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Zeit­ma­nage­ment: So ar­bei­ten Sie schnell und kon­zen­triert

Opti­ma­les Zeit­ma­na­ge­ment ist für al­le Fir­men­chefs wich­tig, denn sie müs­sen sich um vie­le The­men küm­mern. Die rich­ti­ge Me­tho­de hilft, Pri­o­ri­tä­ten zu set­zen. Nur wer Wich­ti­ges schnell ent­schei­det und Un­wich­ti­ges gleich de­le­giert, kann sei­nen Be­trieb sou­ve­rän füh­ren.

Text: Frank Wiercks


Ver­mut­lich kennt jeder Unter­neh­mer diese nagen­den Zwei­fel: Habe ich wirk­lich alles gemacht, damit das Kon­zept oder Ange­bot ankommt? Oder das dumpfe Gefühl der Unsi­cher­heit: War heute nicht noch etwas ande­res zu erle­di­gen? Oder all­ge­mein diese auf­kom­mende Panik ange­sichts noch anste­hen­der Auf­ga­ben: Wie soll ich das bloß schaf­fen? Berech­tigte Fra­gen, die leicht exis­ten­zi­el­len Cha­rak­ter anneh­men. Schließ­lich ist der Fir­men­chef, Selbst­stän­dige oder Frei­be­ruf­ler per­sön­lich dafür ver­ant­wort­lich, dass sein Laden läuft. Und er muss bei Pro­ble­men höchst­selbst die wirt­schaft­li­chen Kon­se­quen­zen tra­gen. Des­halb blog­gen Betrof­fene über das Risiko von Depres­sio­nen und Burn-out. Oder haben regel­recht Angst davor, Urlaub zu machen. Erklär­bar ist dies mit fol­gen­den Zah­len: Im Schnitt arbei­tet der deut­sche Voll­zeit­er­werbs­tä­tige laut Sta­tis­ti­schem Bun­des­amt 41 Stun­den pro Woche. Bei jedem zwei­ten Selbst­stän­di­gen sind es aber über 48 Stun­den. Dies erklärt, warum Zeit­ma­nage­ment für Selbst­stän­dige eine beson­ders wich­tige Dis­zi­plin ist.

Zeitmana­ge­ment lässt sich ler­nen und op­ti­mieren

Die gute Nach­richt: Zeit­ma­nage­ment lässt sich ler­nen und mit bestimm­ten Metho­den sowie Tech­ni­ken opti­mie­ren. Die weni­ger gute: Es gibt kein Patent­re­zept. Jeder Unter­neh­mer muss für sich her­aus­fin­den, auf wel­che Art er sein Zeit­ma­nage­ment wirk­lich nach­hal­tig ver­bes­sern kann. Das ist leich­ter gesagt als getan: Exper­ten spre­chen von rund 70 ver­schie­de­nen Metho­den oder Tipps für Zeit­ma­nage­ment, mit denen man ganze Arbeits­tage oder auch nur kleine Teil­auf­ga­ben struk­tu­rie­ren kann. Aber nie­mand sollte sich von einer aus­ufern­den Über­sicht wie die­ser abschre­cken las­sen. Man muss kein Zeit­ma­nage­ment-Profi wer­den, um seine Tage, Stun­den und Minu­ten sinn­vol­ler ein­zu­tei­len. Als Ein­stieg ins Thema reicht ein Grund­ver­ständ­nis dafür, dass bewusst mit der wert­vol­len Res­source Zeit umzu­ge­hen ist. Per­fek­tio­nis­mus kann viel Scha­den anrich­ten, denn zum Zeit­ma­nage­ment gehört ein Gefühl für das gesunde Ver­hält­nis von Auf­wand und Ergeb­nis. Fol­gen­des soll­ten Unter­neh­mer des­halb ken­nen und ver­ste­hen.

