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Dienst­wa­gen ­­– mit Tempo in die Steu­er­falle

Das Auto auf Fir­men­kos­ten wird leicht zum Streit­ob­jekt, sei es zwi­schen Unter­neh­men und Fis­kus oder zwi­schen dem Chef und sei­nem Mit­ar­bei­ter. Wer auf Num­mer sicher gehen will, lässt sich von Exper­ten zu mög­li­chen Risi­ken bera­ten.

Text: Eva Mül­ler-Tau­ber


Nach­hal­tig­keit ist für die Byodo Natur­kost GmbH in Mühl­dorf am Inn wich­tig – auch beim Fir­men­wa­gen. Genutzt wer­den nur Mit­tel­klas­se­mo­delle mit mög­lichst gerin­gem Kraft­stoff­ver­brauch und Schad­stoff­aus­stoß. „Die Autos müs­sen zur Fir­men­phi­lo­so­phie, zum Unter­neh­men pas­sen“, sagt Fir­men­grün­der Michael Moß­ba­cher. Er will auf Elek­tro­au­tos umstel­len, sobald sie Stre­cken von 400 Kilo­me­tern am Stück bewäl­ti­gen kön­nen. Die E-Tank­stelle auf dem Betriebs­ge­lände exis­tiert bereits.

Ein-Pro­zent-Rege­lung nut­zen

Kon­se­quent sind bei Byodo auch die Vor­ga­ben zum Ein­satz der Fir­men­wa­gen. Zwei Pool-Fahr­zeuge ste­hen allen Beschäf­tig­ten für Geschäfts­fahr­ten zur Ver­fü­gung. Zehn sind jeweils einem Mit­ar­bei­ter zuge­ord­net und dür­fen pri­vat genutzt wer­den: Zwei Geschäfts­füh­rer, zwei Pro­ku­ris­ten sowie sechs Ver­triebs­mit­ar­bei­ter erhal­ten auf die­sem Weg eine Zusatz­ver­gü­tung und zah­len Lohn­steuer sowie Sozi­al­ver­si­che­rungs­ab­ga­ben für den geld­wer­ten Vor­teil. Die Höhe der Abzüge ließe sich via Fahr­ten­buch ermit­teln. „Damit haben wir aller­dings keine gute Erfah­rung gemacht“, so Josef Stell­ner, kauf­män­ni­scher Lei­ter und Pro­ku­rist bei Byodo. Immer wie­der muss­ten Kilo­me­ter nach­ge­tra­gen und dem Finanz­amt Belege nach­ge­reicht wer­den. „Weil uns der Ver­wal­tungs­auf­wand zu groß war, wen­den wir nach Rück­spra­che mit dem Steu­er­be­ra­ter seit rund drei Jah­ren alter­na­tiv die Ein-Pro­zent-Rege­lung an“, erklärt Stell­ner. Er setzt den geld­wer­ten Vor­teil pau­schal mit einem Pro­zent des Brutto-Lis­ten­prei­ses plus 0,03 Pro­zent pro gefah­re­nen Kilo­me­ter zwi­schen Wohn­ort und Betrieb an. „Das ist nach allen Sei­ten hin trans­pa­rent und gerecht“, unter­streicht Stell­ner, der sein eige­nes Fahr­zeug auch zu die­sen Kon­di­tio­nen erhal­ten hat.

Ange­mes­sene Modelle wäh­len

Wer sich weni­ger inten­siv mit dem Thema Dienst­wa­gen beschäf­tigt als Byodo, ris­kiert wegen der Kom­ple­xi­tät der Mate­rie schnell Aus­ein­an­der­set­zun­gen mit dem Fis­kus. „Damit die Ein-Pro­zent-Rege­lung über­haupt ange­wandt wer­den kann, muss glaub­haft gemacht wer­den, dass das Fahr­zeug über 50 Pro­zent geschäft­lich genutzt wird“, so Hart­mut Schwab, Prä­si­dent der Steu­er­be­ra­ter­kam­mer Mün­chen. Bei meh­re­ren Geschäfts­wa­gen hat jedes Auto die­ses Kri­te­rium zu erfül­len. „Und auch wenn der Fis­kus mitt­ler­weile sogar Autos der Ober­klasse als Dienst­wa­gen akzep­tiert, soll­ten sie zum jewei­li­gen Berufs­bild pas­sen.“

