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For­de­rungs­ma­nage­ment: Kei­ner rutscht durchs Ras­ter

Durch Zah­lungs­aus­fälle oder -ver­zö­ge­run­gen kön­nen selbst starke Unter­neh­men in finan­zi­elle Not gera­ten. Ein vor­aus­schau­en­des For­de­rungs­ma­nage­ment mit der pas­sen­den Soft­ware und erfah­re­nen Dienst­leis­tern hilft dabei, die Liqui­di­tät zu sichern.

Text: Eva Mül­ler-Tau­ber


Im Geschäft mit Fir­men­kun­den geht heute wenig ohne groß­zü­gige Zah­lungs­ziele, sie wer­den von Auf­trag­ge­bern zuneh­mend als Finan­zie­rungs­in­stru­ment genutzt. Auch Paul Grei­ne­der, der mit sei­ner Frau Mar­got Esser-Grei­ne­der die Phar­mos Natur Green Luxury GmbH im ober­baye­ri­schen Uffing am Staf­fel­see lei­tet, räumt daher bran­chen­üb­li­che Fris­ten ein. Wer sich aber dar­über hin­aus auf seine Kos­ten zusätz­li­che Liqui­di­tät ver­schaf­fen will und Rech­nun­gen zu spät oder nicht begleicht, hat schlechte Kar­ten. For­de­rungs­ma­nage­ment und Mahn­we­sen des Her­stel­lers von Heil­pflan­zen­kos­me­tik sind straff orga­ni­siert. Ein Com­pu­ter­pro­gramm infor­miert bei Ablauf des Zah­lungs­ziels über nicht begli­chene Rech­nun­gen. „Wir mah­nen säu­mige Schuld­ner sofort, meis­tens ohne vor­her anzu­ru­fen“, sagt Grei­ne­der. „Aus­nah­men machen wir nur bei lang­jäh­ri­gen Kun­den, die wir per­sön­lich ken­nen.“

Neben die­sem kon­se­quen­ten Vor­ge­hen gibt es einen wei­te­ren Grund dafür, dass der Fir­men­chef bis­lang kaum For­de­run­gen über ein Inkas­so­büro oder einen Rechts­an­walt ein­trei­ben musste. Eine soge­nannte Delk­re­de­re­ver­si­che­rung sichert das Unter­neh­men bei Waren­lie­fe­run­gen ins In- und Aus­land für den Fall ab, dass jemand nicht zahlt. Zugleich behält der Kre­dit­ver­si­che­rer die Boni­tät der Auf­trag­neh­mer im Blick und prüft die Zah­lungs­fä­hig­keit mög­li­cher Neu­kun­den. Bei einem nega­ti­ven Ergeb­nis gibt es kei­nen Schutz im Rah­men der Delk­re­de­re­po­lice. Für Grei­ne­der heißt das, keine Geschäfts­be­zie­hung ein­zu­ge­hen: „Wir arbei­ten nur mit Abneh­mern zusam­men, bei denen unser Kre­dit­ver­si­che­rer grü­nes Licht bezüg­lich deren Zah­lungs­fä­hig­keit gege­ben hat.“

FOR­DE­RUNGS­MA­NAGE­MENT

Acht Tipps für den schnel­le­ren Weg zum Geld

Über­prü­fen Sie die Boni­tät, bevor Sie einem Kun­den einen Kre­dit ein­räu­men – und behal­ten Sie diese stets im Blick. Nut­zen Sie dafür jede ver­füg­bare Infor­ma­ti­ons­quelle.

Bie­ten Sie Zah­lungs­an­reize. Durch Skonti sowie über eine enge Kon­takt­pflege errei­chen Sie eher, dass Kun­den Ihre Rech­nun­gen von sich aus früh­zei­tig beglei­chen.

Stel­len Sie Rech­nun­gen zeit­nah. Ver­mei­den Sie dabei for­male Feh­ler, die zu Rekla­ma­tio­nen und so zu berech­tig­ten Ver­zö­ge­run­gen beim Beglei­chen der For­de­rung füh­ren kön­nen.