Jeder kann sein Zeit­ma­na­ge­ment wei­ter ver­bes­sern

Nicht jeder Unter­neh­mer hat große Schwä­chen beim Zeit­ma­nage­ment. Im Gegen­teil: Wer sich lang­fris­tig auf eigene Rech­nung im Wett­be­werb behaup­tet, dürfte ziem­lich viel bei der Selbst­or­ga­ni­sa­tion rich­tig machen. Zahl­rei­che Fir­men­chefs, Selbst­stän­dige oder Frei­be­ruf­ler sind in die­ser Dis­zi­plin schon gut. Aber beim Zeit­ma­nage­ment gilt das Sprich­wort „Klein­vieh macht auch Mist“ ebenso wie in ande­ren Berei­chen. Wer an klei­nen Stell­schrau­ben dreht und die Zeit bes­ser ein­teilt sowie nutzt, macht per Saldo erheb­li­che Fort­schritte. Des­halb soll­ten sich Unter­neh­mer mit der Frage beschäf­ti­gen, wie sie in die­ser Dis­zi­plin noch bes­ser wer­den. Das gilt vor allem bei typi­schen Symp­tomen für Zeit­ma­nage­ment-Pro­bleme. Dazu gehört, zu Hause nicht abschal­ten zu kön­nen. Oft in Gedan­ken abwe­send zu sein. Keine Zeit für wich­tige Pro­jekte zu haben. Tage als chao­tisch zu emp­fin­den. Vor­ha­ben nicht kon­zen­triert zu Ende zu brin­gen. Oder Schlaf­lo­sig­keit. Wer das spürt, sollte zumin­dest ein Zeit­ma­nage­ment-Selbst­stu­dium star­ten, am bes­ten aber Exper­ten für das Thema um Rat fra­gen.

Wich­tige Grund­sät­ze im Zeit­ma­na­gement

Selbst­er­kennt­nis ist der erste Schritt zur Bes­se­rung. Des­halb soll­ten Unter­neh­mer ver­ste­hen, dass Zeit­ma­nage­ment keine reine Frage der Tech­nik ist. Es geht viel­mehr um umfas­sen­des Selbst­ma­nage­ment, bei dem pri­vate und beruf­li­che Ziele betrach­tet sowie Prio­ri­tä­ten im geschäft­li­chen oder gesund­heit­li­chen Bereich gesetzt wer­den. Dazu gehö­ren The­men wie das Dele­gie­ren von Auf­ga­ben, das Ver­bes­sern von Pro­zes­sen oder Inves­ti­tio­nen in neue nütz­li­che Tech­nik. Damit bes­se­res Zeit­ma­nage­ment als Teil eines bewuss­ten Selbst­ma­nage­ments seine posi­tive Wir­kung ent­fal­ten kann, braucht es dann natür­lich die pas­sen­den Metho­den. Um die zu iden­ti­fi­zie­ren, gehört zur Selbst­er­kennt­nis aber auch, dass Stress und Zeit­druck eigent­lich etwas Nor­ma­les sind. Und dass jeder Mensch anders auf Belas­tun­gen reagiert. Wich­tig ist daher die Frage nach dem Grund der Zeit­not: Ist es die eigene inef­fi­zi­ente Arbeits­weise, per­ma­nente Fremd­be­stimmt­heit oder ein ungüns­ti­ges Arbeits­um­feld? Klare Ant­wor­ten dar­auf hel­fen mehr als die unre­flek­tierte Anwen­dung ver­meint­li­cher Patent­re­zepte. Wird Zeit­ma­nage­ment so bewusst betrie­ben, kann es Unter­neh­mer erfolg­rei­cher machen.

Die größ­ten Zeit­fres­ser im Bü­ro­alltag

Wer sein Zeit­ma­nage­ment ver­bes­sern will, muss vor allem die größ­ten Zeit­fres­ser ken­nen. Für Büro­ar­bei­ter nennt die „Kar­rie­re­bi­bel“ sie­ben Bedro­hun­gen für effi­zi­en­tes Arbei­ten, mit denen ver­mut­lich schon jeder so seine Erfah­run­gen gemacht hat.

• E-Mails: Im Schnitt ver­brin­gen Berufs­tä­tige 3,2 Stun­den pro Tag mit dem Che­cken beruf­li­cher Nach­rich­ten.

