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So ist die per­fekte und gerechte Urlaubs­pla­nung ein Kin­der­spiel

Betriebs­fe­rien, Brü­cken­tage, Rest­ur­laub, Rück­stel­lun­gen – Unter­neh­mer müs­sen beim Thema Urlaub viele steu­er­li­che und arbeits­recht­li­che Aspekte beach­ten. Mit die­ser Check­liste kom­men Sie bes­ser klar.

Text: Frank Wiercks


Jetzt ste­hen sie vie­ler­orts wie­der Schlange vor dem Chef­büro – jene Mit­ar­bei­ter, die noch Rest­ur­laub aus dem Jahr 2017 haben und ihn schnell bis zum mythen­um­wo­be­nen 31. März neh­men wol­len. Denn Urlaubs­an­sprü­che aus dem Vor­jahr, weiß der Flur­funk, dür­fen bis Ende des ers­ten Quar­tals gel­tend gemacht wer­den. Wer Mythen und Flur­funk glaubt, könnte in man­chen Fir­men aber ent­täuscht wer­den: Mit weni­gen Aus­nah­men ist der Urlaub in dem Kalen­der­jahr zu neh­men, in dem der Anspruch ent­steht. Im Bun­des­ur­laubs­ge­setz fin­det der 31. März nur wie folgt Erwäh­nung. „Eine Über­tra­gung des Urlaubs auf das nächste Kalen­der­jahr ist nur statt­haft, wenn drin­gende betrieb­li­che oder in der Per­son des Arbeit­neh­mers lie­gende Gründe dies recht­fer­ti­gen“, heißt es dort. „Im Fall der Über­tra­gung muss der Urlaub in den ers­ten drei Mona­ten des fol­gen­den Kalen­der­jahrs gewährt und genom­men wer­den.“

Streit um den Ver­fall von Urlaubs­ta­gen kennt kei­nen Sie­ger

Das ist eine Ein­zel­fall­re­ge­lung. Wirk­lich gute Kar­ten hat beim Über­tra­gen von Urlaub ins Fol­ge­jahr, wer in einem Betrieb arbei­tet, für den ent­spre­chende Rege­lun­gen in Form eines Tarif­ver­trags oder einer Betriebs­ver­ein­ba­rung bestehen – oder falls sein Arbeits­ver­trag eine ent­spre­chende Klau­sel ent­hält. Aber ein mög­li­cher Streit um Urlaub kennt sowieso kei­nen Sie­ger. Was hätte ein Unter­neh­mer schon davon, sei­nen Mit­ar­bei­tern mit Ver­weis auf das gesetz­li­che Ver­falls­da­tum ein paar freie Tage vor­zu­ent­hal­ten, wenn dafür die Stim­mung im Team unter den Gefrier­punkt sinkt? Viel sinn­vol­ler ist aus betrieb­li­cher Sicht, die Urlaubs­an­sprü­che der Beschäf­tig­ten bereits zum Jah­res­an­fang bei der Auf­trags-, Kapa­zi­täts- und Per­so­nal­pla­nung zu berück­sich­ti­gen – ein Vor­ge­hen, das vie­len Fir­men­chefs zumin­dest in klei­nen Unter­neh­men noch immer fremd zu sein scheint, wenn man den Berich­ten im Freun­des- und Bekann­ten­kreis glau­ben darf. Am bes­ten ist es, das Thema Urlaub klar struk­tu­riert anzu­ge­hen:

  • Legen Sie am Jah­res­an­fang fest, ob es Betriebs­fe­rien gibt.
  • Bit­ten Sie die Mit­ar­bei­ter um eine genaue Urlaubs­pla­nung.
  • Erstel­len Sie einen fai­ren Urlaubs­plan inklu­sive Brü­cken­tage.
  • For­mu­lie­ren Sie klare Regeln für den Umgang mit Rest­ur­laub.
  • Bespre­chen Sie mög­li­che Son­der­fälle mit dem Anwalt.
  • Prü­fen Sie finanzielle/steuerliche Aus­wir­kun­gen des Urlaubs­plans.

