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Beschaf­fung – so gibt es mehr fürs Geld

Online­shop­ping von Ver­brauchs­ma­te­ria­lien ver­spricht weni­ger Auf­wand und Kos­ten. Aber im Ein­kauf spie­len auch Ser­vice und Ver­trags­de­tails eine große Rolle. Oft ist der Bezug über Ver­bund­grup­pen oder vom Händ­ler vor Ort immer noch die beste Wahl.

Text: Harald Klein


Alex­an­der Buschle hält die SDN Prä­zi­si­ons­tech­nik GmbH auf Expan­si­ons­kurs. Ein Umsatz­plus von 25 Pro­zent mel­dete der Zulie­fe­rer der Auto­mo­bil-, Maschi­nen­bau-, Medi­zin­tech­nik- sowie Luft- und Raum­fahrt­in­dus­trie für 2015. Rund 30 eigene Mit­ar­bei­ter beschäf­tigt der Betrieb im würt­tem­ber­gi­schen Den­kin­gen. Dazu kom­men 15 behin­derte Beschäf­tigte der Lebens­hilfe Rott­weil, mit der SDN koope­riert. Gefer­tigt wur­den im ver­gan­ge­nen Jahr federnde Druck­stü­cke im Wert von rund 3,8 Mil­lio­nen Euro. Damit im Kern­ge­schäft alles rei­bungs­los funk­tio­niert, inves­tiert der Fir­men­chef kräf­tig, etwa in ein voll­au­to­ma­ti­sches Lager­sys­tem, um schnel­ler lie­fern zu kön­nen.

Vor­sicht bei teu­ren IT-Anla­gen

An ande­rer Stelle schaut der Maschi­nen­bau­me­cha­ni­ker­meis­ter dafür auf jeden Cent. Der Ein­kauf ein­fa­cher Ver­brauchs­gü­ter läuft bei SDN digi­tal. „Büro­ar­ti­kel wie Papier, Stifte oder Klam­mern bestel­len wir online, Fir­men­ge­schäfts­pa­pier eben­falls“, erklärt Buschle. „Das ist bis zu 30 Pro­zent bil­li­ger als vor Ort.“ Noch mehr spart er bei Papier­tü­chern, Hand­wasch­seife oder Pflas­ter – hier liegt der Online­preis bis zu 60 Pro­zent unter dem im sta­tio­nä­ren Han­del. Selbst­zweck sind Kos­ten­sen­kun­gen aber nicht, ent­schei­dend ist für Buschle das rich­tige Preis-Leis­tungs-Ver­hält­nis. Rech­ner, Dru­cker oder Ser­ver etwa ordert er nicht via Inter­net, son­dern beim Spe­zia­lis­ten vor Ort mit einem Lea­sing- und War­tungs­ver­trag über drei Jahre. „Hier ist der Preis zweit­ran­gig“, betont der Unter­neh­mer. „Wich­ti­ger ist eine stän­dige Ver­füg­bar­keit der EDV, weil wir voll­stän­dig digi­ta­li­siert sind und ein Rech­ner­aus­fall für uns Betriebs­still­stand bedeu­tet.“

Trotz die­ser Ein­schrän­kung: Einen Groß­teil der Büro­ar­ti­kel und Ver­brauchs­gü­ter beschafft die SDN Prä­zi­si­ons­tech­nik GmbH online. Damit befin­det sich der Mit­tel­ständ­ler in guter Gesell­schaft. Der E-Com­merce-Markt boomt, stellte der Han­dels­ver­band Deutsch­land unlängst fest – auch wegen einer stei­gen­den Zahl von gewerb­li­chen Kun­den, die sich attrak­tive Preise frü­her eher über Ein­kaufs­ver­bund, Genos­sen­schaft und spe­zi­elle Fir­men­kun­den­kar­ten im Groß­markt sicher­ten. Für 2015 erwar­tet der Inter­net­han­del einen Umsatz von 42 Mil­li­ar­den Euro.

Aller­dings sollte jeder Fir­men­chef gut über­le­gen, wie sehr er auf Online­be­schaf­fung setzt. „Dabei gilt es, nicht nur auf den Preis zu schauen“, betont Astrid Auer-Reins­dorff, Vor­sit­zende der Arbeits­ge­mein­schaft IT-Recht im Deut­schen Anwalt­ver­ein. „Unter­neh­mer haben weni­ger Rechte als Ver­brau­cher und kön­nen in teure Ver­trags­fal­len tap­pen.“ Stich­wort Wider­rufs­recht: Ver­brau­cher kön­nen online bestellte Ware ohne Angabe von Grün­den inner­halb von 14 Tagen zurück­sen­den, Fir­men­kun­den nicht. „Man­che Händ­ler gewäh­ren zwar ein soge­nann­tes Rück­nah­me­recht, um für Gewer­be­kun­den attrak­tiv zu sein“, weiß Auer. Die Frist beträgt dann 14 bis 30 Tage. Im Unter­schied zu Pri­vat­leu­ten könn­ten Unter­neh­mer ein Pro­dukt aber nicht auf Taug­lich­keit und Gefal­len prü­fen: „Sie dür­fen die Ware nur ein­wand­frei und unbe­nutzt zurück­ge­ben.“

