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Zeit­er­fas­sung per App für ef­fiziente Un­ter­neh­mens­füh­rung

Mit gutem Grund gibt es so vie­le Apps zur Zeit­er­fas­sung. Un­ter­neh­mer kön­nen da­mit ih­re per­sön­li­che Zeit­ein­tei­lung op­ti­mie­ren und Pro­jek­te bes­ser ab­rech­nen. Auch die Ar­beits­stun­den der Mit­ar­bei­ter las­sen sich so do­ku­men­tie­ren – und das
könn­te nach dem neu­en EuGH-Ur­­teil bald so­gar zur Pflicht wer­den.

Text: Frank Wiercks


Die EU-Gur­ken­ver­ord­nung gilt als Lach­num­mer schlecht­hin und Beleg für Über­re­gu­lie­rung durch die Euro­päi­sche Kom­mis­sion. Aller­dings mei­nen viele in der Wirt­schaft, die Vor­ga­ben zur Krüm­mung von Salat­gur­ken seien bes­ser als ihr Ruf. Schließ­lich ermög­li­chen sie Logis­tik- und damit Kos­ten­vor­teile. Des­halb sehen Gur­ken wei­ter­hin genormt aus, obwohl die Ver­ord­nung lange Geschichte ist. Es kommt immer dar­auf an, was man dar­aus macht. Inso­fern stellt sich die Frage, wie ein­mal die EU-Arbeits­zeit­richt­li­nie beur­teilt wird – vor allem aus Unter­neh­mer­sicht. Die EU-Vor­gabe zum Schutz von Arbeit­neh­mern setzt Leit­plan­ken für huma­nes Arbei­ten. Es geht um Ruhe­pau­sen, bezahl­ten Urlaub, Schutz­maß­nah­men für Nacht­ar­beit. Alles wich­tige The­men. Durch ein Urteil des Euro­päi­schen Gerichts­hofs könnte die Richt­li­nie jetzt aber zum Büro­kra­tie­mons­ter mutie­ren. Der EuGH hat ent­schie­den, dass Arbeit­ge­ber die täg­li­che Arbeits­zeit aus­nahms­los aller Beschäf­tig­ten erfas­sen müs­sen. Nun sind die natio­na­len Gesetze anzu­pas­sen. Und jeder Fir­men­chef braucht bald ent­spre­chende orga­ni­sa­to­ri­sche oder tech­ni­sche Maß­nah­men – etwa eine Zeit­er­fas­sung per App.

EU könnte Zeit­er­fas­sung für al­le Be­schäf­tig­ten vor­schrei­ben

Bis­lang gilt für Unter­neh­mer keine gene­relle Pflicht zur Zeit­er­fas­sung für eine Über­sicht über geleis­tete Stun­den. Es gibt gesetz­lich gere­gelte Son­der­fälle und betrieb­li­che oder tarif­ver­trag­li­che Rege­lun­gen. Etwa Zeit­er­fas­sung vor dem Hin­ter­grund von Min­dest­lohn­ge­setz, Schwarz­ar­beits­be­kämp­fungs­ge­setz und gering­fü­gi­ger Beschäf­ti­gung. Oder Zeit­erfassung von Lenk­zei­ten bei Berufs­kraft­fah­rern. Beim Min­dest­lohn reicht die Band­breite der Arbeits­hil­fen vom Papier­vor­druck im Inter­net bis „ein­fach erfasst“ – einer App zur Zeit­er­fas­sung vom Bun­des­ar­beits­mi­nis­te­rium. Unter­neh­mer mit Weit­blick nut­zen aber pro­fes­sio­nelle Pro­gramme der Per­so­nal­wirt­schaft, die der Lohn­buch­hal­tung revi­si­ons­si­chere Daten bereit­stel­len. Gesetz­lich vor­ge­schrie­ben ist auch eine Erfas­sung der über die werk­täg­li­che Arbeits­zeit hin­aus­ge­hen­den Über­stun­den. Hier kann der Chef ent­spre­chende IT-Sys­teme anschaf­fen. Oder er über­lässt den Mit­ar­bei­tern die Zeit­er­fas­sung – etwa per App. Dass aber jeder, vom Lehr­ling bis zum ange­stell­ten Geschäfts­füh­rer, tag­täg­lich stem­pelt? Eigent­lich unvor­stell­bar und wohl ein enor­mer büro­kra­ti­scher Auf­wand. Da die Pflicht aber nun droht, soll­ten Fir­men­chefs sich bei dem Thema vom Anwalt oder Steu­er­be­ra­ter lau­fend infor­mie­ren las­sen. So kön­nen sie rasch reagie­ren.

