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Lohn und Gehalt – jeder Stein muss exakt pas­sen

Selbst in klei­nen Unter­neh­men ist die Abrech­nung inzwi­schen so schwie­rig, dass eine Betriebs­prü­fung oft mit Nach­zah­lun­gen endet. Die Fal­len rei­chen von ver­meint­lich abga­ben­freien Zuschlä­gen über den soge­nann­ten Fik­tiv­lohn bis zur Pfän­dungs­grenze.

Text: Eva-Maria Neu­thin­ger


Für San­dra War­den ist das Thema zwar nicht neu, es gewinnt nach ihrer Beob­ach­tung jedoch aktu­ell merk­lich an Bri­sanz. „Nach einer Prü­fung der Sozi­al­ver­si­che­rung wer­den der­zeit viele Unter­neh­mer auf­ge­for­dert, eine Nach­zah­lung zu leis­ten – sie sol­len Bei­träge auf gar nicht aus­ge­zahlte und dazu noch ver­meint­lich abga­ben­freie Zuschläge abfüh­ren“, berich­tet die Geschäfts­füh­re­rin für Arbeits­recht und Sozia­les in der Ber­li­ner Bun­des­ge­schäfts­stelle des Deut­schen Hotel- und Gast­stät­ten­ver­bands (DEHOGA) aus der Pra­xis. Die betrof­fe­nen Fir­men­chefs müs­sen sich in die­sem Fall mit einer ihnen nor­ma­ler­weise weit­ge­hend unbe­kann­ten Fein­heit bei Steu­ern und Abga­ben beschäf­ti­gen, für die die Fach­leute sogar eine eigene Bezeich­nung haben. Es geht um die soge­nannte Fik­tiv­lohn­falle.

Zuschläge machen oft Pro­bleme

Jeder Unter­neh­mer weiß, dass Zuschläge für Sonn­tags-, Fei­er­tags- oder Nacht­ar­beit vom Zugriff des Fis­kus ver­schont blei­ben. Für den Arbeit­ge­ber und sei­nen Mit­ar­bei­ter sind die Leis­tun­gen zudem bis zu einem Stun­den­lohn von 25 Euro sozi­al­ver­si­che­rungs­frei. Was vie­len Fir­men­chefs jedoch nicht bewusst ist: „Die Abga­ben­frei­heit gilt nur, wenn Zuschläge für Arbeit gezahlt wer­den, die tat­säch­lich und nach­weis­lich zu den vom Steu­er­recht begüns­tig­ten Stun­den geleis­tet wurde“, erklärt War­den. So kön­nen Sozi­al­ab­ga­ben fäl­lig sein, mit denen kei­ner rech­net. Wird ein Arbeit­neh­mer etwa krank oder geht er in Urlaub, ergibt sich übli­cher­weise das Salär für die­sen Zeit­raum nach dem soge­nann­ten Lohn­aus­fall­prin­zip – bei Krank­schrei­bung aus dem durch­schnitt­li­chen Ver­dienst der letz­ten zwölf Monate, bei Urlaub aus dem der ver­gan­ge­nen 13 Wochen, jeweils ein­schließ­lich der gezahl­ten Zuschläge.

Es ist uner­heb­lich, ob der Mit­ar­bei­ter das Plus auf Basis eines Tarif­ver­trags oder sei­nes indi­vi­du­el­len Arbeits­ver­trags erhal­ten hat. Wird nicht tat­säch­lich gear­bei­tet, fal­len Sozi­al­ver­si­che­rungs­bei­träge auf die Zuschläge an – auf­grund der soge­nann­ten betrieb­li­chen Übung sogar bei frei­wil­li­gen Leis­tun­gen und gene­rell auch für Leis­tun­gen, die dem Beschäf­tig­ten in die­sem Zeit­raum gar nicht aus­ge­zahlt wur­den.

Allein der Unter­neh­mer haf­tet

Für Unter­neh­mer kann das teuer wer­den. „Der Fir­men­chef muss im Regel­fall für den gesam­ten Zeit­raum, den der Prü­fer der Sozi­al­ver­si­che­rung unter die Lupe genom­men hat, die Nach­zah­lung allein tra­gen“, betont Thilo Söhn­gen, Vize­prä­si­dent des Steu­er­be­ra­ter­ver­bands West­fa­len-Lippe. Die Mit­ar­bei­ter kann er zumeist nicht mehr in die Pflicht neh­men. Es ist daher emp­feh­lens­wert, die Lohn­zah­lun­gen mit einem Steu­er­be­ra­ter zu bespre­chen, um sol­chen Stol­per­stei­nen aus­zu­wei­chen.