Weni­ger Recht für Unter­neh­mer

Ledig­lich bei Män­geln ist Fir­men­kun­den eine Rück­sen­dung der Ware ohne die ent­spre­chende Klau­sel erlaubt, dann aller­dings müs­sen sie sich beei­len: „Unver­züg­lich nach Ablie­fe­rung durch den Ver­käu­fer“, so heißt es im Para­graf 377 Han­dels­ge­setz­buch, müsse eine Lie­fe­rung unter­sucht, ein sofort erkenn­ba­rer Man­gel beim Ver­käu­fer gemel­det und eine Min­de­rung des Prei­ses oder eine Rück­gabe ver­langt wer­den. Kon­kret bedeu­tet das: Der Abneh­mer muss äußer­lich beschä­digte Lie­fe­run­gen sofort zurück- und auf Män­gel bin­nen zwei bis drei Tagen hin­wei­sen. Nur ein im Gebrauch ent­deck­tes Pro­blem kann noch in der Ver­jäh­rungs­frist von zwei Jah­ren moniert wer­den. Für Fir­men­kun­den aller­dings dür­fen Ver­käu­fer diese Frist auf ein Jahr hal­bie­ren. Nur der genaue Blick in die AGB des Online­shops kann also vor einer teu­ren Über­ra­schung schüt­zen. Bei IT-Anla­gen gibt es einen wei­te­ren Trick: Die Risi­ken las­sen sich hier mini­mie­ren, indem Hard- und Soft­ware zusam­men gekauft wird. „In die­sem Fall haf­tet der Lie­fe­rant dafür, dass die Anlage ins­ge­samt funk­tio­niert“, erläu­tert Exper­tin Auer. „Die in der Pra­xis häu­fige Schuld­zu­wei­sung zwi­schen Hard­ware- und Soft­ware­an­bie­ter funk­tio­niert dann nicht.“

Ein­kauf im Ver­bund geht immer

Wer sich weder mit recht­li­chen und tech­ni­schen Details noch mit Preis­re­cher­chen im Inter­net beschäf­ti­gen will, sollte wei­ter auf den gemein­sa­men Ein­kauf set­zen. Spe­zi­elle Platt­for­men wen­den sich an Mit­tel­ständ­ler, die in ver­wand­ten Bran­chen ope­rie­ren oder große Men­gen ähn­li­cher Pro­dukte benö­ti­gen. Über die EMV-Profi Sys­tem­zen­trale GmbH & Co. KG im ost­west­fä­li­schen Lage etwa, füh­rende Ver­bund­gruppe für selbst­stän­dige Unter­neh­mer der Heim­wer­ker­bran­che, bün­deln gut 360 Bau­be­triebe sowie Bau- und Gar­ten­märkte ihre Bestel­lun­gen. Der gemein­same Ein­kauf samt Bera­tung bei­spiels­weise zur Preis­ge­stal­tung und Wer­bung vor Ort durch die Zen­trale ver­schafft ihnen güns­ti­gere Kon­di­tio­nen bei Pro­duk­ten und Dienst­leis­tun­gen sowie Know-how für das All­tags­ge­schäft.

Bera­tung gehört zum Kon­zept

Gene­rell sind vor allem genos­sen­schaft­lich orga­ni­sierte Ein­kaufs- und Koope­ra­ti­ons­ge­mein­schaf­ten sehr gefragt, die dem Mit­tel­stands­ver­bund in Ber­lin ange­hö­ren, frü­her als Zen­tral­ver­band Gewerb­li­cher Ver­bund­grup­pen (ZGV) bekannt. Die Grup­pen sind in fast 50 Bran­chen aktiv, dazu zäh­len im Han­del Rewe und Edeka, im Hand­werk Bäko oder Dach­de­cker­ein­kauf sowie im Dienst­leis­tungs­be­reich DATEV.