Urlaub ist zur Erho­lung gedacht und keine Manö­vrier­masse

Bevor er diese Check­liste abar­bei­tet, würde sich für man­chen Fir­men­chef jedoch ein gene­rel­les Infor­ma­ti­ons­ge­spräch mit einem Anwalt anbie­ten, in dem er sich über die all­ge­mei­nen Grund­sätze des Urlaubs­rechts auf­klä­ren lässt. Unab­hän­gig vom 31. März ist es etwa grund­sätz­lich weder vor­ge­se­hen, dass Urlaubs­an­sprü­che über meh­rere Jahre hin­weg auf­ge­spart wer­den, noch, dass solch hohe Ansprü­che irgend­wann mit Geld abge­gol­ten wer­den. Selbst wenn der Mit­ar­bei­ter das gut fin­det, ver­stößt es gegen den Geist der Urlaubs­idee. Wie heißt es im Blog „kar­rie­re­bi­bel“ so schön: „Der Begriff Erho­lungs­ur­laub ist durch­aus ernst zu neh­men und wört­lich zu ver­ste­hen. Der Urlaubs­an­spruch dient der Rege­ne­ra­tion von Stress und Anstren­gung.“ Ich hatte mal einen Kol­le­gen, der sich für uner­setz­lich hielt und über die Jahre hin­weg rund 100 Tage Rest­ur­laub ansam­melte, obwohl er pha­sen­weise unter einer hef­ti­gen Arbeits­be­las­tung und kräf­ti­gem Stress litt. Ein guter Chef lässt so was nicht zu, son­dern gibt sei­nen Leu­ten die Chance zur Erho­lung. Und das erfor­dert eine gute Pla­nung, idea­ler­weise eine Betriebs­ver­ein­ba­rung zum Thema Urlaub.

Legen Sie am Jah­res­an­fang fest, ob es Betriebs­fe­rien gibt

Das Geschäft vie­ler Unter­neh­men ist durch sai­so­nale Höhen und Tie­fen bestimmt. Offen­kun­dig gilt das für die Gas­tro­no­mie in Ski­ge­bie­ten und Küs­ten­re­gio­nen – die einen machen den meis­ten Umsatz im Win­ter, die ande­ren im Som­mer. Aber auch in zahl­rei­chen ande­ren Bran­chen las­sen sich Zei­ten mit Auf­trags­spit­zen ebenso gut abse­hen wie Pha­sen, in denen es eher ruhig sein dürfte. Spä­tes­tens Anfang Dezem­ber sollte der Fir­men­chef mit Blick auf Mes­se­ter­mine, Ferien, Fei­er­tage oder unter­neh­mens- und bran­chen­spe­zi­fi­sche Ereig­nisse des kom­men­den Jah­res prü­fen, wann das Unter­neh­men even­tu­ell ganz geschlos­sen blei­ben könnte. Das senkt nicht nur die Betriebs­kos­ten, son­dern gibt auch Zeit­räume vor, in denen die Mit­ar­bei­ter einen Teil ihres Urlaubs neh­men müs­sen – umge­kehrt kön­nen dann per Saldo weni­ger Urlaubs­an­sprü­che gel­tend gemacht wer­den, wenn der Laden brummt. Bei sol­chen Betriebs­fe­rien müs­sen aber klare Regeln ein­ge­hal­ten wer­den.

Recht­zei­tig ankün­di­gen: Gene­rell sind laut Bun­des­ar­beits­ge­setz beim Urlaubs­plan die Wün­sche der Arbeit­neh­mer zu berück­sich­ti­gen, soweit nicht „drin­gende betrieb­li­che Belange“ dem ent­ge­gen­wir­ken. Eine spon­tane Ankün­di­gung von Betriebs­fe­rien reicht daher nicht. Sie soll­ten vor oder zu Beginn des Kalen­der­jah­res mit­ge­teilt wer­den – am bes­ten, bevor die Mit­ar­bei­ter ihre Urlaubs­wün­sche für die nächs­ten zwölf Monate ein­rei­chen, damit jeder den Betriebs­ur­laub in der Pla­nung berück­sich­ti­gen kann.

