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Die steu­er­recht­li­che Rei­se­kos­ten­re­form 2014

Die steu­er­recht­li­che Rei­se­kos­ten­re­form ist zum Jah­res­be­ginn in Kraft getre­ten. Bereits vor genau einem Jahr haben wir die wesent­li­chen Züge an die­ser Stelle vor­ge­stellt. Wegen der hohen Pra­xis­re­le­vanz wer­den die Ände­run­gen hier detail­liert unter Berück­sich­ti­gung des Anwen­dungs­schrei­bens des Bun­des­fi­nanz­mi­nis­te­ri­ums vom 30. Sep­tem­ber 2013 dar­ge­stellt.


Erste Tätig­keits­stätte statt regel­mä­ßi­ger Arbeits­stätte Zen­tra­ler Punkt der Rei­se­kos­ten­re­form ist die Defi­ni­tion der ers­ten Tätig­keits­stätte, die künf­tig an die Stelle der regel­mä­ßi­gen Arbeits­stätte tritt. Der Arbeit­neh­mer kann je Dienst­ver­hält­nis höchs­tens eine erste Tätig­keits­stätte, ggf. aber auch keine erste, son­dern nur aus­wär­tige Tätig­keits­stät­ten haben.

Die Bestim­mung der ers­ten Tätig­keits­stätte erfolgt vor­ran­gig anhand der dienst- oder arbeits­recht­li­chen Fest­le­gun­gen durch den Arbeit­ge­ber. Vor­aus­set­zung ist zudem, dass der Arbeit­neh­mer in einer orts­fes­ten Ein­rich­tung dau­er­haft tätig wer­den soll.

Defi­ni­tion der Tätig­keits­stätte Tätig­keits­stätte ist die orts­feste Ein­rich­tung des Arbeit­ge­bers, der der Arbeit­neh­mer dau­er­haft zuge­ord­net ist. Fahr­zeuge, Flug­zeuge, Schiffe oder Tätig­keits­ge­biete ohne orts­feste betrieb­li­che Ein­rich­tun­gen sind keine Tätig­keits­stät­ten. Das häus­li­che Arbeits­zim­mer des Arbeit­neh­mers ist keine betrieb­li­che Ein­rich­tung des Arbeit­ge­bers. Damit gilt es auch nicht als erste Tätig­keits­stätte.

Bei­spiel: Der Ver­triebs­mit­ar­bei­ter V für die Region A soll ein­mal wöchent­lich an den Fir­men­sitz nach B fah­ren, dem er zuge­ord­net ist. Dort soll er die anfal­len­den Büro­tä­tig­kei­ten erle­di­gen und an Dienst­be­spre­chun­gen teil­neh­men. B ist erste Tätig­keits­stätte auf­grund der arbeits­recht­li­chen Zuord­nung. Dabei ist uner­heb­lich, dass V über­wie­gend in der Region A und nicht in B tätig wer­den soll.

Der Anwen­dungs­be­reich der ers­ten Tätig­keits­stätte wird wei­ter gefasst als der Begriff der regel­mä­ßi­gen Arbeits­stätte. Ins­be­son­dere für die Abord­nun­gen inner­halb von Kon­zer­nen, für die Zeit­ar­beit­neh­mer und für Mit­ar­bei­ter, die dau­er­haft bei einem Kun­den ein­ge­setzt sind, wollte der Gesetz­ge­ber die steu­er­li­chen Vor­teile von Dienst­rei­sen aus­schlie­ßen.

Eine erste Tätig­keits­stätte kann daher eine orts­feste Ein­rich­tung des Arbeit­ge­bers, die orts­feste Ein­rich­tung eines ver­bun­de­nen Unter­neh­mens nach § 15 AktG oder die orts­feste Ein­rich­tung eines Drit­ten, z. B. eines Kun­den, Man­dan­ten, einer Ent­leih­firma, sein.

