen­händ­ler oder Kas­sen­her­stel­ler kon­tak­tie­ren und fol­gende Aus­künfte anfor­dern:

• Ist meine Kasse zum 01.01.2020 nach­rüs­tungs­pflich­tig?
• Wenn ja: Ist meine Kasse nach­rüst­bar?
• Wenn ja: Wann kann die Kasse mit der Schnitt­stelle zur DSFinV-K aus­ge­stat­tet wer­den und wann kann die Kasse mit einer TSE aus­ge­stat­tet wer­den?
• Wel­che tech­ni­schen Mög­lich­kei­ten der Anbin­dung an eine TSE gibt es, wann wer­den diese rea­li­siert und mit wel­chen Kos­ten ist dies ver­bun­den?

Eine Über­sicht, wel­che Zer­ti­fi­zie­rungs­ver­fah­ren für Sicher­heits­mo­dule begon­nen wur­den, gibt es beim BSI. Dort sind nur Unter­neh­men genannt, die einer Ver­öf­fent­li­chung zuge­stimmt haben. Von BMF und BSI wurde das Kon­strukt einer vor­läu­fi­gen Zer­ti­fi­zie­rung ange­kün­digt, mit deren Hilfe der Ver­kauf einer TSE bereits vor dem Abschluss des Zer­ti­fi­zie­rungs­ver­fah­rens mög­lich wer­den soll. Im Rah­men die­ser vor­läu­fi­gen Zer­ti­fi­zie­rung sol­len erste TSE-Her­stel­ler die Markt­frei­gabe erhal­ten. Im Rah­men eines Feld­ver­suchs beim DFKA (Deut­scher Fach­ver­band für Kas­sen- und Abrech­nungs­sys­tem­tech­nik e. V.) wer­den der­zeit die TSE-Lösun­gen von Swiss­bit und Cryp­to­vi­sion im Zusam­men­spiel mit Kas­sen pra­xis­nah getes­tet.

Schutz durch Inves­ti­ti­ons­schutz­re­gel

Für einen Teil­be­reich der „Elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­teme“ gibt es noch eine Inves­ti­ti­ons­schutz­klau­sel im Gesetz zum Schutz vor Mani­pu­la­tio­nen an digi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen (§ 30 Abs. 3). Ange­spro­chen sind hier die „Elek­tro­ni­schen Regis­trier­kas­sen“, also Kas­sen­sys­teme, die nicht auf einem PC-Stan­dard­be­triebs­sys­tem wie Win­dows, Linux oder iOS basie­ren. Das Gesetz hat für diese Sys­teme in Abhän­gig­keit der Anschaf­fung einen Zeit­rah­men defi­niert.

Als erste Vor­aus­set­zung müs­sen Kas­sen­be­trei­ber das Kas­sen­sys­tem zwi­schen dem 25.11.2010 und dem 01.01.2020 ange­schafft haben. Zwei­tens muss es alle Anfor­de­run­gen zur Auf­be­wah­rung digi­ta­ler Unter­la­gen bei Bar­ge­schäf­ten erfül­len. Drit­tens muss der Her­stel­ler eine Beschei­ni­gung aus­stel­len, dass er die­ses Sys­tem nicht mit einer TSE nach­rüs­ten kann. Nur dann greift diese Inves­ti­ti­ons­schutz­re­ge­lung und Unter­neh­mer dür­fen das Kas­sen­sys­tem über den 01.01.2020 hin­aus ohne TSE bis längs­tens zum 31.12.2022 ein­set­zen.

Diese Rege­lung basiert auf dem Gedan­ken, dass für zahl­rei­che unter diese Rege­lung fal­lende Sys­teme zwei Auf­rüs­tun­gen not­wen­dig wären. Erste Auf­rüs­tung zum 01.01.2017, um letzt­lich alle Anfor­de­run­gen zur Auf­be­wah­rung digi­ta­ler Unter­la­gen bei Bar­ge­schäf­ten zu erfül­len, und die zweite Auf­rüs­tung zur Erfül­lung des § 146a AO durch eine TSE (Tech­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung) zum 01.01.2020, die es aber eben nicht für die­ses Sys­tem gibt. Für die Abschrei­bung eines sol­chen Kas­sen­sys­tems ver­blei­ben damit mehr als fünf Jahre – danach ist dann auch für diese Sys­teme Schluss.

PC-Kas­sen­sys­teme gel­ten grund­sätz­lich als auf­rüst­bar!

Diese Inves­ti­ti­ons­schutz­klau­sel greift jedoch nicht für Unter­neh­mer mit PC-Kas­sen­sys­te­men. Da ihre Sys­teme grund­sätz­lich mit Stan­dard-Hard- und -Soft­ware, also Win­dows, Linux, iOS etc., sowie viel­fäl­ti­gen Schnitt­stel­len- und Spei­cher­sys­te­men arbei­ten, gel­ten diese Sys­teme grund­sätz­lich als auf­rüst­bar im Sinne des Geset­zes. Damit gilt, dass die Sys­teme unver­züg­lich auf­zu­rüs­ten und anzu­pas­sen sind, wobei auch hier die Behör­den nicht bean­stan­den, wenn bis zum 30.09.2020 eine volle Ein­satz­be­reit­schaft im Sinne des § 146a AO nicht vor­han­den ist.