Mar­git Nie­der­maier, die gemein­sam mit ihrem Mann Heri­bert in Hohen­pol­ding bei Lands­hut die Nie­der­maier Haus­tech­nik GmbH führt, sind der­ar­tige Risi­ken sehr wohl bekannt: „Wir haben uns darum schon vor vie­len Jah­ren dazu ent­schlos­sen, unsere Lohn­buch­hal­tung kom­plett an unsere Steu­er­kanz­lei aus­zu­glie­dern, und fah­ren sehr gut damit.“ Die Firma wird lücken­los über alle Jahre geprüft. „Es kam noch nie zu Bean­stan­dun­gen“, sagt die Fir­men­che­fin zufrie­den. Sie nimmt jedes Jahr an Wei­ter­bil­dungs­ver­an­stal­tun­gen bei­spiels­weise von Kran­ken­kas­sen teil, damit sie in puncto Lohn­ab­rech­nung auch selbst auf dem Lau­fen­den bleibt. „Dann stelle ich immer wie­der fest, wie kom­pli­ziert die Mate­rie ist und vor allem: wie viel sich ändert“, sagt Nie­der­maier mit Blick auf die Inhalte die­ser Semi­nare. „Es wäre für uns zu auf­wen­dig, uns über jedes Detail früh­zei­tig zu infor­mie­ren.“

An Pfän­dungs­gren­zen den­ken

Wie kniff­lig die Ein­zel­hei­ten bei der Lohn­ab­rech­nung häu­fig sind, zeigt das Bei­spiel Gehalts­pfän­dung. „Es kommt durch­aus öfter vor, dass Mit­ar­bei­ter so hoch ver­schul­det sind, dass ihnen ein Teil des Lohns nicht aus­ge­zahlt wer­den darf“, erläu­tert Ver­bands­vize Söhn­gen. „Der Unter­neh­mer haf­tet im Zwei­fel gegen­über dem Gläu­bi­ger.“ Mit der Zustel­lung eines Pfän­dungs­be­schlus­ses – er wird in der Regel von einem Gerichts­voll­zie­her über­ge­ben – darf der ent­spre­chende Betrag nicht mehr dem Schuld­ner über­wie­sen wer­den. Der Fir­men­chef wird in die­sem Fall meis­tens dazu auf­ge­for­dert, eine soge­nannte Dritt­schuld­ner­er­klä­rung aus­zu­fül­len, zu unter­schrei­ben und zurück­zu­schi­cken. Wenn dies nicht pas­siert, kann der Gläu­bi­ger den Unter­neh­mer dar­auf ver­kla­gen, denn er hat einen Anspruch auf sei­nen Anteil am Gehalt des Schuld­ners.

Den Steu­er­be­ra­ter ein­schal­ten

Beach­ten muss der Fir­men­chef bei der Lohn­be­rech­nung im Falle einer Gehalts­pfän­dung aber, dass jedem Beschäf­tig­ten – völ­lig unab­hän­gig vom Anspruch des Gläu­bi­gers auf einen Teil des Ent­gelts – ein Min­dest­ein­kom­men zusteht, um sei­nen Grund­be­darf für den Lebens­un­ter­halt zu decken. Die­ses soge­nannte „Pfän­dungs­netto“ muss nicht mit dem steu­er­li­chen Net­to­ein­kom­men iden­tisch sein. Der­art kom­plexe Berech­nun­gen, wel­che Lohn­be­stand­teile wie zu berück­sich­ti­gen sind und wel­che Summe tat­säch­lich an den Gläu­bi­ger über­wie­sen wer­den muss, soll­ten einem Exper­ten über­las­sen wer­den.

Extras beim Lohn genau klä­ren

Uner­war­tete Pro­bleme kann die soge­nannte Pfän­dungs­grenze auch ver­ur­sa­chen, wenn Beschäf­tig­ten der unte­ren Lohn­grup­pen steu­er­pflich­tige geld­werte Vor­teile gewährt wer­den. Nutzt ein Mit­ar­bei­ter etwa pri­vat einen Fir­men­wa­gen, der nach der pau­scha­len Ein-Pro­zent-Methode ver­steu­ert wird, könnte ihm durch den Lohn­steu­er­ab­zug auf den geld­wer­ten Vor­teil netto nur noch ein Betrag unter­halb der Pfän­dungs­grenze blei­ben. Dann könnte der Unter­neh­mer ver­pflich­tet sein, die Steu­ern und Sozi­al­ab­ga­ben für sei­nen Mit­ar­bei­ter zu über­neh­men, weil die­sem das Min­dest­ein­kom­men in Geld aus­zu­zah­len ist. „Viele Fir­men­chefs haben sol­che Zusam­men­hänge nicht im Kopf, wenn sie ihren Mit­ar­bei­tern Extras anbie­ten“, warnt Söhn­gen. Wer kein teu­res Lehr­geld zah­len will, sollte des­halb sol­che Ver­ein­ba­run­gen vor Ver­trags­un­ter­schrift mit sei­nem Steu­er­be­ra­ter bespre­chen.

Feh­ler­quel­len

Diese Punkte sind bei Zuwen­dun­gen zusätz­lich zum Lohn wich­tig

Geschenke: Prä­sente zu Geburts­tag oder Jubi­läum sind bis 60 Euro steu­er­frei. Als Auf­merk­sam­kei­ten gel­ten auch das Essen beim Arbeits­ein­satz oder Lebens­mit­tel, die im Betrieb aus­lie­gen.

Kan­tine: Wer­den Ver­pfle­gungs­kos­ten über­nom­men, gilt der Sach­be­zugs­wert von je 3,17 Euro für Mit­tag- oder Abend­essen und von 1,70 Euro für ein Früh­stück. Zuzah­lun­gen sind abzu­zie­hen.

Gesund­heits­för­de­rung: 500 Euro im Jahr darf der Chef für einen Mit­ar­bei­ter aus­ge­ben. Der Kurs muss den Anfor­de­run­gen der Kran­ken­kas­sen genü­gen und zusätz­lich zum Lohn gezahlt wer­den.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 02/2017

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