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GoBS, GoBD, GDPdU: ein­fach erklärt

Seit dem 1. Januar 2002 kann die Finanz­ver­wal­tung inner­halb einer Außen­prü­fung auf Fir­men-EDV zugrei­fen. Betriebs­prü­fer haben somit das Recht, gespei­cherte Daten ein­zu­se­hen und die steu­er­rele­van­ten Daten auf einem Daten­trä­ger zu ver­lan­gen. Prak­tisch erfolgt damit nahezu jede Betriebs­prü­fung digi­tal.


Die Rechts­grund­la­gen zur digi­ta­len Betriebs­prü­fung fin­den sich in den §§ 146 und 147 der Abga­ben­ord­nung. Prä­zi­siert wer­den die Vor­schrif­ten durch Ver­wal­tungs­vor­schrif­ten, die vom Bun­des­mi­nis­te­rium der Finan­zen (BMF) erlas­sen wer­den. In die­sem Zusam­men­hang tau­chen immer wie­der die Begriffe GoBS, GoBD und GDPdU auf, die in die­sem Arti­kel ver­ständ­lich dar­ge­stellt wer­den.

GDPdU

GDPdU steht für „Grund­sätze zum Daten­zu­griff und zur Prüf­bar­keit digi­ta­ler Unter­la­gen“. Das BMF hat mit der GDPdU in einer Ver­wal­tungs­an­wei­sung vom 16. Juli 2001 die Rechts­nor­men aus der Abga­ben-ord­nung und dem Umsatz­steu­er­ge­setz zur digi­ta­len Auf­be­wah­rung von Buch­hal­tun­gen, Buchungs­be­le­gen und Rech­nun­gen kon­kre­ti­siert.

Die GDPdU regel­ten ins­be­son­dere den Umfang und die Art des Zugriffs auf steu­er­lich rele­vante digi­ta­li­sierte Daten, die Mit­wir­kungs­pflich­ten Steu­er­pflich­ti­ger bei Betriebs­prü­fun­gen und die Auf­be­wah­rung und Archi­vie­rung von Unter­la­gen. Nach den GDPdU konnte ein Betriebs­prü­fer für den Zugriff auf Daten zwi­schen dem unmit­tel­ba­ren Lese­zu­griff, dem mit­tel­ba­ren Zugriff über Aus­wer­tun­gen und der Daten­trä­ger­über­las­sung in ver­schie­de­nen For­ma­ten wäh­len. Die GDPdU wur­den durch die GoBD zum
1. Januar 2015 abge­löst.

GoBS

Bei den GoBS han­delt es sich um „Grund­sätze ord­nungs­mä­ßi­ger DV-gestütz­ter Buch­füh­rungs­sys­teme“. Auch hier­bei han­delt es sich um eine vom BMF am 7. Novem­ber 1995 bekannt gege­bene Ver­wal­tungs­an­wei­sung, wel­che die Grund­sätze ord­nungs­ge­mä­ßer Buch­füh­rung im Hin­blick auf die DV-Buch­füh­rung prä­zi­sierte.

Die GoBS stell­ten eine Erläu­te­rung zum Han­dels­ge­setz­buch und zur Abga­ben­ord­nung im Hin­blick auf die ord­nungs­mä­ßige Behand­lung von elek­tro­ni­schen Doku­men­ten dar. Sie regel­ten ins­be­son­dere die Behand­lung auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ger Daten und Belege in elek­tro­ni­schen Buch­füh­rungs-sys­te­men sowie in daten­si­che­ren Doku-men­ten­ma­nage­ment- und revi­si­ons­si­che­ren Archiv­sys­te­men. Zudem behan­del­ten sie ver­schie­dene Ver­fah­rens­tech­ni­ken wie Scan­nen und Daten­über­nahme.

Von beson­de­rer Bedeu­tung war das soge­nannte interne Kon­troll­sys­tem (IKS). Die GoBS ent­hiel­ten Vor­ga­ben für die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion, die zum Nach­weis des ord­nungs­mä­ßi­gen Betriebs des Sys­tems erfor­der­lich war. Auch die GoBS wur­den durch die GoBD zum 1. Januar 2015 abge­löst.