• Mee­tings: Rein sta­tis­tisch sit­zen man­che Chefs und Mit­ar­bei­ter bis zu 19 Stun­den pro Woche in Mee­tings.

• Small­talk: Durch­schnitt­lich dau­ern Klatsch und Tratsch im Büro jeden Tag bis zu einer Stunde, bei jedem fünf­ten Men­schen noch län­ger.

• Smart­phone: Eben­falls bis zu einer Stunde kann der wie­der­holte Blick auf den Bild­schirm inklu­sive Reak­tion nach Push-Mit­tei­lun­gen kos­ten.

• Inter­net: 80 Pro­zent sur­fen bis zu zwei Stun­den am Tag ohne Bezug zur Arbeit von Nach­richt zu Video zu Social-Media-Kanal.

• Hel­fer­syn­drom: Wer stän­dig jeman­dem ande­rem hilft, kommt kaum noch zu sei­ner eige­nen Arbeit.

• Per­fek­tio­nis­mus: Wer sich in Details ver­liert, ver­schwen­det auf der Suche nach der voll­kom­me­nen Lösung viel Zeit.

ZeitmanagementZeit­fres­ser schla­gen auch nach der Arbeit zu

Bei genauer Betrach­tung und unter Ein­be­zie­hung des Pri­vat­le­bens lässt sich die Liste noch ver­län­gern: Um wie­der­holte Tele­fon­stö­run­gen, das Auf­schie­ben unan­ge­neh­mer Auf­ga­ben, plan­lo­ses Arbei­ten, Unord­nung, unvor­be­rei­tete Kon­fe­ren­zen oder den unbe­zähm­ba­ren Drang, alles selbst zu erle­di­gen. Und abends zu Hause kommt dann der Griff zur Fern­be­die­nung, um vor dem Fern­se­her etwas abzu­schal­ten. Dabei wäre es viel­leicht bes­ser, das TV-Gerät abzu­schal­ten und die Zeit zu nut­zen, um kon­kret den nächs­ten Tag oder all­ge­mein sein Zeit­ma­nage­ment bes­ser zu pla­nen. Tipps dafür gibt es genug.

Die bekann­tes­ten Me­tho­den für Zeit­ma­nagement

Rund 70 ver­schie­dene Metho­den oder Tipps für Zeit­ma­nage­ment sind eine ganze Menge. Ein­stei­ger in das Thema kön­nen sich aber zunächst auch auf die wich­tigs­ten Ansätze kon­zen­trie­ren. Dazu zäh­len das Pareto-Prin­zip, die ABC-Ana­lyse, die ALPEN-Methode, das Eisen­hower-Prin­zip, die Kan­ban-Tafel oder die Pomo­doro-Tech­nik. Was ihm am bes­ten wei­ter­hilft, muss jeder Unter­neh­mer für sich ent­schei­den. Dabei gilt für alle Metho­den: Man sollte sie ver­ste­hen, ernst neh­men, ver­in­ner­li­chen und im All­tag mög­lichst kon­se­quent anwen­den. Wer sein Zeit­ma­nage­ment mit einer Her­an­ge­hens­weise ver­bes­sern will, die ihm eigent­lich gar nicht liegt, betreibt Zeit­ver­schwen­dung auf hohem Niveau.

