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Kas­sen­sys­teme – Papier­rol­len sind Geschichte

Seit Jah­res­be­ginn müs­sen alle elek­tro­ni­schen Kas­sen höhere Anfor­de­run­gen an die Archi­vie­rung erfül­len, spä­tes­tens ab 2022 auch an die Mani­pu­la­ti­ons­si­cher­heit. Wer Orga­ni­sa­tion und Tech­nik nicht anpasst, ris­kiert scharfe Sank­tio­nen.

Text: Eva-Maria Neu­thin­ger


Der Gedanke an die letz­ten Betriebs­prü­fun­gen lässt Elmar Fed­derke kalt. „Es fan­den sich keine Män­gel, wir hat­ten keine Nach­zah­lung“, so der Geschäfts­füh­rer des Küchen­stu­dios W. Wal­gen­bach GmbH & Co. KG in Düs­sel­dorf. Das ist beacht­lich – im Ein­zel­han­del ent­de­cken Finanz­be­amte oft Feh­ler in der Kas­sen­buch­füh­rung. „Unsere Mit­ar­bei­ter sind gut im Umgang mit dem Kas­sen­sys­tem geschult und wis­sen genau, wor­auf sie ach­ten müs­sen“, sagt Fed­derke. Die Firma nutzt aktu­elle Soft­ware und erhält von den Her­stel­lern regel­mä­ßige Updates. Den sou­ve­rä­nen Umgang mit dem Thema Betriebs­prü­fung erleich­tert die Tat­sa­che, dass Fed­derke und seine Co-Geschäfts­füh­rer sich regel­mä­ßig mit dem Steu­er­be­ra­ter aus­tau­schen: „Er infor­miert uns über wich­tige Neue­run­gen, und an seine Emp­feh­lun­gen hal­ten wir uns.“

Schon wie­der neue Vor­ga­ben

Das ist eine weise Ent­schei­dung, denn im Steu­er­dschun­gel mit sei­nem Gewirr aus Geset­zen, Ver­ord­nun­gen, Urtei­len und Anwen­dungs­er­las­sen ver­lie­ren Fir­men­chefs ohne kun­di­gen Füh­rer leicht die Ori­en­tie­rung. Ein Bei­spiel für über­ra­schende Regel­än­de­run­gen sind die Kas­sen­sys­teme.

Seit Jah­res­be­ginn dür­fen nur elek­tro­ni­sche Lösun­gen genutzt wer­den, die jede Ein­zel­be­we­gung auf­zeich­nen und zehn Jahre unver­än­der­bar spei­chern. Tagesend­sum­men und Ein­zel­be­we­gun­gen sind täg­lich zu sichern und in maschi­nell les­ba­rer Form zu archi­vie­ren. Die Anfor­de­run­gen waren bekannt, Unter­neh­mer konn­ten sich vor­be­rei­ten. Dann stellte die Bun­des­re­gie­rung kurz vor Ende der Über­gangs­frist den Ent­wurf für eine wei­tere Geset­zes­än­de­rung vor, die Mani­pu­la­tio­nen ver­hin­dern und stren­gere Regeln für Betriebe mit Regis­trier­kas­sen vor­ge­ben soll. Ärger­lich für alle, die gerade in neue Tech­nik inves­tiert hat­ten, um die ab 2017 gel­ten­den Vor­ga­ben zu erfül­len: Mög­li­cher­weise müs­sen sie die Kasse bis 2020 oder zum Ende einer Über­gangs­frist am 1. Januar 2022 schon wie­der aus­tau­schen oder auf­rüs­ten. Ob sie betrof­fen sind und wie die Neue­run­gen sich auf die Orga­ni­sa­tion der Kas­sen­füh­rung oder die Auf­zeich­nungs­pflich­ten aus­wir­ken, soll­ten Fir­men­chefs mit­hilfe eines Exper­ten klä­ren. „Wir emp­feh­len jedem, der mit einer elek­tro­ni­schen Regis­trier­kasse arbei­tet, ein Gespräch mit dem Steu­er­be­ra­ter“, unter­streicht des­halb Lothar Herr­mann, Prä­si­dent der Steu­er­be­ra­ter­kam­mer Hes­sen.

Anfor­de­rung ist zu erfül­len

Der kann plötz­li­che Geset­zes­än­de­run­gen nicht ahnen – aber er weiß, wie dar­auf zu reagie­ren ist. So ärger­lich über­ra­schende Neu­re­ge­lun­gen auch sein mögen, sie sind zu beach­ten. Mit dem Ein­satz einer seit Januar ver­pflich­ten­den Lösung zu war­ten und spä­ter ein Sys­tem zu kau­fen, das die ab 2020 gel­ten­den Vor­ga­ben erfüllt, ist keine Option. Ent­deckt der Betriebs­prü­fer beim nächs­ten Besuch eine ver­al­tete Kasse, sind bes­ten­falls hohe Zuschät­zun­gen fäl­lig. Zudem ist noch nicht abseh­bar, wann die detail­lier­ten Anfor­de­run­gen in Sachen Mani­pu­la­ti­ons­si­cher­heit fest­ste­hen.

Klar ist nur, was sich grund­sätz­lich ändert. Ein Sicher­heits­zer­ti­fi­kat für elek­tro­ni­sche Kas­sen soll Ver­än­de­run­gen an Auf­zeich­nun­gen im Nach­hin­ein aus­schlie­ßen.

