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Das Arbeits­zeit­konto – sinn­voll auch in klei­nen Betrie­ben

Ein Arbeits­zeit­konto kann vie­len Zwe­cken die­nen, vom Er­fas­sen der Gleit­zeit bis zum Aus­gleich von Win­ter­ar­beits­lo­sig­keit – wenn es sorg­fäl­tig ge­plant wur­de. An­walt und Steu­er­be­ra­ter müs­sen prü­fen, ob Kon­zept und Um­set­zung den ge­setz­li­chen Vor­ga­ben fol­gen.

Text: Midia Nuri


Stem­peln klingt nach längst ver­gan­ge­nen Indus­trieta­gen. Nach­voll­zieh­bar, dass „Legal Tri­bune Online“ kürz­lich besorgt fragte: „Kommt die Stech­uhr für alle?“ Anlass war ein Urteil des Euro­päi­schen Gerichts­hofs (EuGH) zur Zeit­er­fas­sung. Damit ver­pflich­te­ten die Euro­pa­rich­ter auch deut­sche Fir­men­chefs mit Blick auf die euro­päi­sche Arbeits­zeit­richt­li­nie, die täg­li­che Arbeits­zeit aller Arbeit­neh­mer auf­zu­zeich­nen. Für viele Unter­neh­men wäre das aber gar nichts Neues. Zumin­dest Über­stun­den sind schon nach deut­schem Arbeits­zeit­recht gene­rell zu erfas­sen. Zudem for­dert das Min­dest­lohn­ge­setz die Doku­men­ta­tion von Beginn, Ende und Dauer der Arbeits­zeit – es sei denn, der Beschäf­tigte ver­dient brutto über 2.958 Euro oder 2.000 Euro ver­ste­tigt im Schnitt. Es gibt also schon weit­rei­chende Vor­ga­ben zu die­sem Thema. Viel­leicht stellt sich also eigent­lich eher die Frage: Warum nicht gleich ein Arbeits­zeit­konto für jeden Mit­ar­bei­ter?

Das Arbeits­zeit­kon­to ist bei Mit­ar­bei­tern beliebt

Die Vor­teile lie­gen auf der Hand. Bei den zahl­rei­chen Auf­zeich­nungs­pflich­ten sowie oft gewähr­ten fle­xi­blen Arbeits­zei­ten drängt sich ein Arbeits­zeit­konto als Lösung auf, um geleis­tete Stun­den zu doku­men­tie­ren. Jeder zweite Arbeit­neh­mer hat laut Insti­tut für Arbeits­markt- und Berufs­for­schung (IAB) schon eins. Seit 1999 stieg der Anteil der Beschäf­tig­ten mit einem Arbeits­zeit­konto von 35 auf 56 Pro­zent. Jeder dritte Betrieb bie­tet es sei­nen Mit­ar­bei­tern an – auch viele klei­nere Unter­neh­men. In der Regel dient das Arbeits­zeit­konto dem Aus­gleich von Über­stun­den. Beschäf­tigte nut­zen die Spiel­räume, um die Ver­ein­bar­keit von Berufs­le­ben und Pri­vat­le­ben zu ver­bes­sern, so die IAB-Stu­die. Minus- oder Über­stun­den müs­sen dabei in vier von zehn Unter­neh­men bin­nen eines hal­ben oder eines gan­zen Jah­res aus­ge­gli­chen sein. Lang­zeit­kon­ten fin­den sich eher sel­ten. Ihr Anteil sta­gniert seit Jah­ren bei zwei Pro­zent. Dabei sind sie beliebt: 76 Pro­zent der Arbeit­neh­mer haben zuge­sagt, als der Chef ihnen ein Lang­zeit­konto anbot.