Prio­ri­sie­ren mit dem Pareto-Prin­zip

Dem auf ver­schie­denste The­men ange­wen­de­ten Pareto-Prin­zip liegt fol­gende Annahme zugrunde: 80 Pro­zent des über­haupt mög­li­chen Erfolgs las­sen sich mit 20 Pro­zent des Gesamt­auf­wands errei­chen. Von 80 auf 100 Pro­zent Erfolg zu kom­men, erfor­dert die rest­li­chen 80 Pro­zent an Auf­wand. Das ist – betreibt man nicht gerade ein Atom­kraft­werk, wo nur Null-Feh­ler-Tole­ranz das Über­le­ben sichert – unwirt­schaft­lich. Will sagen: Per­fek­tio­nie­rung ist Zeit­ver­schwen­dung. Wer Zeit sinn­voll nut­zen will, setzt Prio­ri­tä­ten und erle­digt die grund­le­gen­den, wich­ti­gen, gro­ßen Dinge, statt sich in Klei­nig­kei­ten zu ver­lie­ren. Bei­spiel E-Mail: Drin­gende Nach­rich­ten beant­wor­tet man sofort. Weni­ger wich­tige schickt man zur Wei­ter­be­ar­bei­tung an einen Ver­tre­ter oder erle­digt sie spä­ter. Unwich­tige kom­men in den Papier­korb. Kei­nes­falls rech­net es sich, durch­dachte Abla­ge­sys­teme für unwich­tige Mails für den Fall zu schaf­fen, dass man sie spä­ter braucht. Sie sind ent­we­der wich­tig oder weni­ger wich­tig – also per­sön­lich oder von einem Ver­tre­ter bear­bei­tet wor­den. Das per­fekte Auf­be­wah­ren unwich­ti­ger Nach­rich­ten ist ein Para­de­bei­spiel für Zeit­ver­schwen­dung.

Per­fek­tio­nis­mus sa­bo­tiert ef­fi­zien­tes Zeit­management

Prin­zi­pi­ell lässt sich das Pareto-Prin­zip auch im Zeit­ma­nage­ment umset­zen. Aller­dings ist es psy­cho­lo­gisch anspruchs­voll, sich gerade als Unter­neh­mer dar­auf ein­zu­las­sen, dass Dinge nicht hun­dert­pro­zen­tig gemacht wer­den. Zwin­gend ist eine Defi­ni­tion, was wich­tige Auf­ga­ben sind, die es als Erste zu erle­di­gen gilt, wel­che Aspekte eines The­mas nicht voll aus­ge­ar­bei­tet wer­den müs­sen oder an wen der Fir­men­chef weni­ger wich­tige The­men dele­giert. Dazu emp­feh­len sich die durch­dachte Ver­tei­lung von Auf­ga­ben­be­rei­chen – für das Dele­gie­ren – sowie prio­ri­sierte To-do-Lis­ten – zum kon­kre­ten Bear­bei­ten. Aus den Prio­ri­tä­ten inner­halb einer Auf­gabe und der Abstu­fung ver­schie­de­ner Auf­ga­ben nach Wich­tig­keit ergibt sich auto­ma­tisch der Tages­plan zum sinn­vol­len Zeit­ein­satz. Zur Kon­trolle sollte schrift­lich fest­ge­hal­ten wer­den, wie lange etwa eine Bespre­chung oder Ange­bots­er­stel­lung gedau­ert hat. Das hilft nicht nur bei der Kos­ten­kal­ku­la­tion, son­dern mit­tel­fris­tig auch bei der Tages­pla­nung. Dau­ert eine Bespre­chung immer län­ger als gedacht, muss sie kür­zer wer­den – oder län­ger ein­ge­plant.

Dele­gie­ren ler­nen mit der ABC-Ana­lyse

Die ABC-Ana­lyse unter­schei­det zwi­schen sehr wich­ti­gen, wich­ti­gen und weni­ger wich­ti­gen Auf­ga­ben. Dabei unter­tei­len sich die Kate­go­rien wie folgt:

• A-Auf­ga­ben muss in der Regel der Unter­neh­mer selbst erle­di­gen. Er sollte maxi­mal zwei bis drei sol­cher The­men pro Tag ein­pla­nen und dafür höchs­tens die Hälfte sei­ner Arbeits­zeit vor­se­hen. Diese Auf­ga­ben sind wich­tig und drin­gend.

• B-Auf­ga­ben haben eine durch­schnitt­li­che Bedeu­tung und las­sen sich zumin­dest teil­weise dele­gie­ren. Hier soll­ten eben­falls maxi­mal drei The­men am Tag geplant wer­den, mit einem gesam­ten Zeit­auf­wand von etwa einer Stunde. Diese Auf­ga­ben las­sen sich auch zu einem spä­te­ren Zeit­punkt bear­bei­ten.

