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Elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nungs­sys­teme: Ent­wick­lun­gen zu mani­pu­lier­ten Kas­sen­auf­zeich­nun­gen

Zum 31. Dezem­ber 2016 lief die Über­gangs­frist des BMF-Schrei­bens vom 26. Novem­ber 2010 zur Auf­be­wah­rung digi­ta­ler Unter­la­gen bei Bar­ge­schäf­ten aus.


Ab dem 1. Januar 2017 müs­sen Unter­la­gen, die mit­tels elek­tro­ni­scher Regis­trier­kas­sen, Waa­gen mit Regis­trier­kas­sen­funk­tion, Taxa­me­tern und Weg­stre­cken­zäh­lern erstellt wor­den sind, für die Dauer der Auf­be­wah­rungs­frist jeder­zeit ver­füg­bar, unver­züg­lich les­bar und maschi­nell aus­wert­bar auf­be­wahrt wer­den.

Gesetz zum Schutz vor Mani­pu­la­tio­nen an digi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen

Der Bun­des­tag hat am 15.12.2016 ein Gesetz zum Schutz vor Mani­pu­la­tio­nen an digi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen beschlos­sen. Damit sol­len bis­her bestehende tech­ni­sche Mög­lich­kei­ten zur Mani­pu­la­tion von digi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen, wie z. B. bei elek­tro­ni­schen Kas­sen, ver­hin­dert wer­den. Die Zustim­mung des Bun­des­rats erfolgte am 16.12.2016.

Das Gesetz sieht eine Ein­zel­auf­zeich­nungs­pflicht vor. Die Ein­zel­auf­zeich­nungs­pflicht bedeu­tet, dass auf­zeich­nungs­pflich­tige Geschäfts­vor­fälle lau­fend zu erfas­sen, ein­zeln fest­zu­hal­ten sowie auf­zu­zeich­nen und auf­zu­be­wah­ren sind, sodass sich die ein­zel­nen Geschäfts­vor­fälle in ihrer Ent­ste­hung und Abwick­lung ver­fol­gen las­sen kön­nen.

Eine Aus­nahme von der Ein­zel­auf­zeich­nungs­pflicht besteht aus Zumut­bar­keits­grün­den bei Ver­kauf von Waren an eine Viel­zahl von nicht bekann­ten Per­so­nen gegen Bar­zah­lung.

Kas­sen-Nach­schau ab 2018

Ab dem 1. Januar 2018 wird die Mög­lich­keit der Kas­sen-Nach­schau ein­ge­führt. Dies ist ein eigen­stän­di­ges Ver­fah­ren zur zeit­na­hen Auf­klä­rung steu­er­erheb­li­cher Sach­ver­halte unter ande­rem im Zusam­men­hang mit der ord­nungs­ge­mä­ßen Erfas­sung von Geschäfts­vor­fäl­len.

Die Kas­sen-Nach­schau kann unan­ge­kün­digt und wäh­rend der übli­chen Geschäfts- und Arbeits­zei­ten erfol­gen. Eine Beob­ach­tung der Kas­sen und ihrer Hand­ha­bung in Geschäfts­räu­men, die der Öffent­lich­keit zugäng­lich sind, ist ohne Pflicht zur Vor­lage eines Aus­wei­ses zuläs­sig. Dies gilt z. B. auch für Test­käufe.

Wich­tig: Die Kas­sen-Nach­schau bezieht sich nicht nur auf elek­tro­ni­sche Kas­sen­auf­zeich­nungs­sys­teme, son­dern gilt auch im Fall einer offe­nen Laden­kasse.

Sicher­heits­ein­rich­tung ab 2020

Elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nungs­sys­teme wie com­pu­ter­ge­stützte Kas­sen­sys­teme oder andere Vor­gänge (z. B. Tas­ten­druck, Scan­vor­gang eines Bar­codes, u. a. auch in Ver­bin­dung mit Stor­nie­run­gen, erstell­ten Ange­bo­ten) müs­sen künf­tig über eine zer­ti­fi­zierte tech­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung ver­fü­gen. Diese Sicher­heits­ein­rich­tung besteht aus drei Bestand­tei­len: einem Sicher­heits­mo­dul, einem Spei­cher­me­dium und einer digi­ta­len Schnitt­stelle.

Das Sicher­heits­mo­dul gewähr­leis­tet, dass Kas­sen­ein­ga­ben mit Beginn des Auf­zeich­nungs­vor­gangs pro­to­kol­liert und spä­ter nicht mehr uner­kannt ver­än­dert wer­den kön­nen. Jede Trans­ak­tion hat

  • den Zeit­punkt des Vor­gangs­be­ginns,
  • eine ein­deu­tige fort­lau­fende Trans­ak­ti­ons­num­mer (Ein­mal­pass­wort),
  • die Art des Vor­gangs (z. B. Storno, Rech­nung),
  • die Daten des Vor­gangs,
  • die Zah­lungs­art (bar oder unbar),
  • den Zeit­punkt der Vor­gangs­be­en­di­gung bzw. des Vor­gangs­ab­bruchs und
  • einen Prüf­wert (Signa­tur­ver­fah­ren oder geeig­nete Online-Ver­fah­ren)

zu ent­hal­ten.

Auf dem Spei­cher­me­dium wer­den die Ein­zel­auf­zeich­nun­gen für die Dauer der gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­frist gespei­chert. Die digi­tale Schnitt­stelle gewähr­leis­tet eine rei­bungs­lose Daten­über­tra­gung, z. B. für Prü­fungs­zwe­cke. Wel­che elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­teme über eine zer­ti­fi­zierte tech­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung ver­fü­gen müs­sen, wird u. a. durch eine Rechts­ver­ord­nung fest­ge­legt. Diese Rechts­ver­ord­nung soll im Jahr 2017 erar­bei­tet wer­den.

Elek­tro­ni­sche Beleg­aus­gabe ab 2020

Wei­ter­hin ist ab dem 1. Januar 2020 die ver­pflich­tende elek­tro­ni­sche Beleg­aus­gabe bei elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­te­men vor­ge­se­hen. Danach muss für den an die­sem Geschäfts­vor­fall Betei­lig­ten ein Beleg erstellt und die­sem zur Ver­fü­gung gestellt wer­den.

Der Beleg kann elek­tro­nisch oder in Papier­form zur Ver­fü­gung gestellt wer­den. Mit der Beleg­aus­ga­be­pflicht ent­steht für den am Geschäfts­vor­fall Betei­lig­ten aber keine Pflicht zur Mit­nahme des Belegs. Aus Grün­den der Zumut­bar­keit und Prak­ti­ka­bi­li­tät besteht die Mög­lich­keit einer Befrei­ung von der Beleg­aus­ga­be­pflicht.

Ab dem 1. Januar 2020 haben Steu­er­pflich­tige, die elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nungs­sys­teme ver­wen­den, die Art und Anzahl der im jewei­li­gen Unter­neh­men ein­ge­setz­ten elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­teme und der zer­ti­fi­zier­ten tech­ni­schen Sicher­heits­ein­rich­tun­gen dem zustän­di­gen Finanz­amt mit­zu­tei­len. Die­je­ni­gen Steu­er­pflich­ti­gen, die ein elek­tro­ni­sches Auf­zeich­nungs­sys­tem vor dem 1. Januar 2020 ange­schafft haben, haben diese Mel­dung bis zum 31. Januar 2020 zu erstat­ten.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.

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