Betriebs­rat ein­bin­den: In Unter­neh­men mit einem Betriebs­rat muss die­ser dem Betriebs­ur­laub zwin­gend zustim­men. In die­sem Fall sollte der Fir­men­chef also beson­ders gute Argu­mente dafür haben, den Laden vor­über­ge­hend ganz zu schlie­ßen. Auf­trags­man­gel oder Betriebs­ab­lauf­stö­run­gen rei­chen hier nicht. Trif­tige Gründe wären zum Bei­spiel wäh­rend einer bestimm­ten Zeit aus­blei­bende Kun­den, der Urlaub eines Schlüs­sel­zu­lie­fe­rers oder die Abwe­sen­heit des Arz­tes, ohne den die Pra­xis nicht betrie­ben wer­den kann.

Gesamt­dauer begren­zen: Auch wenn der Chef gute Argu­mente für die von ihm ver­ord­ne­ten Betriebs­fe­rien hat – ihre maxi­male Dauer ist dadurch gesetz­lich begrenzt, dass jedem Mit­ar­bei­ter das Recht zusteht, über min­des­tens zwei Fünf­tel sei­nes Jah­res­ur­laubs frei ver­fü­gen zu kön­nen. Erhält also einer der Beschäf­tig­ten den Min­dest­ur­laub von nur 20 Tagen im Jahr bei einer Fünf-Tage-Woche, errech­nen sich dadurch höchs­tens zwölf Tage Betriebs­fe­rien für das gesamte Unter­neh­men – oder die­ser Mit­ar­bei­ter wird für zusätz­li­che Tage bezahlt frei­ge­stellt.

Zusa­gen ein­hal­ten: Betriebs­fe­rien soll­ten früh­zei­tig ver­kün­det wer­den, damit es keine Kol­li­sio­nen mit bereits geneh­mig­ten Urlaubs­an­trä­gen gibt. Hat der Chef jeman­dem Ferien zuge­sagt, kommt er aus die­ser Ver­pflich­tung nicht mehr raus. Wer etwa vier Wochen Urlaub im August geneh­migt bekam und wäh­rend spä­ter anbe­raum­ter Betriebs­fe­rien im Okto­ber eine wei­tere Woche zu Hause blei­ben soll, obwohl er nicht mehr so viel Urlaubs­an­spruch hat, muss in die­ser Zeit bezahlt frei­ge­stellt wer­den.

Kun­den infor­mie­ren: Wird der Betrieb vor­über­ge­hend geschlos­sen, soll­ten natür­lich auch Kun­den und Geschäfts­part­ner recht­zei­tig davon in Kennt­nis gesetzt wer­den. Andern­falls droht das Risiko, dass die Part­ner völ­lig über­rascht und zurecht ver­är­gert sind oder sogar Auf­träge ver­lo­ren gehen.

Bit­ten Sie die Mit­ar­bei­ter um eine genaue Urlaubs­pla­nung

In vie­len Unter­neh­men läuft die Sache mit dem Urlaub eher neben­bei. Man­che beson­ders pfif­fi­gen Mit­ar­bei­ter nut­zen die Weih­nachts­fe­rien, um sich mit Blick auf die Feier- und Brü­cken­tage des nächs­ten Jah­res eine opti­male Frei-Stra­te­gie zurecht­zu­le­gen, und ste­hen bereits Anfang Januar mit einem Sta­pel an Urlaubs­an­trä­gen im Chef­büro. Ihre Devise lau­tet: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. In die Röhre gucken dann alle ande­ren, die nicht so schnell waren. Des­halb soll­ten Unter­neh­mer die Urlaubs­ge­su­che nicht ein­fach neben­bei abzeich­nen, wenn sie nach und nach auf ihrem Tisch lan­den, son­dern für die Antrag­stel­lung ein gewis­ses Zeit­fens­ter zum Jah­res­an­fang vor­ge­ben und in die­sem Zusam­men­hang auch bestimmte Eck­punkte vor­ge­ben. So kann zumin­dest das Gros des Urlaubs struk­tu­riert geneh­migt wer­den.

Betrieb­li­che Erfor­der­nisse: Kom­mu­ni­zie­ren Sie offen, wann kein Urlaub genom­men wer­den darf, etwa wegen eines Groß­auf­trags oder – im Han­del oder Gas­tro­no­mie – Weih­nachts­ge­schäft oder Feier-Sai­son. Sol­che Zeit­räume kann der Arbeit­ge­ber beim Urlaub gene­rell oder für ein­zelne wich­tige Mit­ar­bei­ter sper­ren. Ver­kün­den Sie recht­zei­tig einen geplan­ten Betriebs­ur­laub, des­sen maxi­ma­ler Umfang sich durch die bereits genann­ten Kri­te­rien ergibt.