• C-Auf­ga­ben sind alle Tätig­kei­ten, die nicht sehr wich­tig sind. Sol­che Rou­ti­ne­ar­bei­ten ver­ur­sa­chen den weit­aus größ­ten Anteil der anfal­len­den Arbeit, las­sen sich aber wei­test­ge­hend dele­gie­ren.

Anhand der ein­zel­nen Buch­sta­ben erhal­ten die ein­zel­nen Auf­ga­ben nun eine Rei­hen­folge. Grund­sätz­lich kom­men die C-Auf­ga­ben zum Schluss.

Wich­tige Auf­ga­ben in leis­tungs­star­ke Zei­ten legen

Sinn­voll ist, bei der ABC-Ana­lyse ein durch­dach­tes Sys­tem auf­zu­bauen und es durch die Kette der Betei­lig­ten zu den­ken. Was muss der Chef selbst machen, was kann er an wen dele­gie­ren? Und was muss sein Stell­ver­tre­ter machen, was kann die­ser dele­gie­ren? Dass der Unter­neh­mer bei­spiels­weise keine Doku­mente selbst kopiert, sollte klar sein. Ohne sen­si­blen Inhalt gibt es aber auch kei­nen Grund, warum immer seine Sekre­tä­rin kopie­ren sollte. Oft könnte dies einem Aus­zu­bil­den­den oder Prak­ti­kan­ten über­las­sen wer­den. So wird das Zeit­ma­nage­ment durch die Hier­ar­chie­ebe­nen opti­miert. Wer mit der ABC-Ana­lyse zurecht­kommt, kann durch prä­zise Zeit­an­ga­ben sein Zeit­ma­nage­ment wei­ter ver­bes­sern. Wann wird etwas erle­digt und wie lange darf es dau­ern? Wich­tig ist dabei, für A-Auf­ga­ben nicht nur genug Zeit ein­zu­pla­nen, son­dern sie auch in jene Zeit­räume zu legen, in denen man am
leis­tungs­fä­higs­ten ist.

Den nächs­ten Tag pla­nen mit der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode stammt vom Zeit­ma­nage­ment-Exper­ten Lothar Sei­wert. Sie kann hel­fen, den Arbeits­tag zu pla­nen sowie die eigene Arbeits­weise zu opti­mie­ren. Der Unter­neh­mer soll dafür am Vor­abend die nächs­ten 24 Stun­den so struk­tu­rie­ren, dass sich alle not­wen­di­gen Auf­ga­ben ohne Zeit­druck erle­di­gen las­sen. Das erfor­dere kaum Zeit und sei bes­ser, als erst mor­gens den Tag zu pla­nen. Dann len­ken oft schon beim ers­ten Schritt ins Büro so viele Dinge den Chef ab, dass er gar nicht mehr zum Pla­nen kommt. Zwar las­sen sich so nur Tage und keine Wochen oder Monate pla­nen – dafür pas­siert zu viel Uner­war­te­tes. Trotz­dem ist die ALPEN-Methode sinn­voll: Sie bie­tet einen leich­ten Ein­stieg ins Zeit­ma­nage­ment. „Man­che Men­schen wol­len sich nicht fest­le­gen, spon­tan und fle­xi­bel blei­ben“, meint Sei­wert. „Aber wir soll­ten unsere Arbeits­zeit pla­nen, so wie wir Auto­fahr­ten pla­nen: Wir fah­ren nicht ein­fach drauf­los und mer­ken auf hal­ber Stre­cke: Mist, fal­sche Rich­tung. Wir pla­nen vor­her eine Route.“

Ver­schie­dene Me­tho­den mit­ein­an­der kom­bi­nie­ren

Die Abkür­zung ALPEN steht für

• Auf­ga­ben auf­schrei­ben. In die To-do-Liste gehört alles, was am nächs­ten Tag zu tun ist – inklu­sive Mit­tag­essen und dem, was am abge­lau­fe­nen Tag nicht erle­digt wurde.

• Länge schät­zen. Für jede Auf­gabe ist fest­zu­hal­ten, wie lange sie erfah­rungs­ge­mäß dau­ert. So ent­steht ein rea­lis­ti­scher Plan, in dem die Stunde nicht 120 Minu­ten hat.