Opti­mie­ren Sie Ihr Mahn­we­sen. Mah­nen Sie nach einer kur­zen Kulanz­zeit. Prü­fen Sie vor­her akri­bisch, ob alle Leis­tun­gen kom­plett erbracht und alle Buchun­gen erfasst wur­den.

Pla­nen Sie Ihre Liqui­di­tät sorg­fäl­tig. Seien Sie bei erwar­te­ten Zah­lun­gen nicht zu opti­mis­tisch. Klä­ren Sie früh­zei­tig mit der Bank die Finan­zie­rung mög­li­cher Außen­stände.

Set­zen Sie For­de­run­gen mit exter­ner Hilfe durch. Hel­fen Mah­nun­gen nicht wei­ter, soll­ten Sie einen Inkas­so­dienst­leis­ter und einen Rechts­an­walt ein­schal­ten.

Erwä­gen Sie den Abschluss einer Delk­re­de­re­ver­si­che­rung. Sie prüft kon­ti­nu­ier­lich die Boni­tät Ihrer Kun­den und zahlt im ver­ein­bar­ten Rah­men bei For­de­rungs­aus­fäl­len.

Den­ken Sie auch über Fac­to­ring nach. Der For­de­rungs­ver­kauf wird als lang­fris­ti­ges Finan­zie­rungs­in­stru­ment immer inter­es­san­ter. Beim Full-Ser­vice-Fac­to­ring las­sen sich sogar das fir­men­ei­gene Mahn­we­sen sowie das Debi­to­ren­ma­nage­ment out­sour­cen.

Quel­len: Grün­der­zei­ten 08 „For­de­rungs­ma­nage­ment“ des BMWi/Professor Bernd Weiß, Hoch­schule Bochum

Mei­den Sie wenig solide Fir­men

Wer wie Grei­ne­der regel­mä­ßig die Boni­tät der Kun­den prüft, kon­se­quent For­de­run­gen ein­treibt und sich zudem gegen Zah­lungs­aus­fälle absi­chert, mini­miert das Risiko, durch finan­zi­ell ange­schla­gene Fir­men selbst Liqui­di­täts­pro­bleme zu bekom­men. Laut der Aus­wer­tung „Zah­lungs­fä­hig­keit deut­scher Unter­neh­men“ der Bür­gel Wirt­schafts­in­for­ma­tio­nen GmbH & Co. KG in Ham­burg vom Früh­jahr 2015 ber­gen der­zeit 290.000 Betriebe ein sehr hohes Zah­lungs­aus­fall­ri­siko. „Durch For­de­rungs­aus­fälle ent­ste­hen Schä­den in Mil­li­ar­den­höhe“, sagt Geschäfts­füh­rer Nor­bert Sel­lin, „und durch Domi­no­ef­fekte kön­nen wei­tere Unter­neh­men in Schief­lage gera­ten.“

Daher rät Bernd Weiß, detail­lierte Infor­ma­tio­nen zur Boni­tät ein­zu­ho­len, bevor Fir­men ihren Kun­den Zah­lungs­ziele ein­räu­men. „Die beste Vor­sorge gegen Zah­lungs­aus­fälle ist, kri­ti­schen Kan­di­da­ten kei­nen Kre­dit zu gewäh­ren oder mit­un­ter ganz auf ein Geschäft zu ver­zich­ten“, so der Pro­fes­sor für All­ge­meine Betriebs­wirt­schafts­lehre, Finanz­wirt­schaft und Con­trol­ling an der Hoch­schule Bochum, der zudem das Insti­tut für Unter­neh­mens­dia­gnose (InDiag) lei­tet. Und die Rech­nung sollte gestellt wer­den, sobald die Leis­tung erbracht ist – unbe­dingt unter Beach­tung der for­ma­len Details. „Jede Unge­nau­ig­keit in der Rech­nung kann der Kunde nut­zen, um die Zah­lung hin­aus­zu­zö­gern oder zu ver­wei­gern“, warnt Weiß. Wer den Auf­trag­ge­ber kurz vor Ablauf der Zah­lungs­frist tele­fo­nisch frage, ob er mit der Leis­tung zufrie­den sei, schlage zwei Flie­gen mit einer Klappe: „Er holt wert­vol­les Feed­back ein und kann neben­bei dar­auf hin­wei­sen, dass bald die Rech­nung fäl­lig ist.“