Alte und neue Kas­sen

Haben Unter­neh­mer das Kas­sen­sys­tem vor dem 26.11.2010 ange­schafft, stellt sich die Frage, ob es sich über­haupt auf­rüs­ten lässt. Gibt der Her­stel­ler des Sys­tems hier grü­nes Licht, ist das Sys­tem zum 01.01.2020 auf­zu­rüs­ten, wobei es auch hier nicht bean­stan­det wird, wenn das Sys­tem bis zum 30.09.2020 nicht mit der TSE voll­um­fäng­lich arbei­tet. Ist die­ses alte Kas­sen­sys­tem aber gar nicht mehr auf­rüst­bar, darf es auch nicht nach dem 01.01.2020 ein­ge­setzt wer­den. Die Betrof­fe­nen müs­sen dann eine neue Kasse mit TSE-Vor­be­rei­tung erwer­ben.
Für ganz neue Sys­teme gilt: Erfolgt die Anschaf­fung nach dem 01.01.2020, dann nur noch mit TSE – genauer gesagt: „Elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nungs­sys­teme mit Anbin­dungs­mög­lich­keit an eine zer­ti­fi­zierte tech­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung und die zer­ti­fi­zierte tech­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung kön­nen unab­hän­gig von­ein­an­der bewor­ben oder In Ver­kehr gebracht wer­den.“ Für Sys­teme, die nicht den Anfor­de­run­gen ent­spre­chen und den­noch In Ver­kehr gebracht wer­den, steht ein Buß­geld in Höhe von 25.000 Euro pro Ver­stoß im Raum.

Zwin­gende Beleg­aus­gabe als Bon oder digi­tal

Gegen die Bon-Aus­ga­be­pflicht, die zum 01.01.2020 auf jeden Unter­neh­mer mit elek­tro­ni­schen Kas­sen­sys­te­men zukommt, regt sich der­zeit mas­si­ver Wider­stand. Den­noch macht diese Ver­pflich­tung mit Blick auf das „Sys­tem Kasse“ durch­aus Sinn.

Bei der über­wie­gen­den Zahl der „elek­tro­ni­schen Regis­trier­kas­sen­sys­teme“ erfolgt der Abschluss der Auf­zeich­nung des Bar­ge­schäfts mit der Erstel­lung eines Kas­sen­bons auf Papier. Wenn Kas­sen­be­trei­ber den Bon nicht aus­dru­cken, kön­nen sie den Geschäfts­vor­fall even­tu­ell abbre­chen oder unter geöff­ne­ter Kas­sen­schub­lade ein­fach wei­ter­kas­sie­ren, ganz ohne nach­fol­gende Bon-Aus­gabe. Der Kas­sier­vor­gang soll trans­pa­ren­ter wer­den, wohl auch für den Betriebs­prü­fer in Vor­be­rei­tung einer Kas­sen-Nach­schau. Ab 01.01.2020 wird bei einer Nicht­aus­gabe des Bons zwar kein Buß­geld erho­ben. Der Bun­des­fi­nanz­mi­nis­ter ließ aber durch­bli­cken, dass die Nicht­aus­gabe des Kas­sen­bons als ein Indiz für eine nicht ord­nungs­ge­mäße Kas­sen­füh­rung gewer­tet wer­den kann. Beob­ach­tet ein Prü­fer die Nicht­aus­gabe, kann das even­tu­ell eine Kas­sen-Nach­schau nach sich zie­hen, um die ord­nungs­mä­ßige Kas­sen­füh­rung durch Ein­sicht­nahme in die Kas­sen­da­ten zu über­prü­fen.

Bon­pflicht auch elek­tro­nisch

Neue und moderne Kas­sen­sys­teme bie­ten dar­über hin­aus auch die Mög­lich­keit, einen elek­tro­ni­schen Bon zu erzeu­gen. Diese Mög­lich­keit wird aus­drück­lich zuge­las­sen. Wich­tig ist die tat­säch­li­che Erstel­lung eines elek­tro­ni­schen Belegs. Nur eine Anzeige auf einem Dis­play oder Moni­tor genügt hier nicht den Anfor­de­run­gen. Der elek­tro­ni­sche Bon muss zur Mit­nahme für den Kun­den in einem elek­tro­ni­schen Stan­dard­for­mat (Gra­fik­da­tei, PDF-Bon) vom Unter­neh­mer erzeugt und dem Kun­den ange­bo­ten wer­den. Der Bon ist natür­lich auch im Sys­tem des Unter­neh­mens zu spei­chern.

