Fachartikel & News

Digi­ta­ler Nach­lass – gut geord­net, sicher ver­wahrt

Im Zeit­al­ter von Inter­net, Cloud-Com­pu­ting und Co. sollte für jedes Unter­neh­men neben dem übli­chen auch ein digi­ta­ler Not­fall­kof­fer gepackt wer­den. Wenn der Fir­men­chef dann aus­fällt, bleibt sein Unter­neh­men trotz­dem hand­lungs­fä­hig.

Text: Harald Klein


Peter Röhm setzt auf Risi­ko­streu­ung – daher ver­tei­len sich die Infor­ma­tio­nen zu Web­sites oder Accounts sei­ner Firma sowie den Pass­wör­tern auf meh­rere Mit­ar­bei­ter. „Sie sind im stän­di­gen Zugriff der Admi­nis­tra­to­ren und doku­men­tiert, Zugangs­rechte haben wir genau defi­niert“, so der Geschäfts­füh­rer der Röhm Typo­fac­tory Mar­ke­ting GmbH im würt­tem­ber­gi­schen Sin­del­fin­gen, die rund 30 Mit­ar­bei­ter zählt und zum Röhm Ver­lag gehört. So bleibt der Betrieb hand­lungs­fä­hig, falls zen­trale Funk­ti­ons­trä­ger oder der Chef nicht ver­füg­bar sind: „Mit etwas Ein­ar­bei­tung kann jeder Nach­fol­ger über­neh­men.“ Für die drei Unter­neh­men der Röhm-Fir­men­gruppe ist die IT über­le­bens­wich­tig und hat höchste Prio­ri­tät. Auch für den Fall, dass er selbst aus­fällt und jemand Zugriff auf sen­si­ble Daten pri­va­ter oder geschäft­li­cher Natur benö­tigt, um den Laden am Lau­fen zu hal­ten, hat Röhm vor­ge­sorgt. Er wählte die Fami­li­en­va­ri­ante: „Wir sind drei geschäfts­füh­rende Brü­der, die eng zusam­men­ar­bei­ten, da weiß jeder, was im Not­fall zu tun ist.“

Viele Unter­neh­mer set­zen auf Digi­ta­li­sie­rung. Sie ver­trei­ben Pro­dukte im Web­shop, bestel­len Zube­hör online, suchen Per­so­nal via Xing, schal­ten Wer­bung bei Google, nut­zen E-Ban­king. In der Regel erleich­tert und beschleu­nigt dies die Arbeit. Doch es kann sie erschwe­ren und ver­lang­sa­men – wenn ent­schei­dende Trä­ger des digi­ta­len Know-hows im Betrieb, allen voran der Fir­men­chef, län­ger aus­fal­len und es dafür kei­nen Plan B gibt. Plötz­lich ist der Zugriff auf Fir­men­ac­counts beim Inter­net­pro­vi­der ver­wehrt: Die Web­site lässt sich nicht aktua­li­sie­ren, der Face­book-Auf­tritt nicht bear­bei­ten, kein Geld über­wei­sen.

Trotz die­ser Risi­ken scheint der „digi­tale Not­fall­kof­fer“ bei vie­len Unter­neh­mern noch nicht popu­lär zu sein, hat Mario Mar­tini beob­ach­tet. „Das mag damit zusam­men­hän­gen, dass Inter­net­nut­zer gene­rell nur sel­ten ihr soge­nann­tes digi­ta­les Erbe orga­ni­sie­ren, also fest­le­gen, wer nach ihrem Tod auf Accounts, elek­tro­ni­sche Daten und Ver­trags­be­zie­hun­gen zugrei­fen darf und was damit gesche­hen soll“, so der Pro­fes­sor für Ver­wal­tungs­wis­sen­schaft, Staats­recht, Ver­wal­tungs­recht und Euro­pa­recht an der Uni Speyer.

Gesetz­li­che Rege­lun­gen feh­len

Immer­hin 93 Pro­zent der Inter­net­nut­zer haben nach einer Stu­die des Bran­chen­ver­bands BIT­KOM ihren digi­ta­len Nach­lass nicht gere­gelt. „Bei klei­nen Unter­neh­men, wo viele Dinge aus­schließ­lich Chef­sa­che sind, kann es fatale Fol­gen haben, wenn bei­spiels­weise nicht fest­ge­legt ist, wer beim Tod des Fir­men­chefs die Zugriffs­rechte für des­sen Accounts, Smart­phone und seine Mails besitzt“, warnt Mar­tini. Schnell gehen etwa Auf­träge ver­lo­ren, weil Fris­ten dann nicht ein­ge­hal­ten wer­den.