Zeit­er­fas­sung per App macht Un­ter­neh­mens­füh­rung effi­zi­en­ter

Unab­hän­gig vom EuGH-Urteil sind Unter­neh­mer aber gene­rell gut bera­ten, sich mit aktu­el­len tech­ni­schen Trends bei der Zeit­erfassung zu beschäf­ti­gen. Das Thema ist ein wich­ti­ger Aspekt etwa bei der Digi­ta­li­sie­rung, die mehr Arbeit im Home­of­fice mög­lich macht. Denn nicht jeder Unter­neh­mer, der seine Beschäf­ti­gen zu Hause arbei­ten lässt, fin­det auto­ma­tisch die Vari­ante „Ver­trau­ens­ar­beits­zeit“ gut. Viele Fir­men­chefs legen wei­ter­hin Wert auf nach­voll­zieh­bar doku­men­tierte Auf­lis­tun­gen der Arbeits­stun­den. Zudem ist dies auch eine Frage der effi­zi­en­te­ren Unter­neh­mens­füh­rung bezie­hungs­weise Pro­jekt­ab­rech­nung. Wer moderne Sys­teme zur Zeit­er­fas­sung nutzt, kann bei­spiels­weise Ein­sätze sei­ner Mit­ar­bei­ter bes­ser pla­nen und Leis­tun­gen rund um Auf­träge bes­ser in Zah­len fas­sen. Daher soll­ten sich nicht nur per se soft­ware-affine Unter­neh­mer aus der IT-Bran­che mit dem Thema beschäf­ti­gen, son­dern auch Hand­wer­ker oder Dienst­leis­ter. Wel­che Vor­teile der Ein­satz etwa ent­spre­chen­der Apps für das Smart­phone bie­tet, zeigt unter ande­rem der „Leit­fa­den mobile Zeit­er­fas­sung in KMU“ des Bun­des­wirt­schafts­mi­nis­te­ri­ums am Bei­spiel eines Malers.

Eigene Zeit­pla­nung mit Zeit­er­fas­sung via App ver­bes­sern

Zeit­er­fas­sung per App ist aber nicht nur ein Thema mit Blick auf die Ange­stell­ten, son­dern auch für den Unter­neh­mer selbst. Vor allem für Frei­be­ruf­ler und Selbst­stän­dige, dar­über hin­aus aber für jeden Fir­men­chef lohnt es sich, seine gear­bei­te­ten Stun­den einem Pro­jekt zuzu­wei­sen. Das erleich­tert nicht nur die Kal­ku­la­tion und Abrech­nung, son­dern hilft auch, das per­sön­li­che Zeit­ma­nage­ment zu ver­bes­sern. Es gibt zahl­rei­che Lösun­gen für die ver­schie­de­nen Mobil­ge­räte und Betriebs­sys­teme, die in der Regel via Cloud lau­fen. Wer sich dafür ent­schei­det, sollte daher nicht nur auf die Kos­ten, son­dern auch auf die Bedin­gun­gen bei Daten­schutz sowie Daten­si­cher­heit ach­ten. Und – wenn er plant, Apps zur Zeit­er­fas­sung für seine Mit­ar­bei­ter ein­zu­set­zen – daran den­ken, dass sol­che Maß­nah­men der Mit­be­stim­mung unter­lie­gen. Ob mit oder ohne Betriebs­rat: Jeder Unter­neh­mer sollte für sei­nen indi­vi­du­el­len Fall mit einem Anwalt bespre­chen, wie er beim Ein­füh­ren von Sys­te­men zur Zeit­er­fas­sung und -aus­wer­tung vor­geht.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www​.tria​log​-unter​neh​mer​blog​.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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