„Das Stich­wort ist ‚Unver­än­der­bar­keit‘“, so Herr­mann. Die zer­ti­fi­zierte tech­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung könnte ein Modul, ein Spei­cher­stick, eine digi­tale Schnitt­stelle sein. Bis Mitte 2017, heißt es in Ber­lin, bestimmt das Bun­des­amt für Sicher­heit in der Infor­ma­ti­ons­tech­nik, was das Zer­ti­fi­kat beinhal­tet. „Über­gangs­fris­ten für die erfor­der­li­chen Inves­ti­tio­nen in neue Kas­sen­sys­teme sind daher von gro­ßer Bedeu­tung“, sagt Clau­dia Kalina-Kerschbaum, Geschäfts­füh­re­rin der Bun­des­steu­er­be­ra­ter­kam­mer. „Wir begrü­ßen die im Regie­rungs­ent­wurf vor­ge­se­hene Rege­lung.“ Sie sollte aber ein­fa­cher wer­den. Unter­neh­mer, die von 2010 bis 2016 eine bau­art­be­dingt nicht auf­rüst­bare Kasse ange­schafft haben, dür­fen sie bis Ende 2021 nut­zen. Alle ande­ren brau­chen bereits ab 1. Januar 2020 ein neues Gerät mit zer­ti­fi­zier­ter tech­ni­scher Sicher­heits­ein­rich­tung. „Es kann dadurch zu Miss­ver­ständ­nis­sen kom­men, weil unter­schie­den wer­den muss, ob die Kasse bau­art­be­dingt auf­rüst­bar ist oder nicht“, warnt Kalina-Kerschbaum.

Bald droht Kas­sen-Nach­schau

Unmiss­ver­ständ­lich sind schon jetzt die Prüf­mög­lich­kei­ten des Fis­kus in Form der Kas­sen-Nach­schau. Ab 2018 kann ein Mit­ar­bei­ter des Finanz­amts unan­ge­kün­digt zu den übli­chen Öff­nungs­zei­ten ins Geschäft kom­men und die Kas­sen­füh­rung inspi­zie­ren – com­pu­ter­ge­stützte Sys­teme wie auch Regis­trier- und offene Laden­kas­sen. Er darf Kas­sen­bü­cher, Auf­zeich­nun­gen sowie rele­vante Orga­ni­sa­ti­ons­un­ter­la­gen sehen und elek­tro­ni­sche Daten über die digi­tale Schnitt­stelle abru­fen oder auf Daten­trä­ger abspei­chern las­sen. „Unter­neh­mer soll­ten gegen­über dem Finanz­amt auch jeder­zeit erklä­ren kön­nen, wie ihre elek­tro­ni­sche Kasse pro­gram­miert ist“, rät Herr­mann.

Wenig Auf­wand haben mit den Anfor­de­run­gen wohl Betriebe, die im grö­ße­ren Ver­bund arbei­ten. „Unsere Kas­sen sind direkt mit unse­rer Zen­trale ver­bun­den, wir erhal­ten regel­mä­ßig Updates“, sagt Ursula Wintgens, die die Rewe Wintgens OHG in Ber­gisch Glad­bach führt. „Ich gehe nicht davon aus, dass wir in den nächs­ten Jah­ren teuer inves­tie­ren müs­sen.“ Das sollte aber ebenso mit dem Steu­er­be­ra­ter geprüft wer­den wie der mög­li­che Ver­zicht auf eine elek­tro­ni­sche Kasse. Markt­händ­ler oder Betrei­ber offe­ner Ver­kaufs­stel­len mögen dies als Alter­na­tive betrach­ten. Doch ist zu erwar­ten, dass Unter­neh­men mit offe­nen Laden­kas­sen schär­fer kon­trol­liert wer­den. Zudem erfor­dert dies hohen Auf­wand und eine durch­dachte Orga­ni­sa­tion: Täg­lich müsste der Fir­men­chef dem Kas­sen­be­richt ein Zähl­pro­to­koll über den Kas­sen­be­stand bei­fü­gen. Bar­ge­schäfte machen eben immer irgend­wie Arbeit.

Hin­ter­grund

Das müs­sen Sie zum Thema Kasse wis­sen

AUF­BE­WAH­RUNGS­PFLICHT: Seit Jah­res­be­ginn müs­sen elek­tro­ni­sche Kas­sen­sys­teme detail­lierte Ver­kaufs­da­ten unver­än­der­bar spei­chern. Die Infor­ma­tio­nen müs­sen bei Prü­fun­gen abruf­bar sein.

MANI­PU­LA­TI­ONS­SI­CHER­HEIT: Elek­tro­ni­sche Kas­sen­sys­teme sol­len ab spä­tes­tens 2022 zusätz­lich eine „zer­ti­fi­zierte Sicher­heits­ein­rich­tung“ haben. Die tech­ni­schen Details wer­den noch ent­wi­ckelt.

ALT­SYS­TEME: Sind die Anfor­de­run­gen nicht erfüllt, wird die Kas­sen­füh­rung bei der Betriebs­prü­fung wahr­schein­lich bean­stan­det. Ein­nah­men wer­den geschätzt, Zusatz­prü­fun­gen ver­an­lasst.

AUS­NAH­MEN: Das Finanz­amt unter­schei­det nicht nach Bran­chen oder Betriebs-grö­ßen. Jedes Kas­sen­sys­tem muss die jeweils gel­ten­den Anfor­de­run­gen voll­stän­dig erfül­len.

ALTER­NA­TI­VEN: Wer statt der elek­tro­ni­schen Regis­trier­kasse eine offene Laden­kasse nutzt, muss mit häu­fi­ge­ren sowie inten­si­ve­ren Prü­fun­gen und even­tu­ell Schät­zun­gen rech­nen.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 01/2017

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