Indi­vi­du­elle Wün­sche: Grund­sätz­lich soll­ten Unter­neh­mer ihren Mit­ar­bei­tern mög­lichst weit ent­ge­gen­kom­men, oft sind aber Kom­pro­misse erfor­der­lich. So sollte zwar Urlaub auf Wunsch des Arbeit­neh­mers zusam­men­hän­gend gewährt wer­den, manch­mal spre­chen aber in der betrieb­li­chen Pra­xis oder in der Per­son des Arbeit­neh­mers lie­gende Gründe dage­gen. Dann müs­sen für den vom Gesetz­ge­ber aner­kann­ten Erho­lungs­ef­fekt min­des­tens zwölf aufei­nander fol­gende Werk­tage gewährt wer­den.

Betrieb­li­che Ver­ein­ba­run­gen: Prü­fen Sie, ob zum Urlaub eine Betriebs­ver­ein­ba­rung sinn­voll wäre. Man­che Unter­neh­men geben etwa vor, dass Urlaub nur für zwei oder drei Zeit­räume pro Jahr bean­tragt wer­den kann und es eine Min­dest­dauer gibt. Dies erleich­tert einer­seits dem Arbeit­ge­ber die Pla­nung grö­ße­rer Abwe­sen­hei­ten und nötigt ande­rer­seits den Mit­ar­bei­ter, wirk­lich mal für einige zusam­men­hän­gende Tage aus­zu­span­nen – statt sich mit zehn Kurz­trips übers ver­län­gerte Wochen­ende nach New York, Dubai oder Sin­ga­pur mas­si­ven Frei­zeit­stress zu machen, der eher keine Erho­lung bringt.

Stan­dar­di­sierte For­mu­lare: Set­zen Sie zusam­men mit dem Anwalt ein Stan­dard­for­mu­lar auf, auf dem der Urlaub bean­tragt, quit­tiert und frei­ge­ge­ben sowie der rest­li­che Urlaub ange­ge­ben wird. In tech­nisch gut aus­ge­stat­te­ten Betrie­ben bezie­hungs­weise für Büro­ar­beits­plätze kann dies über eine Soft­ware abge­wi­ckelt wer­den, aber zahl­rei­che Beschäf­tigte etwa in Pro­duk­tion oder Außen­ein­satz brau­chen sol­che Abläufe auf Papier, um ihre Ansprü­che gel­tend zu machen sowie den Über­blick zu behal­ten.

Erstel­len Sie einen fai­ren Urlaubs­plan inklu­sive Brü­cken­tage

Dass alle Beschäf­tig­ten voll­stän­dig mit dem Urlaubs­plan zufrie­den sind, gibt es wohl kaum. Die Kunst der Mit­ar­bei­ter­füh­rung liegt darin, mög­lichst viele Wün­sche zu erfül­len, über­große Här­ten zu ver­mei­den und fair zu sein. Wer das Gros der Urlaubs­tage zum Jah­res­be­ginn kon­zen­triert mit Blick auf die Inter­es­sen der Beschäf­tig­ten ebenso wie des Unter­neh­mens fest­legt, fin­det meist einen guten Kom­pro­miss: Nie­mand bekommt jeden Wunsch erfüllt, aber alle zumin­dest einige ihrer Wün­sche – und bei schwie­ri­gen Ent­schei­dun­gen hat der Chef gute Argu­mente für sein Han­deln. Das erfor­dert ein trans­pa­ren­tes Sys­tem der Urlaubs­pla­nung.

Soziale Kri­te­rien: Man­che Arbeit­neh­mer sind bei der Wahl des Urlaubs­zeit­raums ein­ge­schränkt, weil sie sich an die Ter­mine der Schul­fe­rien hal­ten oder mit einem berufs­tä­ti­gen Part­ner abstim­men müs­sen. Diese objek­ti­ven Gründe für Urlaub zu bestimm­ten Daten gilt es bei der Geneh­mi­gung genauso zu berück­sich­ti­gen wie gesund­heit­li­che Gründe, die Pflege von Fami­li­en­mit­glie­dern oder bestimmte Zeit­fens­ter für Hei­mat­ur­laube von Migran­ten.