Zusätz­lich erschwert wird der Zugriff von Drit­ten auf das digi­tale Erbe eines Unter­neh­mens durch die unklare recht­li­che Situa­tion, denn es fehlt hier an ein­deu­ti­gen Rege­lun­gen für den Umgang mit Zugangs­da­ten zu Accounts sowie den dort gespei­cher­ten Daten. „Was die Ver­mö­gens­werte betrifft, ist off­line wie online klar gere­gelt, dass sie auf die Erben über­ge­hen“, erklärt Mar­tini, der sich seit Lan­gem inten­siv mit dem Thema beschäf­tigt. „Schwie­rig wird es, wenn per­sön­lich­keits­re­le­vante Teile des digi­ta­len Nach­las­ses betrof­fen sind, etwa rein pri­vate E-Mails ohne Ver­mö­gens­be­zug.“ Der Bun­des­ver­band mit­tel­stän­di­sche Wirt­schaft (BVMW) in Ber­lin warnt mit Blick auf den E-Mail-Account, dass eine rein erbrecht­li­che Ein­ord­nung mit dem Fern­mel­de­ge­heim­nis kol­li­diere und das post­mor­tale Per­sön­lich­keits­recht nicht auf die Erben über­gehe.

Accounts wer­den her­ren­los

Auch für das Löschen von digi­ta­len Spu­ren feh­len ein­deu­tige und ver­bind­li­che Vor­schrif­ten. Grund­sätz­lich müsste kein Inter­net­dienst den Erben den Zugang zu einem Konto gewäh­ren, selbst wenn diese einen Erb­schein und die Ster­be­ur­kunde vor­le­gen. Man­che Anbie­ter löschen Kon­ten, wenn diese eine gewisse Zeit inak­tiv gewe­sen sind und sich kein Erbe mel­det.

Andere ver­setz­ten den Account in einen Gedenk­sta­tus. Mitt­ler­weile gibt es sogar Dienst­leis­ter, die den digi­ta­len Nach­lass regeln. „Doch die­ser Ser­vice ist zum einen häu­fig kos­ten­pflich­tig“, betont Mar­tini. „Zum ande­ren erhal­ten die Nach­lass­ver­wal­ter damit Zugriff auf höchst sen­si­ble per­sön­li­che Daten.“ Er emp­fiehlt Unter­neh­mern des­halb, lie­ber recht­zei­tig vor­zu­sor­gen: Geräte sowie Accounts auf­lis­ten, Pass­wör­ter notie­ren, Zugriffs­rechte defi­nie­ren, even­tu­ell eine Ver­trau­ens­per­son mit ent­spre­chen­den Voll­mach­ten aus­stat­ten. „Am bes­ten auf­ge­ho­ben sind die Doku­mente im Safe beim Tes­ta­ment oder bei einem Notar oder Rechts­an­walt.“ Es muss aber beach­tet wer­den, dass Pass­wör­ter aus Sicher­heits­grün­den alle paar Monate zu ändern sind und dass jede Ände­rung in den Nach­lass­un­ter­la­gen ent­spre­chend aktua­li­siert wer­den muss.

„Eine andere Mög­lich­keit ist, Unter­la­gen beim Steu­er­be­ra­ter zu hin­ter­le­gen, weil er gerade bei klei­nen Betrie­ben ein enger Ver­trau­ter ist, der ohne­hin oft kon­sul­tiert wird“, so Roland Klee­mann, Prä­si­dent der Steu­er­be­ra­ter­kam­mer Ber­lin. Aus der Pra­xis weiß er, was feh­lende Weit­sicht eines Fir­men­chefs im Umgang mit dem digi­ta­len Nach­lass anrich­ten kann. „Weil nach dem Tod des Inha­bers kei­ner auf seine Accounts und Daten zugrei­fen konnte, wurde schon die Abwick­lung von Betrie­ben unnö­tig ver­zö­gert.“ Dar­un­ter lei­den auch die Mit­ar­bei­ter. Klee­mann rät, Check­lis­ten zu erstel­len und sie abzu­ar­bei­ten sowie regel­mä­ßig zu aktua­li­sie­ren. „Man­che Ver­lage bie­ten für die­sen Fall auch hilf­rei­che Vor­dru­cke.“

Klare Ver­fü­gun­gen sind wich­tig

Simon Huck hat einen Vor­druck für pri­vate Zwe­cke genutzt und mit dem Tes­ta­ment hin­ter­legt. Geschäft­lich muss der Chef der Münch­ner E-Com­merce-Agen­tur Cyber­day GmbH ohne­hin vor­sor­gen. „Unsere Com­pli­ance-Vor­ga­ben erfor­dern ein strik­tes Pass­wort­ma­nage­ment.“ Seit einem Jahr hat Huck zudem einen Mit­ge­schäfts­füh­rer. Hand­lungs­fä­hig­keit und Fort­be­stand der Firma, die 15 Mit­ar­bei­ter zählt, sind damit nicht mehr nur an seine Per­son geknüpft. Mit der Neu­ge­stal­tung der Geschäfts­füh­rung hat Huck alle pri­va­ten Daten aus Geschäfts­com­pu­ter und Dienst-Smart­phone ver­bannt. Aus eige­ner Erfah­rung rät er dies jedem Unter­neh­mer, der seine Geräte beruf­lich wie pri­vat nutzt: „Wer hier strikt nach pri­va­tem und geschäft­li­chem Gebrauch trennt, kann sei­nen digi­ta­len Nach­lass viel ein­fa­cher regeln.“


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 01/2017

This is a unique website which will require a more modern browser to work! Please upgrade today!