Ganz prak­tisch hat das natür­lich auch Aus­wir­kun­gen auf die Fra­ge­stel­lung zum Kas­sen­bon. Kann das Kas­sen­sys­tem einen Bon sowohl dru­cken als auch elek­tro­nisch über­mit­teln, stellt sich ab dem 01.01.2020 die Frage, in wel­cher Form ein Kunde den Beleg zu erhal­ten wünscht. In der elek­tro­ni­schen Vari­ante wird er über­mit­telt und den Anfor­de­run­gen ist Genüge getan. Bei einem gedruck­ten Bon ent­schei­det der Kunde, ob er ihn mit­nimmt oder nicht.

Anmel­dung des Kas­sen­sys­tems bei der Finanz­ver­wal­tung

Ursprüng­lich soll­ten Kas­sen­be­trei­ber ihre Sys­teme zum 01.01.2020 auf amt­li­chen Vor­druck bei der Finanz­ver­wal­tung anmel­den. Im Ange­sicht der dro­hen­den Antrags­flut auf Papier hat man recht­zei­tig die Anmel­dung auf elek­tro­ni­schem Weg ein­ge­schla­gen. Sobald eine elek­tro­ni­sche Anmel­dung von TSE-Kas­sen­sys­te­men mög­lich ist, erfolgt dies durch Bekannt­gabe im Bun­des­ge­setz­blatt. Auch hier ist die wei­tere Ent­wick­lung zu beob­ach­ten. Unter­neh­mer müs­sen dann sämt­li­che Sys­teme mel­den und ange­ben, wenn sie ein Sys­tem außer Betrieb neh­men. Um hier nicht den Über­blick über Fris­ten und Ter­mine zu ver­lie­ren, emp­fiehlt sich in jedem Fall die Zusam­men­ar­beit mit einem Steu­er­be­ra­ter.

Archi­vie­rung von Kas­sen­da­ten

Die Archi­vie­rungs­pflicht von Kas­sen­da­ten ist kein neues Thema der „Tech­ni­schen Sicher­heits­ein­rich­tung“ oder des Geset­zes zum Schutz vor Mani­pu­la­tio­nen an digi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen, son­dern basiert auf zahl­rei­chen Rege­lun­gen wie z. B. den Anfor­de­run­gen zur Auf­be­wah­rung digi­ta­ler Unter­la­gen bei Bar­ge­schäf­ten.

Hil­fe­stel­lung für eine revi­si­ons­si­chere Archi­vie­rung von Kas­sen­da­ten kön­nen Cloud­ba­sierte Lösun­gen wie das DATEV- Kas­sen­ar­chiv online bie­ten. Zusam­men mit der Sys­tem­tech­nik der Kasse bil­det es den ver­län­ger­ten Kas­sen­spei­cher. Über eine Schnitt­stelle des jewei­li­gen Kas­sen­her­stel­lers las­sen sich so auto­ma­ti­siert sowohl die Kas­sen­ein­zel­da­ten als auch die Tages­ab­schluss­da­ten für jeden Tag ins Hoch­si­cher­heits­re­chen­zen­trum der DATEV über­tra­gen. Anschlie­ßend ste­hen sie als unver­än­der­bare Daten sowohl dem Steu­er­be­ra­ter über das DATEV-Kas­sen­buch online als auch auf Anfrage dem Betriebs­prü­fer zur Ver­fü­gung.

Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion – Hand­buch für Unter­neh­men

Ange­sichts der Gefahr einer unan­ge­kün­dig­ten Kas­sen-Nach­schau ist es wich­tig, dass Unter­neh­mer und Betriebs­prü­fer auf eine Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion zurück­grei­fen kön­nen. Da der Gesetz­ge­ber keine Detail­an­ga­ben zum Inhalt vor­schreibt, kön­nen Unter­neh­mer ein Hand­buch für die tech­nisch und orga­ni­sa­to­risch gewoll­ten Pro­zesse im Unter­neh­men erstel­len. So las­sen sich die gewünsch­ten Abläufe und tech­ni­schen Ein­rich­tun­gen für Betriebs­prü­fer trans­pa­rent machen. Dar­über hin­aus die­nen sie neuen Mit­ar­bei­tern als Ori­en­tie­rung. Inzwi­schen gibt es dazu auch die Mus­ter­ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion des „Deut­schen Fach­ver­bands für Kas­sen- und Abrech­nungs­sys­tem­tech­nik e. V. (DFKA)“. Sie steht kos­ten­los zum Down­load bereit und auch hier emp­fiehlt sich die gemein­same Bear­bei­tung mit einem Steu­er­be­ra­ter.

Wie kürz­lich bekannt wurde, möchte eine Initia­tive im Bun­des­tag eine pra­xis­taug­li­che Aus­nah­me­re­ge­lung der Beleg­aus­ga­be­pflicht durch den Bun­des­tag bekom­men. Am Frei­tag, den 13.12.2019, fand hierzu eine erste Lesung statt.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www​.tria​log​-unter​neh​mer​blog​.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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