Ein auf Nach­hal­tig­keit bedach­tes Unter­neh­men wie Byodo hat also gute Chan­cen, auch teure Elek­tro­au­tos als Dienst­wa­gen aner­kannt zu bekom­men. Eng kann es dage­gen für Fir­men­chefs wer­den, die sich ein Luxus­auto leis­ten, ohne den recht­li­chen Rah­men mit ihrem Steu­er­be­ra­ter geklärt zu haben. Kürz­lich musste der Bun­des­fi­nanz­hof (BFH VIII R 20/12) ent­schei­den, ob für einen Fer­rari über drei Jahre Kos­ten von rund 100.000 Euro steu­er­lich gel­tend gemacht wer­den dür­fen. Die Fahr­leis­tung lag zwi­schen 500 und 4.000 Kilo­me­tern im Jahr, meist zu Fort­bil­dungs­ver­an­stal­tun­gen. Die Rich­ter ord­ne­ten den Sport­wa­gen dem Betriebs­ver­mö­gen zu, da er gene­rell die Vor­aus­set­zun­gen eines Fir­men­wa­gens erfüllte. Man müsse aber von einer pri­vat ver­an­lass­ten Anschaf­fung aus­ge­hen, wenn jemand eine Luxus­ka­rosse erwirbt, bei der die jähr­li­chen Kos­ten in kei­nem aus­ge­wo­ge­nen Ver­hält­nis zum Umfang der betrieb­li­chen Nut­zung ste­hen. Sie lie­ßen als Betriebs­aus­ga­ben nur die Kos­ten betrieb­lich ver­an­lass­ter Fahr­ten zu – und nur in ange­mes­se­ner Höhe, hier zwei Euro pro gefah­re­nen Kilo­me­ter. Ent­schei­dend sei, so der BFH, ob ange­sichts der erwar­te­ten Vor­teile und Kos­ten ein ordent­li­cher und gewis­sen­haf­ter Unter­neh­mer die Auf­wen­dun­gen eben­falls auf sich genom­men hätte.

Akri­bisch Fahr­ten­buch füh­ren

Streit ent­facht oft die Ver­knüp­fung pri­va­ter und betrieb­li­cher Fahr­ten, etwa wenn dem Kon­gress in Ham­burg sie­ben Urlaubs­tage an der Ost­see fol­gen. „Dann las­sen die Kos­ten sich nur antei­lig gel­tend machen“, sagt Schwab. Pro­ble­ma­tisch bleibe zudem das Fahr­ten­buch. „Hier­für gel­ten strenge for­male Anfor­de­run­gen.“ Es ist lücken­los und zeit­nah zu doku­men­tie­ren, wer wann von wo nach wo gefah­ren ist. Die Stre­cke muss nach­voll­zieh­bar genannt sein. Viele Fir­men­chefs, so Schwab, bevor­zug­ten des­halb die Ein-Pro­zent-Rege­lung: „Auch wenn sie so steu­er­lich schlech­ter fah­ren, weil bei älte­ren Fahr­zeu­gen die Kos­ten mit­un­ter über­kom­pen­siert wer­den.“

Abhilfe ver­spre­chen elek­tro­ni­sche Fahr­ten­bü­cher. „Die müs­sen aber nach­weis­lich mani­pu­la­ti­ons­si­cher sein“, warnt Pro­fes­sor Ste­fan Nägele, Spre­cher der Kom­mis­sion Recht beim Bun­des­ver­band mit­tel­stän­di­sche Wirt­schaft (BVMW). Mög­lich sei etwa, dass sich die Mit­ar­bei­ter in einen Ser­ver beim Arbeit­ge­ber ein­log­gen. „So kann ein Betriebs­prü­fer anhand der Back-up-His­to­rie nach­voll­zie­hen, ob alles seine Ord­nung hat.“ Der Experte emp­fiehlt, sich zu einem Dienst­wa­gen immer steu­er­lich wie arbeits­recht­lich bera­ten zu las­sen – gerade beim Arbeits­recht lau­ern unge­ahnte Fall­stri­cke. So gibt es oft Streit zwi­schen Arbeit­ge­ber und -neh­mer, wenn nicht klar ist, was bei Son­der­fäl­len mit dem Fir­men­fahr­zeug geschieht. Bei Byodo hat die Geschäfts­lei­tung das im Blick. „Jeder, der einen Fir­men­wa­gen erhält, unter­schreibt ein Fahr­zeug­über­las­sungs­pro­to­koll, das regelt, was pas­siert, wenn er etwa in Eltern­zeit geht, unbe­zahl­ten Urlaub nimmt oder den Betrieb ver­lässt“, erklärt Pro­ku­rist Stell­ner.

