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Betriebs­prü­fung – eine Check­liste bringt Sicher­heit und ver­mei­det Feh­ler

Betriebs­prü­fun­gen machen Unter­neh­mer und Mit­ar­bei­ter meis­tens ner­vös. Daher soll­ten für den Fall der Fälle vor­her Ver­hal­tens­re­geln mit dem Steu­er­be­ra­ter bespro­chen wer­den, damit alles glatt­geht.

Text: Midia Nuri


Prüfungs­angst ist nicht irra­tio­nal. Zumin­dest nicht, wenn es um Betriebs­prü­fun­gen geht, davon konn­ten Sie ja hier schon mehr­fach lesen. Jahr für Jahr steigt die Zahl der Betriebs­prü­fun­gen sowie die Summe der damit erziel­ten Ein­nah­men. Aller­dings kön­nen Unter­neh­mer beein­flus­sen, ob sie ins Visier der Betriebs­prü­fer gera­ten. Unauf­fäl­lig­keit ist im Umgang mit dem Finanz­amt Trumpf. Den Fak­tor „Feh­ler in der Steu­er­erklä­rung“ mini­mie­ren Unter­neh­mer schon mal, wenn die Erklä­rung vom Steu­er­be­ra­ter gemacht wird. Er redu­ziert auch das Risiko im Kon­takt mit einem Sach­be­ar­bei­ter. Wer selbst mit dem Amt kom­mu­ni­ziert, sollte natür­lich freund­lich und gedul­dig sein sowie Anfra­gen rasch, kor­rekt und voll­stän­dig beant­wor­ten. Wer hier patzt, steigt im inter­nen Betriebs­prü­fungs­ran­king des Finanz­amts auf – ein Risiko.

Recht­zei­tig Kon­takt zum Finanz­amt suchen

Grund­sätz­lich ist es kein Pro­blem, mal einen Ter­min nach hin­ten zu schie­ben. Der Unter­neh­mer sollte das nur früh­zei­tig anmel­den, falls nicht sein Steu­er­be­ra­ter eh alles Wich­tige regelt. Auch wer eine andere Rechts­auf­fas­sung gel­tend macht, fällt nicht per se auf, genau hier­für steht ja das Rechts­be­helfs- und Kla­ge­ver­fah­ren zur Ver­fü­gung. Hier gilt eben­falls: Mög­li­che Feh­ler ver­mei­det die Rück­spra­che mit dem Steu­er­be­ra­ter. Recht­li­che Schritte sind kein Fak­tor für eine Betriebs­prü­fung – glaubt man den Exper­ten, ist sogar das Gegen­teil der Fall: Schließt sich die Rechts­be­helfs­stelle oder das Finanz­ge­richt der Auf­fas­sung des Steu­er­zah­lers an, soll das Risiko einer Prü­fung etwas sin­ken.

Erläu­te­run­gen hel­fen und sen­ken das Risiko

Im Ver­gleich zu Groß­un­ter­neh­men sind klei­nere Betriebe nicht regel­mä­ßig im Visier des Fis­kus. Grund­sätz­lich erfolgt die Aus­wahl der Prü­fungs­kan­di­da­ten zufalls­ge­steu­ert, aber bestimmte Fak­to­ren stei­gern das Risiko – vor allem Auf­fäl­lig­kei­ten bei der Ver­an­la­gung, also etwa Abwei­chung von inter­nen Richt­wer­ten, Unglaub­wür­dig­keit von Bilanz­wer­ten, stän­dige Ver­luste oder Umstruk­tu­rie­run­gen. Wer sich also unauf­fäl­lig ver­hält und keine wich­ti­gen Fra­gen offen­lässt, redu­ziert das Risiko. Sollte die Bilanz etwa stark von den Vor­jah­ren abwei­chen, kann mit dem Steu­er­be­ra­ter über­legt wer­den, ob es emp­feh­lens­wert wäre, dem Finanz­amt gleich eine Erläu­te­rung anzu­bie­ten – dass bei­spiels­weise eine Bau­stelle vor dem Geschäft den Kun­den vor­über­ge­hend den Zugang erschwerte und dadurch der Umsatz zurück­ging. Das kommt ja lei­der vor. Ent­hält eine Bilanz oder Steu­er­erklä­rung diese Erläu­te­rung, ist die Frage nach den gerin­ge­ren Ein­nah­men geklärt. Unter­neh­mer soll­ten den Steu­er­be­ra­ter auch fra­gen, ob ein Kon­ten­nach­weis für das Finanz­amt sinn­voll ist. Der erspart Nach­fra­gen und ermög­licht Jah­res­ver­glei­che – ohne dass der Fis­kus dafür gleich den Betriebs­prü­fer los­schi­cken müsste. Das will ja kei­ner.

