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Digi­tale Fahr­ten­bü­cher

Das Fahr­ten­buch hat wohl schon so man­chem Steu­er­zah­ler mit Fir­men­wa­gen Kopf­zer­bre­chen berei­tet. In der Rea­li­tät ist das Fahr­ten­buch­füh­ren näm­lich leich­ter gesagt als getan.


Es erfor­dert viel Dis­zi­plin, die not­wen­di­gen Infor­ma­tio­nen (Datum, Kilo­me­ter­stand zu Beginn und am Ende der Fahrt und im Falle betrieb­li­cher Fahr­ten Anlass der Fahrt und auf­ge­suchte Geschäfts­part­ner) nach jeder getä­tig­ten Fahrt hand­schrift­lich zu notie­ren. Wird die Doku­men­ta­tion ein­zel­ner Fahr­ten im Stress doch ein­mal ver­ges­sen, beginnt eine müh­same Rekon­struk­tion der Fahr­ten, um die not­wen­dige Lücken­lo­sig­keit nach­träg­lich zu gewähr­leis­ten. Hinzu kommt, dass das Finanz­amt bei Fahr­ten­bü­chern sehr peni­bel ist. So weckt bei­spiels­weise schon ein sehr ein­heit­li­ches Schrift­bild den Ver­dacht einer nach­träg­li­chen Mani­pu­la­tion. Schlimms­ten­falls droht letzt­lich die meist kost­spie­lige Ver­steue­rung nach der pau­scha­len 1-%-Methode.

Schrei­ben war ges­tern

Gute Nach­rich­ten gibt es für alle, die hand­schrift­li­che Vari­an­ten satt haben: Die Digi­ta­li­sie­rung hat auch ver­schie­dene Berei­che der Steu­er­bran­che erreicht. In den letz­ten Jah­ren erobern digi­tale Lösun­gen all­mäh­lich den Markt und bie­ten eine Alter­na­tive gegen­über ana­lo­gen Pen­dants und der pau­scha­len 1-%-Versteuerung. Die digi­ta­len Hel­fer notie­ren die für das Finanz­amt not­wen­di­gen Daten ganz auto­ma­tisch und spei­chern sie auf einem Ser­ver. An das Fahr­ten­buch­schrei­ben muss man dem­nach nicht mehr den­ken. Nach Ende der Fahrt kön­nen die Fahr­ten dann ver­wal­tet wer­den. Kon­kret wer­den sie durch den Nut­zer in der App den Kate­go­rien „Geschäft­lich“, „Pri­vat“ oder „Arbeits­weg“ zuge­ord­net, damit im End­ef­fekt der tat­säch­li­che Pri­vat­an­teil ermit­telt wer­den kann. Die Lösun­gen gewis­ser Anbie­ter wer­den einem digi­ta­len Hel­fer beson­ders gerecht: Sie bie­ten meist Erwei­te­run­gen, wie eine Soft­ware zur Fuhr­park­ver­wal­tung, Fea­tures zur Ver­kehrs­ana­lyse, einen Fahr­zeug­fin­der oder einen Sprit­spar­trai­ner, um alle The­men rund um den Fir­men­wa­gen zu opti­mie­ren. Wenn schließ­lich die nächste Betriebs­prü­fung ansteht, kann ein digi­ta­les Fahr­ten­buch expor­tiert und an den Steu­er­be­ra­ter oder das zustän­dige Finanz­amt wei­ter­ge­ge­ben wer­den.

