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Erset­zen­des Scan­nen – ab in die Ablage P

Das Finanz­amt bil­ligt elek­tro­ni­sches Archi­vie­ren. Unter­neh­mer kön­nen Doku­mente scan­nen und das Ori­gi­nal ent­sor­gen – wenn sie die Vor­ga­ben des Fis­kus beach­ten.

Text: Eva-Maria Neu­thin­ger


Für Jens Ris­tedt gehö­ren elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen zum Tages­ge­schäft. „Wir erhal­ten viele Rech­nun­gen per Mail, die wir sepa­rat spei­chern und archi­vie­ren.“ Zu kämp­fen hat der Inha­ber der Ris­tedt City Mode­haus GmbH in Bre­men vor allem damit, dass Dateien an die zen­trale Mail­adresse gehen: „Das erschwert die Wei­ter­ver­ar­bei­tung, weil wir intern erst den rich­ti­gen Adres­sa­ten ermit­teln müs­sen“, klagt Ris­tedt – diese Suche nimmt bei dem Ein­zel­händ­ler oft viel Zeit in Anspruch. Aber grund­sätz­lich ist der Umgang mit digi­ta­len Doku­men­ten ein­fach und ein­ge­spielt.

Unter­la­gen ein­scan­nen

Ein­ge­spielt ist auch der Umgang mit Rech­nun­gen, die auf Papier ankom­men – nur ist es hier nicht ganz so ein­fach. Die Schrei­ben wer­den in der Buch­hal­tung bear­bei­tet und anschlie­ßend abge­legt, wie es seit jeher Usus ist, sagt Ris­tedt: „Wir archi­vie­ren klas­sisch in Ord­nern.“ Mit­tel­fris­tig aber will er begin­nen, Papier­be­lege zu scan­nen und den Pro­zess sau­ber zu doku­men­tie­ren. Dadurch könnte er errei­chen, dass nicht nur die Ange­stell­ten und der Steu­er­be­ra­ter mit digi­ta­len Doku­men­ten arbei­ten, son­dern dass zudem statt der auf­wen­di­gen Lage­rung von Akten die Ent­sor­gung der Ori­gi­nale in der Ablage P mög­lich ist – in die­sem Fall einem Akten­ver­nich­ter.

Eröff­net hat sich diese Per­spek­tive, seit die Finanz­be­hör­den das erset­zende Scan­nen akzep­tie­ren. Es besteht aus zwei Säu­len: Beim Scan­nen eines Doku­ments muss exakt sowie lücken­los nach­weis­bar einem genau vor­ge­ge­be­nen Pro­zess gefolgt wer­den. Und dann ist die digi­ta­li­sierte Ver­sion nicht ver­än­der­bar und jeder­zeit abruf­bar in einem revi­si­ons­si­che­ren Archiv auf­zu­be­wah­ren – die Funk­tio­nen bie­ten bereits heute Pro­gramme wie DATEV DMS clas­sic pro oder DATEV Unter­neh­men online. „Das Finanz­amt will jeden Schritt am Doku­ment nach­voll­zie­hen kön­nen“, warnt Chris­tian Michel, Experte beim Deut­schen Steu­er­be­ra­ter­ver­band in Ber­lin, jeden Unter­neh­mer vor einem leicht­fer­ti­gen Umgang mit dem Ver­fah­ren. Nur so sei sicher­zu­stel­len, dass nichts mani­pu­liert wurde. „Andern­falls dür­fen Papier­do­ku­mente nicht ver­nich­tet wer­den“, betont Michel.

Vor­ge­hen doku­men­tie­ren

Wer das erset­zende Scan­nen nut­zen will, sollte also mit dem Steu­er­be­ra­ter ein was­ser­dich­tes Ver­fah­ren ent­wi­ckeln und jedes Detail klä­ren. Bun­des­steu­er­be­ra­ter­kam­mer und Deut­scher Steu­er­be­ra­ter­ver­band haben eine Mus­ter-Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion erar­bei­tet. Auf 19 Sei­ten wer­den mög­li­che Schritte beschrie­ben, von der Beleg­ver­ar­bei­tung im Post­ein­gang über die Prü­fung und Digi­ta­li­sie­rung bis zur Archi­vie­rung. Das Mus­ter ver­deut­licht, was der Fir­men­chef beim rechts­si­che­ren erset­zen­den Scan­nen alles berück­sich­ti­gen muss.

Grund­sätz­lich dür­fen Unter­neh­mer fast alle buchungs­re­le­van­ten Belege elek­tro­nisch ein­le­sen und danach ver­nich­ten, falls das gesamte Scan­ver­fah­ren detail­liert doku­men­tiert wird. Gescannte Doku­mente dür­fen nicht mehr ver­än­dert wer­den und der Ori­gi­nal­zu­stand muss zwei­fels­frei beleg­bar sein. „Der Unter­neh­mer ist daher zunächst ver­pflich­tet, eine ent­spre­chende Orga­ni­sa­ti­ons­an­wei­sung zu erstel­len“, erläu­tert Roland Klee­mann, Prä­si­di­al­mit­glied der Bun­des­steu­er­be­ra­ter­kam­mer. „Sie regelt zum Bei­spiel, wer in der Firma scan­nen darf und wel­che Doku­mente elek­tro­nisch archi­viert wer­den sol­len.“