• Puf­fer­zeit ein­pla­nen. Laut Sei­wert sollte die Hälfte der ver­füg­ba­ren Zeit fest ver­plant wer­den. Der Rest wird für Unvor­her­ge­se­he­nes und soziale Akti­vi­tä­ten gebraucht.

• Ent­schei­dun­gen tref­fen. Zur Pla­nung gehört Prio­ri­sie­rung: Was muss mor­gen sein, was lässt sich auf nächste Woche ver­schie­ben. Hier hel­fen Pareto oder ABC-Ana­lyse.

• Nach­kon­trolle. Ver­schie­ben heißt nicht auf die lange Bank schie­ben. Darum ist zu kon­trol­lie­ren, ob vom Vor­tag über­tra­gene Auf­ga­ben noch aktu­ell sind oder gestri­chen wer­den kön­nen. Falls nicht, gilt es, die Prio­ri­tä­ten zu über­prü­fen.

Wich­tig­keit und Dring­lich­keit nach dem Ei­­sen­hower-Prin­zip

Als Klas­si­ker des Zeit­ma­nage­ments gilt das Eisen­hower-Prin­zip, benannt nach dem US-Prä­si­den­ten. Es han­delt sich um eine Vier-Fel­der-Matrix mit den Dimen­sio­nen „Wich­tig­keit“ und „Dring­lich­keit“. Eine Auf­gabe gilt dann als wich­tig, wenn sie der Ziel­er­rei­chung dient. Und sie ist dann dring­lich, wenn sie an einem bestimm­ten Ter­min in der nahen Zukunft erle­digt sein muss. Dar­aus erge­ben sich vier Kate­go­rien:

• Wich­tig und dring­lich: Was zur Errei­chung von Zie­len von höchs­tem Wert ist, wird sofort selbst erle­digt. Nur wer sich selbst um diese Auf­ga­ben küm­mert, ist sicher, dass sie wirk­lich erle­digt wur­den.

• Wich­tig, aber nicht dring­lich: Auch darum küm­mert sich der Chef selbst. Es reicht aber, einen genauen Zeit­punkt für die Erle­di­gung die­ser Auf­ga­ben zu set­zen.

• Dring­lich, aber nicht wich­tig: Diese Auf­ga­ben sol­len zeit­nah erle­digt wer­den, kön­nen aber an Mit­ar­bei­ter dele­giert wer­den.

• Weder wich­tig noch dring­lich: Was weder der Ziel­er­rei­chung dient noch in einem bestimm­ten Zeit­raum erle­digt sein muss, bleibt bei Über­las­tung ein­fach lie­gen.

Zeit im Team pla­nen mit der Kan­ban-Tafel

Die Kan­ban-Tafel stammt ursprüng­lich aus der Auto­in­dus­trie: Toyota hat damit die Lager­be­stände redu­ziert und den Pro­duk­ti­ons­ab­lauf opti­miert. Mit der Methode las­sen sich aber gene­rell zahl­rei­che, oft par­al­lel ablau­fende Arbeits­schritte über­wa­chen bezie­hungs­weise Fort­schritte doku­men­tie­ren. Die Kan­ban-Tafel zeigt sehr über­sicht­lich, in wel­chem Sta­dium sich ein Pro­zess gerade befin­det. In der Fer­ti­gung ist der Vor­teil, dass sich mög­li­che Eng­pässe früh­zei­tig erken­nen und behe­ben las­sen. Aber auch das Zeit­ma­nage­ment pro­fi­tiert von die­ser Art der Visua­li­sie­rung. Dafür wird die Kan­ban-Tafel in die drei Spal­ten „Zu erle­di­gen“, „In Arbeit“ und „Erle­digt“ unter­teilt. In der jewei­li­gen Spalte kle­ben Haft­no­ti­zen mit Auf­ga­ben. Wer das Sys­tem ver­fei­nern will, kann den Auf­ga­ben ver­schie­dene Far­ben geben, die die jewei­lige Dring­lich­keit sym­bo­li­sie­ren. So ist etwa auf einen Blick zu erken­nen, ob wich­tige Dinge noch uner­le­digt sind, wäh­rend bereits an weni­ger wich­ti­gen gear­bei­tet wird. Die Kan­ban-Tafel erleich­tert vor allem das Prio­ri­tä­ten- und Zeit­ma­nage­ment in Teams.