Vor­sicht ist bes­ser als Nach­sicht: recht­li­che Anfor­de­run­gen

Blind ver­trauen sollte man digi­ta­len Fahr­ten­bü­chern nicht. Die recht­li­chen Anfor­de­run­gen sind die Grund­vor­aus­set­zung für eine erfolg­rei­che Steu­er­prü­fung und durch das BMF-Schrei­ben vom 18.11.2009, BStBl. I 2009, S. 1326, Az. IV C 6 – S 2177/07/10004, geändert durch das BMF-Schrei­ben vom 15.11.2012, klar defi­niert: Zeit­nah, mani­pu­la­ti­ons­si­cher und lücken­los ist auch ein elek­tro­ni­sches Fahr­ten­buch zu füh­ren. Die Fahr­ten müs­sen ein­schließ­lich des an ihrem Ende erreich­ten Gesamt­ki­lo­me­ter­stands voll­stän­dig und in einem fort­lau­fen­den Zusam­men­hang wie­der­ge­ge­ben wer­den. Dazu muss die Fahr­ten­er­fas­sung unbe­dingt auto­ma­tisch star­ten, denn sonst ent­steht wie auch bei hand­schrift­li­chen Vari­an­ten das Pro­blem der Lücken­haf­tig­keit. Die Mani­pu­la­ti­ons­si­cher­heit wird sicher­ge­stellt, indem eine nach­träg­li­che Ver­än­de­rung aus­ge­schlos­sen ist. Ein­zig eine Ergän­zung der Daten (bei­spiels­weise Anlass der Fahrt, Geschäfts­part­ner oder Gründe für einen Umweg) ist erlaubt. Damit die zeit­nahe Doku­men­ta­tion erfüllt ist, räumt das BMF dazu eine 7-Tage-Frist ein. Im sel­bi­gen Zeit­raum müs­sen die Fahr­ten noch den eben genann­ten Kate­go­rien zuge­ord­net wer­den. Im Gegen­satz zum klas­si­schen Fahr­ten­buch genügt es also, die Fahr­ten erst in der Mit­tags­pause, nach Fei­er­abend oder am Wochen­ende zu kate­go­ri­sie­ren, da die Daten selbst ja bereits unmit­tel­bar nach der Fahrt erfasst wur­den.

Sind alle digi­ta­len Lösun­gen gleich?

Zu unter­schei­den ist in einem ers­ten Schritt zwi­schen rei­nen App-Lösun­gen und Kom­bi­lö­sun­gen. Reine App-Lösun­gen sind ver­gleichs­weise güns­tig. In den meis­ten Fäl­len ist davon aber abzu­ra­ten. Das Smart­phone muss näm­lich stets mit­ge­führt wer­den und es lässt sich nur schwer bewei­sen, dass die Stre­cke, die das Smart­phone zurück­ge­legt hat, letzt­lich mit der des Fahr­zeugs über­ein­stimmt.

Im Gegen­satz dazu gibt es Kom­bi­lö­sun­gen aus Hard- und Soft­ware. Ältere Anbie­ter set­zen dazu teil­weise noch auf rela­tiv sper­rige Hard­ware, die im Rah­men eines Werk­statt­be­suchs vorab zwar fest im Innen­raum mon­tiert wer­den muss, ihren Zweck aber erfüllt. Der Trend der letz­ten Jahre geht zu „digi­ta­len Werk­zeu­gen” über, die auf Basis der On-Board-Dia­gnose-Schnitt­stelle des Fahr­zeugs funk­tio­nie­ren. Meist unter­halb des Lenk­rads lässt sich ein klei­ner OBD-Ste­cker mon­tie­ren, der die not­wen­di­gen Ent­fer­nun­gen direkt aus dem Bord­com­pu­ter aus­liest. Am Smart­phone oder PC kön­nen die Infor­ma­tio­nen dann ver­wal­tet wer­den.

Dabei gibt es zum einen OBD-Lösun­gen, wel­che die Daten via Blue­tooth in die Soft­ware über­tra­gen. Ihre Auf­zeich­nung muss in der Regel manu­ell gestar­tet wer­den. Hinzu kommt, dass der Blue­tooth-Emp­fang erfah­rungs­ge­mäß nicht immer zuver­läs­sig ist. Inso­fern ent­ste­hen lücken­hafte Bücher und folg­lich droht die Ableh­nung des Fahr­ten­buchs durch das Finanz­amt.