Die ange­schlos­se­nen Betriebe set­zen 490 Mil­li­ar­den Euro um. „Koope­ra­tion bedeu­tet weit mehr als güns­ti­gen Ein­kauf“, betont Lud­wig Velt­mann, Haupt­ge­schäfts­füh­rer des Mit­tel­stands­ver­bunds in Ber­lin. „Heute ist Mul­tich­an­nel das Stich­wort: Waren­be­zug, Prä­sen­ta­tion, Gestal­tung der Ver­kaufs­räume und umfas­sende Bera­tung gehö­ren zum gesamt­heit­li­chen Kon­zept.“ Bei Bäko, der Ver­bund­gruppe für Bäcker und Kon­di­to­ren, gibt es neben Back­mit­teln den ener­gie­ef­fi­zi­en­ten Back­ofen, die pas­sende Laden­aus­stat­tung sowie das rich­tige Rei­ni­gungs­mit­tel. „Auch bei den zuneh­mend stren­ge­ren Lebens­mit­tel­vor­schrif­ten hilft Bäko, indem sie infor­miert und Tipps zur Ver­wen­dung sowie eine Angabe der Inhalts­stoffe lie­fert“, so Velt­mann. Zudem seien Ver­bund­grup­pen durch ihre beson­dere Kon­struk­tion sehr inter­es­sant: „Sie sind als Genos­sen­schaft nicht an Gewinn­ma­xi­mie­rung ori­en­tiert und schüt­ten ihren Ertrag zu gro­ßen Tei­len an die Mit­glie­der aus, die dadurch noch ein­mal pro­fi­tie­ren.“

Gute Kon­di­tio­nen aus­han­deln

Wer genau weiß, was er will, kann im Ein­kauf auch als Solist viel her­aus­ho­len. Dirk Schweg­ler in Fell­bach bei Stutt­gart bestellt prin­zi­pi­ell vor Ort. „Mir ist wich­tig, orts- und regio­nal­be­zo­gen zu kau­fen“, sagt der Maler­meis­ter, der mit 15 Mit­ar­bei­tern gut eine Mil­lion Euro Jah­res­um­satz erzielt. „Auch, da die Händ­ler meine jet­zi­gen oder künf­ti­gen Kun­den sind.“ Er posi­tio­niert sich im direk­ten Gespräch als ver­läss­li­cher Kunde und han­delt gute Rah­men­be­din­gun­gen aus. Die Erfah­run­gen sind posi­tiv. Büro­ma­te­rial wie Dru­cker­kar­tu­schen, Papier oder Stifte etwa lie­fert sein Händ­ler direkt in den Betrieb. „Für die am häu­figs­ten bestell­ten Arti­kel ver­ein­ba­ren wir den Preis jähr­lich neu“, so Schweg­ler. Das lohnt sich auch finan­zi­ell: Er zahlt fünf bis acht Pro­zent weni­ger als bei Online­be­stel­lun­gen.

In bestimm­ten Berei­chen aber würde der Fir­men­chef trotz theo­re­ti­scher Ein­spar­mög­lich­kei­ten nie das Risiko ein­ge­hen, dass etwas nicht klappt: Für die IT-Anlage mit drei PCs ver­lässt er sich – ebenso wie SDN-Geschäfts­füh­rer Alex­an­der Buschle – auf einen Fach­mann in der Nähe. Der spielt Updates auf, küm­mert sich um den Ser­ver und ist bei Pro­ble­men inner­halb eines hal­ben Tages im Betrieb.

Beschaf­fungs­stra­te­gie

Auf diese Beson­der­hei­ten soll­ten Sie beim Ein­kauf ach­ten

ONLINE­HÄND­LER: eig­nen sich für viele Büro­ar­ti­kel oder Ver­brauchs­gü­ter und bie­ten sehr güns­tige Kon­di­tio­nen. Stu­die­ren Sie die AGB und ach­ten Sie dar­auf, ob der Shop ein kos­ten- oder por­to­freies Rück­sen­de­recht ein­räumt und ob die Gewähr­leis­tungs­frist zwei Jahre beträgt. Unter­su­chen Sie die Ware beim Ein­gang und geben Sie dem Zustel­ler beschä­digte Teile wie­der mit.

LOKALE EIN­ZEL­HÄND­LER: las­sen bei den Kon­di­tio­nen mit sich reden, wenn das Gespräch gut vor­be­rei­tet ist. Wer Ver­gleichs­preise recher­chiert hat, kann Rah­men­ver­träge zu ähn­lich guten Kon­di­tio­nen wie bei Online­händ­lern abschlie­ßen. Sinn­voll ist der Ein­kauf vor Ort vor allem bei Pro­duk­ten, die spä­ter Ser­vice und War­tung erfor­dern. Wer IT-Anla­gen und Soft­ware zusam­men beschafft, erhält oft eine bes­sere Gewähr­leis­tung als bei getrenn­ter Bestel­lung.

VER­BUND­GRUP­PEN: oder Ein­kaufs­ge­nos­sen­schaf­ten bekom­men wegen ihres hohen Order­vo­lu­mens bes­sere Kon­di­tio­nen als ein­zelne Kun­den und geben die­sen Preis­vor­teil größ­ten­teils an ihre Mit­glie­der wei­ter. Außer­dem kön­nen Genos­sen­schaf­ten ihre Mit­glie­der beim Ein­kauf gut bera­ten, weil sie Eigen­hei­ten und Anfor­de­run­gen der Bran­che bezie­hungs­weise des Unter­neh­mens berück­sich­ti­gen. Mehr Infor­ma­tio­nen gibt es unter www​.mit​tel​stands​ver​bund​.de.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 01/2016

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