GoBD

Das BMF hat am 14. Novem­ber 2014 die GoBD ver­öf­fent­licht. Die „Grund­sätze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff“ regeln die for­ma­len Anfor­de­run­gen an die Buch­füh­rung und die Auf­be­wah­rung von steu­er­recht­lich rele­van­ten elek­tro­ni­schen Daten und Papier­do­ku­men­ten unter Bezug auf die Grund­sätze ord­nungs­mä­ßi­ger Buch­füh­rung.

Zudem ent­hal­ten die GoBD Regeln zum elek­tro­ni­schen Daten­zu­griff der Finanz­ver­wal­tung inner­halb von Außen­prü­fun­gen.
Durch die GoBD tritt keine Ände­rung der mate­ri­el­len Rechts­lage bezie­hungs­weise der Ver­wal­tungs­auf­fas­sung ein. Ledig­lich die all­ge­mei­nen Anfor­de­run­gen an die ord­nungs­mä­ßige EDV-gestützte Buch­füh­rung wur­den näher aus­ge­führt. Zu den Inhal­ten der GoBD gehö­ren ins­be­son­dere

  • die Anfor­de­run­gen zur Füh­rung von Büchern und Auf­zeich­nun­gen auf­grund steu­er­recht­li­cher Buch­füh­rungs- und Auf­zeich­nungs­pflich­ten und außer­steu­er­li­chen Buch­füh­rungs- und Auf­zeich­nungs­pflich­ten, soweit diese für die Besteue­rung von Bedeu­tung sind;
  • die Auf­be­wah­rung von steu­er­li­chen und außer­steu­er­li­chen Büchern und Auf­zeich­nun­gen sowie
  • die Auf­be­wah­rung von Unter­la­gen zu Geschäfts­vor­fäl­len und zu deren Ver­ständ­nis oder Über­prü­fung vor­ge­schrie­be­ner Auf­zeich­nun­gen.

Des Wei­te­ren ent­hält das Schrei­ben erläu­ternde Aus­füh­run­gen zur Ver­ant­wort­lich­keit für die Füh­rung elek­tro­ni­scher Auf­zeich­nun­gen und Bücher sowie zu all­ge­mei­nen Anfor­de­run­gen wie

  • den Grund­sät­zen der Nach­voll­zieh­bar­keit, Nach­prüf­bar­keit, Wahr­heit, Voll­stän­dig­keit, Rich­tig­keit und dem Beleg­we­sen (Beleg­funk­tion), der Auf­zeich­nung der Geschäfts­vor­fälle, dem inter­nen Kon­troll­sys­tem (IKS), der Daten­si­cher­heit, der elek­tro­ni­schen Auf­be­wah­rung von Geschäfts­un­ter­la­gen, dem Daten­zu­griff und der Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion zur Nach­voll­zieh­bar­keit und Nach­prüf­bar­keit sowie
  • Fra­gen der Zer­ti­fi­zie­rung und Soft­ware-Testate.

Die GoBD sind pro­zess­ori­en­tiert auf­ge­baut und fol­gen dem Ver­bu­chungs­pro­zess, also dem Ablauf der buch­füh­rungs­pflich­ti­gen Trans­ak­tio­nen im Unter­neh­men. Zuerst wer­den die all­ge­mei­nen Anfor­de­run­gen und die gesetz­li­chen Rege­lun­gen dar­ge­stellt. Dar­auf fol­gen Aus­füh­run­gen zur kor­rek­ten Erfas­sung der Geschäfts­vor­fälle in zeit­li­cher Rei­hen­folge und sach­li­cher Ord­nung, Kon­trolle, Daten­si­cher­heit, Unver­än­der­bar­keit, Auf­be­wah­rung, Nach­voll­zieh­bar­keit und Daten­zu­griff.

Die GoBD sind von allen Buch­füh­rungs- bezie­hungs­weise Auf­zeich­nungs­pflich­ti­gen zu beach­ten. Ihre Anwen­dung beschränkt sich daher nicht nur auf Sys­teme der dop­pel­ten Buch­füh­rung. Es sind aus­drück­lich auch die steu­er­li­chen Auf­zeich­nungs­pflich­ten ein­ge­schlos­sen. Auch Unter­neh­men, die eine Ein­nah­men­über­schuss­rech­nung erstel­len müs­sen, sind betrof­fen. Dar­über hin­aus bezie­hen sich die GoBD auch auf Vor- und Neben­sys­teme der Finanz­buch­füh­rung wie z. B. Mate­rial- und Waren­wirt­schaft, Lohn­ab­rech­nung und Zeit­er­fas­sung.


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