Keine dau­er­hafte Zuord­nung des Arbeit­neh­mers zu einer betrieb­li­chen Ein­rich­tung Fehlt es an einer dau­er­haf­ten Zuord­nung des Arbeit­neh­mers zu einer betrieb­li­chen Ein­rich­tung durch dienst- oder arbeits­recht­li­che Fest­le­gung oder ist die getrof­fene Fest­le­gung nicht ein­deu­tig, ist von einer ers­ten Tätig­keits­stätte an der betrieb­li­chen Ein­rich­tung aus­zu­ge­hen, an der der Arbeit­neh­mer typi­scher­weise arbeits­täg­lich oder je Arbeits­wo­che zwei volle Arbeits­tage oder min­des­tens ein Drit­tel sei­ner ver­ein­bar­ten regel­mä­ßi­gen Arbeits­zeit dau­er­haft tätig wer­den soll.

Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen Das bis­he­rige 3-stu­fige Sys­tem der Pausch­be­träge für Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen wird auf­ge­ge­ben zuguns­ten eines 2-stu­fi­gen Sys­tems. Der bis­he­rige nied­rigste Pausch­be­trag in Höhe von 6 Euro für Abwe­sen­heits­zei­ten von min­des­tens 8 Stun­den bis maxi­mal 14 Stun­den ent­fällt voll­stän­dig.

Für ein­tä­gige aus­wär­tige Tätig­kei­ten ohne Über­nach­tung kann ab einer Abwe­sen­heit von mehr als acht Stun­den von der Woh­nung und der ers­ten Tätig­keits­stätte eine Pau­schale von 12 Euro berück­sich­tigt wer­den.

Dies gilt auch, wenn der Arbeit­neh­mer seine aus­wär­tige beruf­li­che Tätig­keit über Nacht (also an zwei Kalen­der­ta­gen) aus­übt – somit nicht über­nach­tet – und dadurch eben­falls ins­ge­samt mehr als acht Stun­den von der Woh­nung und der ers­ten Tätig­keits­stätte abwe­send ist. Ist der Arbeit­neh­mer an einem Kalen­der­tag mehr­fach oder über Nacht (an zwei Kalen­der­ta­gen ohne Über­nach­tung) aus­wärts tätig, sind die Abwe­sen­heits­zei­ten die­ser Tätig­kei­ten zusam­men­zu­rech­nen.

Für die Kalen­der­tage, an denen der Arbeit­neh­mer außer­halb sei­ner Woh­nung und ers­ten Tätig­keits­stätte beruf­lich tätig ist (aus­wär­tige beruf­li­che Tätig­keit) und aus die­sem Grund 24 Stun­den von sei­ner Woh­nung abwe­send ist, kann wei­ter­hin eine Pau­schale von 24 Euro als Wer­bungs­kos­ten gel­tend gemacht bzw. vom Arbeit­ge­ber steu­er­frei ersetzt wer­den.

Für den An- und Abrei­se­tag einer mehr­tä­gi­gen aus­wär­ti­gen Tätig­keit mit Über­nach­tung außer­halb der Woh­nung kann ohne Prü­fung einer Min­dest­ab­we­sen­heits­zeit eine Pau­schale von jeweils 12 Euro als Wer­bungs­kos­ten berück­sich­tigt bzw. vom Arbeit­ge­ber steu­er­frei ersetzt wer­den. Inso­weit ist es uner­heb­lich, ob der Arbeit­neh­mer die Reise von der Woh­nung, der ers­ten oder einer ande­ren Tätig­keits­stätte aus antritt.

Für Tätig­kei­ten im Aus­land gibt es nur noch zwei Pau­scha­len in Höhe von 120 Pro­zent und 80 Pro­zent der Aus­lands­ta­ge­gel­der nach dem Bun­des­rei­se­kos­ten­ge­setz unter den glei­chen Vor­aus­set­zun­gen wie bei den inlän­di­schen Pau­scha­len. Die ent­spre­chen­den Beträge wer­den durch BMF-Schrei­ben bekannt gemacht. Im Hin­blick auf die bei aus­wär­ti­gen beruf­li­chen Tätig­kei­ten im Aus­land oft­mals über Nacht oder meh­rere Tage andau­ern­den An- und Abrei­sen genügt es für die Qua­li­fi­zie­rung als An- und Abrei­se­tag, wenn der Arbeit­neh­mer unmit­tel­bar nach der Anreise oder vor der Abreise aus­wär­tig über­nach­tet.