Auch klei­ne Be­trie­be pro­fi­tie­ren vom Ar­beits­zeitkonto

Eröff­nen Betriebe ihren Mit­ar­bei­tern die Mög­lich­keit, ein Arbeits­zeit­konto zu füh­ren, zie­hen zwi­schen 85 und 92 Pro­zent der Beschäf­tig­ten mit. Der höchste Anteil fin­det sich laut IAB-Stu­die in Unter­neh­men mit bis zu neun Beschäf­tig­ten. Gerade bei die­sen klei­nen Betrie­ben bie­tet jedoch über­haupt nur jeder vierte ein Arbeits­zeit­konto an. Hier ver­pas­sen viele Fir­men­chefs also die Chance, mit die­sem Instru­ment die Fle­xi­bi­li­tät und Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit zu stei­gern. Bei Unter­neh­men mit zehn bis 49 Beschäf­tig­ten gibt es immer­hin in jedem zwei­ten auch Arbeits­zeit­kon­ten. Der Anteil steigt laut IAB-Betriebs­pa­nel 2018 auf 81 Pro­zent bei Betrie­ben mit über 250 Beschäf­tig­ten. Die grö­ße­ren Unter­neh­men pro­fi­tie­ren also beson­ders von den Vor­tei­len: höhere Fle­xi­bi­li­tät für den Arbeit­ge­ber wie auch den Arbeit­neh­mer. Und grö­ßere Zufrie­den­heit bei den Mit­ar­bei­tern dank mehr Zeit für Fami­lie, Sab­ba­ti­cal, Wei­ter­bil­dung oder auch Vor­ru­he­stand. Dafür neh­men sie gerne ein paar Nach­teile in Kauf – hier nennt das Wirt­schafts­ma­ga­zin „impulse“ aus Unter­neh­mer­sicht vor allem den Ver­wal­tungs­auf­wand.

Sinn­voll bei Gleit­zeit, Sabba­ti­cal und Sai­son­geschäft

Das Arbeits­zeit­konto ist kein Luxus­thema für Betriebe mit Gleit­zeit, Sab­ba­ti­cals und sons­ti­gem ver­meint­lich moder­nen Schnick­schnack. Es ist auch für Fir­men­chefs in Bran­chen inter­es­sant, deren Pro­bleme abseits der Balance-Fra­gen lie­gen. So kön­nen Bau­un­ter­neh­mer mit Arbeits­zeit­kon­ten etwa Pro­bleme wie Win­ter­ar­beits­lo­sig­keit für ihre Mit­ar­bei­ter bes­ser auf­fan­gen. Die Sozi­al­kasse Soka Bau weist auf diese Mög­lich­keit als Alter­na­tive zur win­ter­be­ding­ten Ent­las­sung hin. Selbst für Mini­job­ber sind Arbeits­zeit­kon­ten geeig­net, betont die Mini­job­zen­trale. Und sogar für Geschäfts­füh­rer – ihnen tut der struk­tu­rierte Aus­gleich von Über­stun­den und der Abbau psy­chi­scher Über­las­tun­gen sicher eben­falls gut. Aber Vor­sicht: Legen Geschäfts­füh­rer für sich ein Arbeits­zeit­konto zum Aus­gleich an und bil­den dafür Rück­stel­lun­gen, wit­tert der Fis­kus schnell eine ver­deckte Gewinn­aus­schüt­tung. Zurecht, wie der Bun­des­fi­nanz­hof (BFH) bereits urteilte. Hier ist des­halb mit dem Steu­er­be­ra­ter zu klä­ren, wie man am bes­ten ver­fährt.

Vor dem Arbeits­zeit­kon­to kommt die Über­stun­denfrage

Schon mit Blick auf ihre Auf­zeich­nungs­pflich­ten soll­ten Unter­neh­mer klar fest­le­gen, was als Über­stunde gilt und wie die Anord­nung erfolgt. Mit Anwalt und Steu­er­be­ra­ter sind hierzu ver­trag­li­che sowie steu­er­li­che Fra­gen zu klä­ren. Vor allem müs­sen klare und ein­deu­tige Vor­ga­ben im Arbeits­ver­trag ste­hen. Nur so las­sen sich Arbeits­stun­den spä­ter rechts­si­cher notie­ren – egal ob auf einem Stun­den­zet­tel oder per App. Das hilft Unter­neh­mern auch, Aus­ein­an­der­set­zun­gen um nicht ent­gol­tene Stun­den und deren Auf­zeich­nung zu ver­mei­den, etwa nach einer Kün­di­gung. Beim Steu­er­be­ra­ter soll­ten Unter­neh­mer zudem Abrech­nungs­fra­gen klä­ren – ins­be­son­dere, wenn Stun­den in Fol­ge­jahre gescho­ben wer­den kön­nen oder Minus­stun­den auf­lau­fen. Unab­hän­gig vom Arbeits­zeit­konto wirft Arbeits­zeit also schon genug steu­er­li­che und recht­li­che Fra­gen auf.