ZeitdruckPer­sön­li­ches Arbei­ten op­ti­mie­ren mit der Po­­mo­do­ro-Tech­nik

Neben die­sen über­grei­fen­den Her­an­ge­hens­wei­sen ans umfas­sende Zeit­ma­nage­ment gibt es auch zahl­rei­che Metho­den, wie sich ein­zelne Auf­ga­ben effi­zi­en­ter erle­di­gen las­sen. Dazu zählt etwa die soge­nannte Pomo­doro-Tech­nik. Hier­bei wird der Auf­wand zur Bear­bei­tung von Auf­ga­ben mit ganz ein­fa­chen tech­ni­schen Hilfs­mit­teln erfasst und doku­men­tiert, was wie­derum die wei­tere Pla­nung und durch häu­fi­gere Pau­sen zugleich die geis­tige Beweg­lich­keit ver­bes­sern soll. Die Auf­gabe wird in Arbeits­schritte von jeweils 25 Minu­ten unter­teilt – wenn der Wecker klin­gelt, folgt zwin­gend eine fünf­mi­nü­tige Pause. Nach vier Abschnit­ten folgt eine län­gere Pause von 20 Minu­ten. In der Pla­nungs­phase wird eine prio­ri­sierte Auf­ga­ben­liste für den Tag erstellt. Ist eine Auf­gabe erle­digt, fliegt sie von der Liste, was ein Erfolgs­ge­fühl gibt. Die zur Dauer der Bear­bei­tung erfass­ten Daten hel­fen, künf­tig den Zeit­auf­wand bes­ser zu pla­nen. Wich­tig ist, keine Ablen­kung zuzu­las­sen, son­dern etwa Anru­fer auf die Mail­box zu len­ken und erst spä­ter zurück­zu­ru­fen – das erhöht die Qua­li­tät der Arbeit und der erfass­ten Daten.

Tech­ni­sche Hilfs­mit­tel für Zeit­ma­na­gement

• Klas­si­sche Zeit­pla­nung auf Papier; diverse Anbie­ter ver­trei­ben immer noch Arbeits­hil­fen und Check­lis­ten, mit denen sich der Tag orga­ni­sie­ren lässt.

• All­ge­mein für diese Auf­gabe ent­wi­ckelte Soft­ware, die oft aus den Vor­la­gen der papier­ba­sier­ten Lösun­gen ent­stan­den ist und sie um wei­tere Funk­tio­nen ergänzt.

• Lösun­gen, die auf ein­zel­nen Ansät­zen zum Zeit­ma­nage­ment basie­ren und deren Her­an­ge­hens­weise etwa in Form von Kalen­der und To-do-Lis­ten abbil­den.

• Umfas­sende Lösun­gen, bei denen ver­schie­dene Metho­den oder Tech­ni­ken zum Zeit­ma­nage­ment inte­griert sind und sich neben Pareto auch Mind­map­ping fin­det.

• Cloud-Lösun­gen, die selbst nur Ter­mine ver­wal­ten, aber mit aus­ge­feil­te­ren Soft­ware­pa­ke­ten gekop­pelt wer­den kön­nen und so stets nutz­bar sind.

Gene­rell wer­den viele Ideen zum bes­se­ren Zeit­ma­nage­ment wie etwa Pomo­doro in Apps ver­packt. Ob man damit zurecht­kommt und die Funk­tio­nen wirk­lich hel­fen, muss aber jeder selbst aus­pro­bie­ren – nicht zuletzt mit Blick auf die tech­ni­sche Umge­bung und die Frage, ob wei­tere Nut­zer ein­ge­bun­den wer­den sol­len.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www​.tria​log​-unter​neh​mer​blog​.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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