Ist das Zah­lungs­ziel über­schrit­ten, sollte spä­tes­tens nach einer Kulanz­wo­che eine schrift­li­che Mah­nung raus­ge­hen. „Damit gerät der Kunde gesetz­lich in Zah­lungs­ver­zug“, so Weiß. Der tritt bei Rech­nun­gen ohne fes­ten Zah­lungs­ter­min sonst auto­ma­tisch 30 Tage nach Ein­gang der Rech­nung beim Kun­den ein. Ab dann muss der Schuld­ner den soge­nann­ten Ver­zugs­scha­den erset­zen. Dazu zäh­len Zin­sen, mög­li­che Anwalts- oder Inkas­s­o­kos­ten sowie gege­be­nen­falls ent­gan­ge­ner Gewinn. Seit Mitte 2014 dür­fen Gläu­bi­ger pau­schal 40 Euro für Mahn­ak­ti­vi­tä­ten ver­lan­gen. Bei guten und lang­jäh­ri­gen Geschäfts­part­nern, so Experte Weiß, emp­fehle sich aber zuerst ein Tele­fo­nat: „So lässt sich leicht her­aus­fil­tern, ob der Abneh­mer nicht zah­len kann oder nicht zah­len will – und es fin­den sich leich­ter Lösun­gen, damit der Gläu­bi­ger zu sei­nem Geld kommt und die Geschäfts­be­zie­hung auf­recht­erhal­ten wer­den kann.“

Ver­rin­gern Sie den Zins­nach­teil

Auch aus steu­er­li­cher Sicht soll­ten Fir­men­chefs inter­es­siert sein, dass Rech­nun­gen zügig begli­chen wer­den. „Schließ­lich müs­sen sie für die Umsatz­steuer gegen­über dem Finanz­amt in Vor­leis­tung tre­ten“, so Nora Schmidt-Kes­se­ler, Haupt­ge­schäfts­füh­re­rin der Bun­des­steu­er­be­ra­ter­kam­mer in Ber­lin. „Je län­ger der Abneh­mer mit der Zah­lung war­tet, umso höhere Zins­nach­teile erlei­det der leis­tende Unter­neh­mer aus sei­nem Zwangs­kre­dit an den Fis­kus.“

Beim For­de­rungs­ma­nage­ment hel­fen kann der Steu­er­be­ra­ter, indem er zeit­nah – je nach Orga­ni­sa­tion der Buch­hal­tung wöchent­lich, vier­zehn­täg­lich oder monat­lich – einen Über­blick über die offe­nen For­de­run­gen erstellt. „Außer­dem las­sen sich durch Ver­gan­gen­heits­ana­ly­sen säu­mige Zah­ler her­aus­ar­bei­ten, von denen der Unter­neh­mer dann bei­spiels­weise Vor­aus­zah­lun­gen ver­lan­gen kann“, ergänzt Schmidt-Kes­se­ler. Zusätz­lich kann der Steu­er­be­ra­ter den Unter­neh­mer über Mög­lich­kei­ten eines Fac­to­ring infor­mie­ren und berech­nen, was für finan­zi­elle Vor­teile aus einer Abgabe aller oder bestimm­ter For­de­run­gen an ein Fac­to­ring-Unter­neh­men zu erwar­ten sind.


Bei Fra­gen spre­chen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 03/2015

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