Das Lang­frist-Ar­beits­­zeit­­kon­to muss in­sol­venz­fest sein

Beson­ders wich­tig: Mit­ar­bei­ter kön­nen ihrem Arbeit­ge­ber per Arbeits­zeit­konto nicht ein­fach Plus­s­tun­den auf­drü­cken. Und bei einem lang­fris­tig ange­leg­ten Arbeits­zeit­konto soll­ten Unter­neh­mer unbe­dingt mit Anwalt und Steu­er­be­ra­ter klä­ren, wie sie ihre finan­zi­el­len Pflich­ten gewähr­leis­ten. Das gilt auch für den Fall eines Arbeit­ge­ber­wech­sels oder einer mög­li­chen Insol­venz. Im Insol­venz­fall gewährt das Insol­venz­geld ledig­lich Ersatz für Lohn­an­sprü­che der ver­gan­ge­nen drei Monate. Das vierte Sozi­al­ge­setz­buch ver­pflich­tet Arbeit­ge­ber daher, dar­über hin­aus­ge­hende Zeit­gut­ha­ben ihrer Mit­ar­bei­ter auf Arbeits­zeit­kon­ten gegen Insol­venz abzu­si­chern und insol­venz­feste Rück­la­gen dafür zu bil­den. Zur Absi­che­rung ver­pflich­tet sind Arbeit­ge­ber spä­tes­tens nach 27 Mona­ten Lauf­zeit des Zeit­gut­ha­bens oder wenn es einen bestimm­ten Wert erreicht, infor­miert das nord­rhein-west­fä­li­sche Minis­te­rium für Wirt­schaft und Arbeit. Gesetz­li­che und auch tarif­li­che Vor­ga­ben müs­sen Unter­neh­mer ein­hal­ten. Sie haben Vor­rang vor indi­vi­du­el­len Ver­ein­ba­run­gen, die dann als Nächs­tes Thema sein soll­ten.

So las­sen sich Ar­beits­zeit­kon­ten fi­nan­ziell absi­chern

Für Lang­zeit­ar­beits­zeit­kon­ten ist Insol­venz­si­che­rung gesetz­lich Pflicht. Poli­ti­ker und Exper­ten emp­feh­len sie aber gene­rell ab 150 vor­ge­ar­bei­te­ten Stun­den. Neben der nicht insol­venz­si­che­ren Mög­lich­keit eines Sperr­kon­tos haben Unter­neh­men drei Mög­lich­kei­ten:

• Anla­ge­mo­dell: Hier­bei wer­den liquide Mit­tel in ver­schie­dene Geld- oder Ver­mö­gens­an­la­gen aus­ge­la­gert. Vor dem Zugriff des Insol­venz­ver­wal­ters sichern diese Mit­tel eine Ver­pfän­dungs­ver­ein­ba­rung oder dop­pel­sei­tige Treu­hand­ver­ein­ba­rung.

• (Bank-)Bürgschaft: Ein Kre­dit- oder Ver­si­che­rungs­un­ter­neh­men über­nimmt eine Bürg­schaft in Höhe der abzu­si­chern­den Zeit­gut­ha­ben gegen Gebühr (Aval­pro­vi­sion).

• Kau­ti­ons­ver­si­che­rung: Ein Ver­si­che­rungs­un­ter­neh­men über­nimmt eine Bürg­schaft in Höhe der abzu­si­chern­den Wert­gut­ha­ben. Ein Teil der zu erwar­ten­den Wert­gut­ha­ben wer­den als Kau­tion bei der Ver­si­che­rung hin­ter­legt. Das Unter­neh­men zahlt eine Ver­si­che­rungs­prä­mie.

Auch die Ver­pfän­dung von Unter­neh­mens­wer­ten ist mög­lich. Unter­neh­mer soll­ten mit dem Anwalt die Rechts­si­cher­heit und ver­trag­li­che Details der Absi­che­rung bespre­chen sowie mit dem Steu­er­be­ra­ter die steu­er­li­che Gestal­tung. Was die Zeit­er­fas­sung auch fürs Arbeits­zeit­konto betrifft: Hier geht alles – von der App über den Stun­den­zet­tel bis zur guten alten Stech­uhr an der Wand.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www​.tria​log​-unter​neh​mer​blog​.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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