Kon­kre­tes Anzei­chen für eine mög­li­che Betriebs­prü­fung ist der Hin­weis im Steu­er­be­scheid „Nach § 164 AO vor­läu­fig“. Aber grund­sätz­lich sollte jeder Fir­men­chef heut­zu­tage stets auf eine Prü­fung gefasst sein. Buch­füh­rung und Kasse müs­sen des­halb immer top und zur Prü­fung bereit sein. Sinn­voll ist auch, mit Blick auf ange­kün­digte und vor allem auf nicht ange­kün­digte Betriebs­prü­fun­gen mit aus­ge­wähl­ten Mit­ar­bei­tern das rich­tige Ver­hal­ten durch­zu­ge­hen. Ver­ein­facht: vor­sich­tig sein, zuvor­kom­mend blei­ben, gewünschte Infor­ma­tio­nen rasch lie­fern – und den Prü­fer nicht allein las­sen. Die „Deut­sche Hand­werks­zei­tung“ betont zu Recht, es sei nicht ziel­füh­rend, den Prü­fer mit Fra­gen unnö­tig zu rei­zen. Ziel muss sein, die Prü­fung ohne grö­ßere Kom­pli­ka­tio­nen zu über­ste­hen.

Check­liste Betriebs­prü­fung

Das soll­ten Unter­neh­mer vor der Prü­fung klä­ren

Auf wel­cher Basis erfolgt die Betriebs­prü­fung?
  • Wel­cher Zeit­raum wird geprüft?
  • Was ist das erste Prü­fungs­jahr?
Wel­che For­ma­lien sind zu beach­ten?
  • Liegt die Betriebs­prü­fungs­an­ord­nung mit Ter­min, prü­fen­dem Finanz­amt, Name und Tele­fon­num­mer des Prü­fers vor?
  • Ist sie inhalt­lich feh­ler­frei, also recht­zei­tig ergan­gen und das zu prü­fende Unter­neh­men zwei­fels­frei erkenn­bar?
  • Gibt es Gründe, den Prü­fer wegen Befan­gen­heit abzu­leh­nen?
  • Sollte der ange­setzte Ter­min ver­scho­ben wer­den, etwa wegen Krank­heit oder aus betrieb­li­chen Grün­den wie etwa Mes­sen?
Wo fin­det die Betriebs­prü­fung statt?
  • Im Finanz­amt oder beim Steu­er­be­ra­ter? Dann müs­sen die Unter­la­gen dort zur Ver­fü­gung ste­hen.
  • Im Unter­neh­men? Dann müs­sen dem Prü­fer ein Raum und die übli­che Büro­aus­stat­tung gestellt wer­den.
  • Wur­den frü­here Jahre bereits geprüft? Dann müs­sen Berichte in Kopie aus dem Archiv bereit­lie­gen.
Ist der elek­tro­ni­sche Daten­zu­griff im Betrieb ange­ord­net?
  • Daten­trä­ger anfor­dern bezie­hungs­weise erstel­len.
  • Abwei­chen­des Pass­wort ver­ge­ben, um Prü­fer den Zugriff zu ermög­li­chen.
  • Bei unmit­tel­ba­rem Daten­zu­griff einen Raum mit PC bereit­stel­len und sicher­stel­len, dass Daten nur gele­sen und nicht ver­än­dert wer­den kön­nen.
  • Bei mit­tel­ba­rem Daten­zu­griff einen Mit­ar­bei­ter in der Pro­gramm­be­die­nung unter­wei­sen und Daten nach Vor­ga­ben des Prü­fers fil­tern und sor­tie­ren.

Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: www​.tria​log​-unter​neh​mer​blog​.de
Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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