Zum ande­ren kann auf OBD-Lösun­gen zurück­ge­grif­fen wer­den, die per GPS arbei­ten und deren OBD-Ste­cker über eine inte­grierte SIM-Karte ver­fügt. Sie funk­tio­nie­ren mit Abstand am zuver­läs­sigs­ten. Dabei muss das Smart­phone nicht mit­ge­führt wer­den, um eine lücken­lose Auf­zeich­nung zu gewähr­leis­ten. Die Erfas­sung jeder Fahrt beginnt auto­ma­tisch. Bei feh­len­der Netz­ver­bin­dung, z. B. in Tief­ga­ra­gen oder Tun­neln, wer­den die Daten im OBD-Ste­cker gespei­chert und bei Wie­der­erlan­gen der Konnektivität an das Rechen­zen­trum wei­ter­ge­lei­tet. Es wird also tat­säch­lich jede ein­zelne Fahrt auf­ge­zeich­net. Kri­ti­ker sehen in der OBD-Tech­no­lo­gie die Gefahr, der Ste­cker könnte bei ein­zel­nen Fahr­ten aus­ge­steckt wer­den. Hier kann aber Ent­war­nung gege­ben wer­den, denn das Finanz­amt würde schnell fest­stel­len, dass der tat­säch­li­che Kilo­me­ter­stand nicht mit der Angabe im Export über­ein­stimmt, und miss­trau­isch wer­den.

Fazit

Viele Steu­er­be­ra­ter und Fir­men­wa­gen­fah­rer trauen digi­ta­len Vari­an­ten aktu­ell noch nicht, erfah­rungs­ge­mäß auf­grund von Miss­trauen in die Tech­nik, aus Angst vor Über­wa­chung und zum Schutz der Pri­vat­sphäre. Dabei spricht – sofern die recht­li­chen Vor­aus­set­zun­gen ein­ge­hal­ten wer­den – vie­les für digi­tale Lösun­gen: Sie sind schnel­ler und die Tech­nik ist zuver­läs­si­ger, denn gerade hand­schrift­li­che Fahr­ten­bü­cher erfül­len die Anfor­de­run­gen des Finanz­amts, wie die Lücken­lo­sig­keit, häu­fig nicht. Letzt­lich lohnt sich der finan­zi­elle Auf­wand, wenn man bedenkt, wie regel­mä­ßig hand­schrift­li­che Vari­an­ten durch Ableh­nung zur Steu­er­falle wer­den.

Vim­car

Vim­car, ein Ber­li­ner Soft­ware­an­bie­ter aus dem Con­nec­ted-Car-Bereich, hat gemein­sam mit Steu­er­be­ra­tern eine digi­tale Fahr­ten­buch­lö­sung ent­wi­ckelt, deren Tech­no­lo­gie auf beschrie­be­ner OBD-Schnitt­stelle basiert. Der Ste­cker kann mit einem Hand­griff mon­tiert wer­den und star­tet die Doku­men­ta­tion der Fahr­ten selbst­stän­dig, sobald der Motor gestar­tet wird.

Nach eige­nen Infor­ma­tio­nen erfüllt das Vim­car-Fahr­ten­buch alle recht­li­chen Anfor­de­run­gen, sodass der Aner­ken­nung durch das Finanz­amt bei ord­nungs­ge­mä­ßer Nut­zung nichts mehr im Weg steht. Über 4.000 kleine bis mit­tel­große Unter­neh­men nut­zen die Lösung von Vim­car bereits. Steu­er­be­ra­ter kön­nen das Fahr­ten­buch kos­ten­frei 30 Tage tes­ten. Da Vim­car nicht nur mit dem Deut­schen Steu­er­be­ra­ter­ver­band und DATEV, son­dern auch mit der HSP Kanz­lei­gruppe koope­riert, pro­fi­tie­ren alle HSP-Kanz­leien sowie deren Man­dan­ten von ver­güns­tig­ten Part­ner­kon­di­tio­nen auf das Vim­car-Fahr­ten­buch.

Wenn ein Man­dant noch unsi­cher ist, ob sich ein Fahr­ten­buch im eige­nen Fall finan­zi­ell loh­nen würde, kann mit dem Vim­car-Fir­men­wa­gen­rech­ner (vim​car​.de/​f​i​r​m​e​n​w​a​g​e​n​r​e​c​h​ner) kos­ten­los und ohne Anmel­dung die indi­vi­du­elle Erspar­nis gegen­über der 1-%-Methode berech­nen.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an. Gerne infor­mie­ren wir Sie dar­über, wie Sie den HSP-Rabatt von 15% bei VIM­CAR nut­zen kön­nen.

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