Bedin­gun­gen im Ver­trag regeln

Natür­lich lässt sich nicht jede Even­tua­li­tät pla­nen, weiß Nägele. „Aber oft fehlt eine grobe Stra­te­gie, die zeigt, warum ein Unter­neh­mer jeman­dem einen Dienst­wa­gen über­las­sen will.“ Möchte er ihn an den Betrieb bin­den? Ist es Bequem­lich­keit, weil sich Hol- und Bring­dienste so leicht über­tra­gen las­sen? Braucht der Mit­ar­bei­ter ein Auto, um den Job schnel­ler zu erle­di­gen? Dar­aus folgt die Ant­wort auf die Frage, ob der Fir­men­wa­gen pri­vat genutzt wer­den darf. „Ist die Über­las­sung des Fahr­zeugs im Arbeits­ver­trag fixiert, kann ein Unter­neh­men sie nicht ein­fach ein­sei­tig wider­ru­fen“, warnt der Experte. „Auch nicht als erzie­he­ri­sche Maß­nahme, falls der Mit­ar­bei­ter die Leis­tung nicht mehr wie erhofft erbringt.“ Nur wer vor Ver­trags­un­ter­schrift seine Inten­tion sowie die Details mit Anwalt und Steu­er­be­ra­ter bespricht, kann fun­dierte Ent­schei­dun­gen fäl­len.

Son­der­fall

Regeln für Geschäfts­füh­rer-Gesell­schaf­ter

Pro­blem: Stellt die GmbH dem Geschäfts­füh­rer-Gesell­schaf­ter einen Fir­men­wa­gen, wit­tert der Fis­kus oft eine ver­deckte Gewinn­aus­schüt­tung. Unter­neh­men sowie Geschäfts­füh­rer müss­ten dann mehr Steu­ern zah­len.

Lösung 1: Der Geschäfts­füh­rer wird wie ein nor­ma­ler Arbeit­neh­mer behan­delt, die pri­vate Nut­zung des Fir­men­wa­gens in sei­nem Anstel­lungs­ver­trag ein­deu­tig gere­gelt. Dies bedarf eines Beschlus­ses der Gesell­schaf­ter­ver­samm­lung. Er ver­steu­ert die Pri­vat­fahr­ten wie jeder andere Mit­ar­bei­ter als zusätz­li­chen Lohn.

Lösung 2: Der Geschäfts­füh­rer fährt den Wagen nur geschäft­lich, der Ver­trag ent­hält ein aus­drück­li­ches und kor­rekt for­mu­lier­tes Pri­vat­nut­zungs­ver­bot. In die­sem Fall darf die GmbH alle Pkw-Kos­ten steu­er­lich abset­zen.

DATEV

Rei­se­kos­ten abrech­nen

Von der elek­tro­ni­schen Vor­er­fas­sung der Rei­se­da­ten, auch auf mobi­len Endge-räten, bis zur gesetz­lich kor­rek­ten Abrech­nung ermög­li­chen Lösun­gen der DATEV durch­gän­gige Pro­zesse. Spre­chen Sie uns dafür an.

Wei­tere Infor­ma­tio­nen fin­den Sie unter www​.datev​.de/​r​e​i​s​e​k​o​s​ten sowie im Fach­buch „Der Fir­men­wa­gen“, Art.-Nr. 35170.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 02/2017

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