Ver­lo­ckende Brü­cken­tage: Durch eine geschickte Pla­nung ver­ste­hen es man­che Mit­ar­bei­ter, wenige Urlaubs­tage so um Fei­er­tage und Wochen­en­den zu ergän­zen, dass ein lan­ger freier Zeit­raum dar­aus wird. Unter­neh­mer soll­ten bei der Geneh­mi­gung dar­auf ach­ten, dass viele Mit­ar­bei­ter von die­ser Mög­lich­keit pro­fi­tie­ren und sich nicht immer die schnells­ten Antrag­stel­ler die Rosi­nen picken kön­nen.

Rol­lie­rende Pla­nung: Gut ist es, nicht nur das lau­fende Urlaubs­jahr im Blick zu haben, son­dern bei der Pla­nung auch zu prü­fen, wer in frü­he­ren Jah­ren von bestimm­ten attrak­ti­ven Kon­stel­la­tio­nen pro­fi­tiert hat oder zu beson­ders belieb­ten Zei­ten im Urlaub war. Das kön­nen Brü­cken­tage sein, aber auch die bei Hotel- und Flug­bu­chung sehr preis­güns­tige Zwi­schen­sai­son. Hier sollte der Fir­men­chef dar­auf ach­ten, dass jeder mal die damit ver­bun­de­nen Vor­teile genie­ßen kann und nicht immer die­sel­ben.

Leis­tungs­fä­hige Soft­ware: Allein mit Wand­ka­len­der, Lineal und Blei­stift dürfte sich eine gute Urlaubs­pla­nung bei mehr als einer Hand­voll Mit­ar­bei­ter kaum bewäl­ti­gen las­sen – zumal, wenn frü­here Urlaube berück­sich­tigt und Über­sich­ten über genom­mene bezie­hungs­weise noch offene Urlaubs­tage tages­ak­tu­ell ver­füg­bar sein sol­len. Daher emp­fiehlt sich die Urlaubs­pla­nung mit­hilfe einer Soft­ware. Viele kauf­män­ni­sche Lösun­gen ent­hal­ten dafür kom­for­ta­bel zu bedie­nende Tools. Sinn­voll ist, in die­sem Zusam­men­hang nicht nur die Urlaubs­tage zu erfas­sen und zu betrach­ten, son­dern auch den lau­fend aus Über­stun­den ent­ste­hen­den Anspruch auf freie Aus­gleichs­tage.

For­mu­lie­ren Sie klare Regeln zum Umgang mit Rest­ur­laub

Selbst wenn es sonst bei der Urlaubs­pla­nung keine Pro­bleme gibt und der Fir­men­chef aus Angst vor einem Büro­kra­tie­mons­ter keine umfas­sen­den Rege­lun­gen vor­ge­ben will – zumin­dest der Umgang mit Rest­ur­laub aus dem Vor­jahr sollte ein­deu­tig geklärt und jeder ein­zelne Mit­ar­bei­ter dar­über auf­ge­klärt sein. Auch der Mythen­bil­dung kann so wir­kungs­voll begeg­net wer­den.

Der Jah­res­ur­laub ist im lau­fen­den Jahr zu neh­men: Wei­sen Sie Ihre Mit­ar­bei­ter recht­zei­tig dar­auf hin, dass nicht genom­mene Urlaubs­tage am Jah­res­ende ver­fal­len. Der Hin­weis sollte so früh erfol­gen, dass offene Urlaubs­tage tat­säch­lich ohne Pro­bleme für die Betriebs­ab­läufe genom­men wer­den kön­nen, also spä­tes­tens im Sep­tem­ber.

Rest­ur­laub wird schrift­lich ins Fol­ge­jahr über­tra­gen: Natür­lich kann Rest­ur­laub ent­ste­hen, weil etwa ein über­ra­schen­der Groß­auf­trag her­ein­kommt. Aber dann soll­ten Sie ers­tens alles dafür tun, dass dies die Aus­nahme bleibt. Und zwei­tens in die­sen Fäl­len durch eine schrift­li­che Geneh­mi­gung signa­li­sie­ren, dass es nur eine Aus­nahme ist.

