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Beim Ein­rich­ten einer Telko kommt es auf die De­tails an

Tele­­fon- und Vi­deo­kon­fe­ren­zen spa­ren Zeit und Geld. Wer eine Tel­ko ein­rich­ten will, muss sich aber mit der Tech­nik ver­traut machen, um Pan­nen zu ver­mei­den. Nur dann kön­nen vir­tu­el­le Mee­tings oder Prä­sen­ta­tio­nen die Zahl der lang­wieri­gen und teu­ren Dienst­rei­sen nach­hal­tig re­duzieren.

Text: Midia Nuri


Moderne Tech­nik erleich­tert Unter­neh­mern in vie­len Berei­chen das Leben. Von beson­ders gro­ßem Vor­teil sind vir­tu­elle Kon­fe­ren­zen, Bespre­chun­gen oder Prä­sen­ta­tio­nen. Statt jeden in einem Pro­jekt enga­gier­ten Mit­ar­bei­ter zum Mee­ting anrei­sen zu las­sen, orga­ni­siert der Fir­men­chef ein­fach eine Video- oder Tele­fon­kon­fe­renz. Dann kön­nen alle, die gebraucht wer­den, bequem aus ihrem Büro, aus dem Home­of­fice oder von unter­wegs teil­neh­men. Nach dem ers­ten per­sön­li­chen Ken­nen­ler­nen klappt das auch mit Geschäfts­part­nern – etwa, wenn tech­ni­sche Details oder Zeit­pläne zu bespre­chen sind. Die Betei­lig­ten spa­ren sich damit Zeit und Kos­ten für die An- und Abreise. Zudem ver­kür­zen vir­tu­elle Kon­fe­ren­zen meis­tens die Dauer der Bespre­chung. Man tauscht sich kon­zen­trier­ter aus und hält sich weder mit Small­talk noch wie­der­hol­ten Ziga­ret­ten­pau­sen auf. Diese Art der Bespre­chung ist also in vie­ler­lei Hin­sicht effi­zi­en­ter. Ob der Unter­neh­mer dabei eher eine Tele­fon­kon­fe­renz oder eine Video­kon­fe­renz bevor­zugt, ist letzt­lich Geschmack­sa­che. Wich­tig dage­gen ist: Der Orga­ni­sa­tor muss die Telko rich­tig ein­rich­ten.

Per Col­la­bo­r­a­­tion-Tool lässt sich eine Telko gut ein­rich­ten

Die Ide­al­lö­sung gerade mit Blick auf das Ein­rich­ten einer Telko oder Video­kon­fe­renz ist eine Tele­fon­an­lage mit einem soge­nann­ten Col­la­bo­ra­tion-Tool. Mit­hilfe so einer Soft­ware kön­nen Anwen­der an ver­schie­de­nen Stand­or­ten par­al­lel an einem Pro­jekt oder Thema arbei­ten. Sie schauen sich dabei buch­stäb­lich über die Schul­ter: Jeder kann online auf Doku­mente zugrei­fen und Ände­run­gen ein­ge­ben, die für alle ande­ren sofort nach­voll­zieh­bar sind. Mit einer ein­ge­bau­ten Video­kon­fe­renz­schal­tung kön­nen sich die Kon­fe­renz­teil­neh­mer sogar sehen. Zwei Stun­den Video­kon­fe­renz statt ein hal­bes Dut­zend Pro­jekt­mit­ar­bei­ter durch die Lande fah­ren zu las­sen – eine schöne Erspar­nis. Selbst wenn man neben den Kos­ten für die Tech­nik auch den Auf­wand für Ein­füh­rung und Schu­lung berück­sich­tigt. Natür­lich soll­ten Unter­neh­mer hier­bei stets Daten­si­cher­heit und Daten­schutz sicher­stel­len. Da ist bestimmt die ein oder andere Frage mit einem Anwalt zu bespre­chen, am bes­ten einem Exper­ten für IT-Recht.

Mit in­te­grier­ten Lö­sun­gen ist eine Tel­ko be­son­ders bequem

Inzwi­schen gibt es zahl­rei­che tech­ni­sche Lösun­gen für Tele­fon­kon­fe­ren­zen. Die Inves­ti­tion in eine eigene Tele­fon­an­lage mit den ent­spre­chen­den Mög­lich­kei­ten kann sich auch für klei­nere Unter­neh­men loh­nen. Das ist mit Blick auf Abhör­si­cher­heit ins­be­son­dere dann sinn­voll, wenn Pro­jekt­be­tei­ligte oft sen­si­ble tech­ni­sche oder finan­zi­elle Aspekte eines Vor­ha­bens bespre­chen. Ob sich Kauf oder Lea­sing lohnt, dazu soll­ten Fir­men­chefs ihren Steu­er­be­ra­ter fra­gen. Eine Telko ein­rich­ten ist mit die­sen Lösun­gen prak­tisch ein Kin­der­spiel. Aber Unter­neh­mer kön­nen sich dem Thema auch nähern, ohne eine spe­zi­elle Tele­fon­an­lage anzu­schaf­fen. Ent­spre­chende Dienste müs­sen nicht zwin­gend in die Hard­ware inte­griert sein. Bekannt – und für jeder­mann leicht nutz­bar – sind auch Dienste wie Skype oder Face­time. Tele­fo­nisch las­sen sich Ansprech­part­ner außer­dem etwa per Smart­phone ein­fach zusam­men­schal­ten – nur bei vie­len Gesprächs­part­nern kann das manch­mal etwas unprak­tisch sein, weil die Gesprächs­part­ner ange­ru­fen wer­den müs­sen – anstatt sich ein­zu­wäh­len.

Beim Ein­rich­ten einer Telko auf die Tücken der Tech­nik ach­ten

Als Alter­na­tive bie­tet sich der Tel­ko­ser­vice eines Fest­netz­be­trei­bers oder spe­zi­el­len Dienst­leis­ters an. Die Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­un­ter­neh­men bie­ten ihren Kun­den für wenig Geld eine zen­trale Ein­wahl­num­mer für Tele­fon­kon­fe­ren­zen. Auch für den regel­mä­ßi­gen tele­fo­ni­schen Aus­tausch gibt es viele inter­es­sante Ange­bote bis hin zu Flat­rates, etwa von der Tele­kom. Ihre Ein­fach­heit macht Tel­kos so bestechend.
Bleibt nur noch, die Tücken der Tech­nik zu umge­hen. Man sollte sich Funk­tio­nen, Beson­der­hei­ten und Ein­schrän­kun­gen der Tele­fon­kon­fe­renz-Tools genau anse­hen, bevor man das erste Mal ein vir­tu­el­les Tref­fen ver­an­stal­tet. Wich­tig ist etwa, beim Ein­rich­ten einer Telko über einen Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­an­bie­ter das Mee­ting nicht zu kurz anzu­set­zen. Sonst flie­gen alle Gesprächs­part­ner unver­se­hens mit­ten in der Telko aus der Lei­tung und der Ver­ant­wort­li­che muss schnell eine neue Schalte orga­ni­sie­ren. Es gibt also so man­ches über­ra­schende Detail zu beach­ten. Aber wer sich die Mühe macht, spart mit Video­kon­fe­renz oder Telko eini­ges an Zeit und Auf­wand.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www​.tria​log​-unter​neh​mer​blog​.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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