Kür­zung der Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen um gewährte Ver­pfle­gung Wer­den Arbeit­neh­mer anläss­lich oder wäh­rend einer Dienst­reise vom Arbeit­ge­ber oder auf des­sen Ver­an­las­sung von einem Drit­ten ver­pflegt, müs­sen die steu­er­freien Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wen­dun­gen gekürzt wer­den.

Die vom Arbeit­ge­ber wäh­rend einer aus­wär­ti­gen Tätig­keit im Inland gestell­ten Mahl­zei­ten wer­den wie bis­her mit dem amt­li­chen Sach­be­zugs­wert ange­setzt, wenn der Wert jeder gestell­ten Mahl­zeit 60 Euro nicht über­steigt. Eine wich­tige Neue­rung ist, dass wenn der Arbeit­neh­mer zusätz­lich zur Mahl­zei­ten­ge­stel­lung eine Ver­pfle­gungs­pau­schale erhält, nicht mehr der Sach­be­zugs­wert ange­setzt wird. Statt­des­sen wird die Ver­pfle­gungs­pau­schale typi­sie­rend um einen auf die Ver­pfle­gungs­pau­schale für eine 24-stün­dige Abwe­sen­heit bezo­ge­nen Pau­schal­satz gekürzt:

Für ein Früh­stück wer­den 20 Pro­zent des maxi­ma­len Tages­sat­zes für eine 24-stün­dige Abwe­sen­heit (in Deutsch­land 20 % von 24 Euro = 4,80 Euro) ange­rech­net. Für ein Mit­tag- oder Abend­essen wer­den jeweils 40 Pro­zent des maxi­ma­len Tages­sat­zes für eine 24-stün­dige Abwe­sen­heit (in Deutsch­land 40 Pro­zent von 24 Euro = 9,60 Euro) ange­rech­net.

Unter­kunfts­kos­ten im Rah­men der dop­pel­ten Haus­halts­füh­rung Eine dop­pelte Haus­halts­füh­rung liegt vor, wenn der Arbeit­neh­mer außer­halb des Ortes sei­ner ers­ten Tätig­keits­stätte einen eige­nen Haus­halt unter­hält und auch am Ort der ers­ten Tätig­keits­stätte wohnt. Die Anzahl der Über­nach­tun­gen ist dabei wei­ter­hin uner­heb­lich.

Als Unter­kunfts­kos­ten für eine dop­pelte Haus­halts­füh­rung im Inland wer­den zukünf­tig die dem Arbeit­neh­mer tat­säch­lich ent­stan­de­nen Auf­wen­dun­gen für die Nut­zung der Woh­nung oder Unter­kunft höchs­tens bis zu einem nach­ge­wie­se­nen Betrag von 1.000 Euro im Monat aner­kannt.

Die bis­he­rige Prü­fung der Not­wen­dig­keit und Ange­mes­sen­heit ent­fällt; auch auf die Zahl der Woh­nungs­be­nut­zer (Ange­hö­rige) kommt es nicht mehr an.

Unter­kunfts­kos­ten im Rah­men einer Aus­wärts­tä­tig­keit Als Wer­bungs­kos­ten abzugs­fä­hig sind Unter­kunfts­kos­ten bei einer Aus­wärts­tä­tig­keit. Hier­bei muss es sich um not­wen­dige Mehr­auf­wen­dun­gen eines Arbeit­neh­mers für beruf­lich ver­an­lasste Über­nach­tun­gen an einer Tätig­keits­stätte han­deln, die nicht erste Tätig­keits­stätte ist.

Bei län­ger­fris­ti­ger Aus­wärts­tä­tig­keit wird eine neue Zeit­be­gren­zung ein­ge­führt: Arbeit­ge­ber kön­nen beruf­lich ver­an­lasste Über­nach­tungs- bzw. Unter­kunfts­kos­ten künf­tig nur noch im Zeit­raum von 48 Mona­ten unbe­schränkt erstat­ten. Danach sind monat­lich nur noch bis maxi­mal 1.000 Euro pro Monat steu­er­frei mög­lich.

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