Übrige Tage müs­sen bis 31. März genom­men wer­den: Um ein ste­tes Anwach­sen des geneh­mig­ten Rest­ur­laubs zu ver­mei­den, sollte des­sen Abbau zum Ende des ers­ten Quar­tals ver­pflich­tend sein. Beide Sei­ten wis­sen dann, dass die freien Tage genom­men wer­den müs­sen. Das bedeu­tet auch, dass der Unter­neh­mer dies ermög­li­chen muss.

Bei län­ge­rer Krank­heit gel­ten Son­der­re­ge­lun­gen: Keine Regel ohne Aus­nahme – wer schwer krank ist, kann sei­nen Urlaub natür­lich nicht neh­men. In die­sem Fall bleibt der Urlaubs­an­spruch bestehen, ebenso wie bei Eltern­zeit. Das Bun­des­ar­beits­ge­richt hat ent­schie­den, dass Urlaub nach lan­ger Krank­heit erst am 31. März des über­nächs­ten Jah­res ver­fällt.

Rest­ur­laub wird nur bei Kün­di­gun­gen aus­ge­zahlt: Machen Sie Ihren Mit­ar­bei­tern klar, dass Urlaub der Erho­lung die­nen soll und des­halb genom­men wer­den muss. Er ist keine Manö­vrier­masse, die sich irgend­wann gegen Geld ein­tau­schen lässt. Eine Aus­nahme gilt nur, falls jemand den Betrieb ver­lässt und keine Chance besteht, dass er den ihm zuste­hen­den Urlaub noch neh­men kann. In die­sem Fall muss der faire finan­zi­elle Aus­gleich indi­vi­du­ell mit Anwalt oder Steu­er­be­ra­ter berech­net wer­den.

Bespre­chen Sie mög­li­che Son­der­fälle mit dem Anwalt

Bestand des Urlaubs­an­spruchs bei Eltern­zeit oder län­ge­rer Krank­heit, Aus­zah­lung nicht genom­me­ner Urlaubs­tage nach der Kün­di­gung, Anspruch auf Son­der­be­hand­lung wegen reli­giö­ser Gründe – beim Thema Urlaub gibt es viele Aspekte, die lie­ber ein ech­ter Experte beur­teilt. Unter­neh­mer soll­ten sich sofort mit ihrem Anwalt aus­tau­schen, wenn unge­wöhn­li­che Fra­gen auf­tau­chen. Es ist bes­ser, früh­zei­tig den Rat eines Spe­zia­lis­ten ein­zu­ho­len, als eine mög­li­cher­weise teure Fehl­ent­schei­dung zu tref­fen.

Finan­zi­elle und steu­er­li­che Aus­wir­kun­gen von Urlaub prü­fen

Das Thema Rest­ur­laub wirkt sich auch auf die Buch­füh­rung aus. Wer­den Ansprü­che auf Urlaubs­tage ins Fol­ge­jahr mit­ge­nom­men, ent­ste­hen dem Unter­neh­men dadurch mög­li­che Zah­lungs­ver­pflich­tun­gen. Sollte der Beschäf­tigte bei­spiels­weise ster­ben, ohne den Urlaub genom­men zu haben, könnte sei­nen Hin­ter­blie­be­nen ein finan­zi­el­ler Aus­gleich dafür zuste­hen. Auch bei finan­zi­el­len Zah­lun­gen wegen über­ra­schen­der Kün­di­gung wären sol­che Rest­tage zu berück­sich­ti­gen. Ent­spre­chend müs­sen des­halb Urlaubs­rück­stel­lun­gen gebil­det wer­den. Dies soll­ten Arbeit­ge­ber mit ihrem Steu­er­be­ra­ter bespre­chen. Sinn­voll wäre, eine kauf­män­ni­sche Soft­ware zu nut­zen, die die­sen Punkt auto­ma­tisch berück­sich­tigt und etwa nach Tages­sät­zen für ein­zelne Beschäf­tigte oder vor­ge­ge­bene Grup­pen kal­ku­lierte Urlaubs­rück­stel­lun­gen berück­sich­tigt.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www​.tria​log​-unter​neh​mer​blog​.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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