Wich­tig ist, Dateien nicht nur irgendwo auf der Fest­platte abzu­le­gen. Sie soll­ten getrennt in einem revi­si­ons­si­che­ren Sys­tem gespei­chert wer­den. Dort blei­ben sie gemäß der Auf­be­wah­rungs­frist zehn Jahre und müs­sen – selbst falls sich die IT-Umge­bung ändert –
jeder­zeit aus­zu­wer­ten sein. Was gescannt wurde, darf nicht kopiert wer­den. Jede Rech­nung ist ein­mal zu archi­vie­ren. Wird sie aus­ge­druckt und durch hand­schrift­li­che Anmer­kun­gen ergänzt, etwa wenn der Mit­ar­bei­ter eine Rech­nung kor­ri­giert, muss sie erneut gescannt wer­den. Der Pro­zess sollte nach dem Vier-Augen-Prin­zip kon­trol­liert wer­den. Des­halb soll­ten Dateien beim erset­zen­den Scan­nen nur elek­tro­nisch wei­ter­ver­ar­bei­tet wer­den.

Revi­si­ons­si­cher archi­vie­ren

Ste­hen die Pro­zesse, ist das revi­si­ons­si­chere Archi­vie­ren mit DATEV-Lösun­gen leicht, falls in der Zusam­men­ar­beit mit dem Steu­er­be­ra­ter eine geeig­nete Soft­ware wie DMS clas­sic pro oder eine für das Scan­nen expli­zit zer­ti­fi­zierte Lösung wie Unter­neh­men online genutzt wird und das DATEV-Rechen­zen­trum als Archiv dient. Dann kom­men alle Vor­teile der Digi­ta­li­sie­rung zum Tra­gen, vor allem die schnelle Suche nach Doku­men­ten und ein­fa­che Erle­di­gung von Zah­lun­gen. Experte Michel ist über­zeugt: „Das erset­zende Scan­nen kommt auf­grund der Vor­teile immer öfter zum Ein­satz.“

Auch Bernd Anne­garn will mit­tel­fris­tig digi­tal archi­vie­ren. Die Anne­garn GmbH in Müns­ter ist auf Kälte-, Klima- sowie Geträn­ke­tech­nik spe­zia­li­siert und hat vor allem gewerb­li­che Kun­den. Daher ver­schickt Anne­garn Rech­nun­gen fast nur noch elek­tro­nisch. Trotz­dem hat er wei­ter eini­gen Auf­wand mit Doku­men­ten, die Geschäfts­part­ner auf Papier sen­den: „Wir erhal­ten zahl­rei­che Belege per Post.“ Im erset­zen­den Scan­nen sieht er Chan­cen, spürt aber auch einen gewis­sen Zug­zwang. Er weiß: „Dem wer­den wir uns im Zeit­al­ter der Digi­ta­li­sie­rung sicher nicht ent­zie­hen kön­nen.“

Abschied vom Papier

Die wich­tigs­ten Tipps für das erset­zende Scan­nen

Pro­zess: Arbei­ten darf mit dem erset­zen­den Scan­nen nur, wer orga­ni­sa­to­risch und tech­nisch alles rich­tig macht. Das muss mit dem Steu­er­be­ra­ter bespro­chen und vor­be­rei­tet wer­den. Er sorgt etwa für eine Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tion, die den Anfor­de­run­gen der Finanz­be­hör­den genügt.

Scan­ver­fah­ren: Es muss genau vor­ge­ge­ben sein, wie der Pro­zess abzu­lau­fen hat. Beson­ders wich­tig sind klare Ver­ant­wor­tungs­be­rei­che und Zustän­dig­kei­ten: Wer zeich­net die Rech­nung ab, wer scannt, wer kon­trol­liert, wer archi­viert? Jede Ände­rung der Zustän­dig­kei­ten ist zu notie­ren.

Tech­nik: Für das Finanz­amt ist fest­zu­hal­ten, wel­che Geräte zum Ein­satz kom­men. Die ent­spre­chende Hard- und Soft­ware muss lau­fend so aktua­li­siert bezie­hungs­weise funk­ti­ons­fä­hig gehal­ten wer­den, dass Doku­mente bis zum Ende ihrer Auf­be­wah­rungs­fris­ten jeder­zeit zu öff­nen sind.

Über­prü­fung: Die Zahl der ein­ge­scann­ten Belege muss jeden Tag auf­ge­zeich­net wer­den, die Pro­zess­schritte sind regel­mä­ßig in Stich­pro­ben zu kon­trol­lie­ren. Wich­tig ist, dass Dritte aus Grün­den des Daten­schut­zes kei­nen Zugriff auf die elek­tro­ni­schen Doku­mente haben.

Archi­vie­rung: Unum­gäng­lich ist ein Sys­tem mit getrenn­tem Pfad und eige­nem Spei­cher­ort, das die revi­si­ons­si­chere Ablage der ein­ge­scann­ten Doku­mente sicher­stellt. Ein ein­fa­ches Spei­chern der Dateien in einem Ord­ner auf der Fest­platte reicht kei­nes­falls aus.

Aus­nah­men: Nicht jedes Doku­ment darf gescannt und ent­sorgt wer­den. Urkun­den, Eröff­nungs­bi­lan­zen oder Abschlüsse etwa sind wei­ter­hin im Ori­gi­nal auf­zu­be­wah­ren. Über die Details infor­miert der Steu­er­be­ra­ter.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 01/2016

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