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Kos­ten­rech­nung: abso­lut emp­feh­lens­wert

Die Märkte wer­den glo­ba­ler, die Kal­ku­la­ti­ons­an­for­de­run­gen höher. Das zwingt nicht nur inter­na­tio­nal agie­rende Unter­neh­men zu lupen­rei­nem Repor­ting. Zwei Finanz­ex­per­ten erklä­ren, warum sich der Ein­satz einer Kos­ten­rech­nung lohnt.

Autor: Wolf­gang Bet­ten und Kath­rin Fie­der­ling


Mit ihrer „ber­gi­schen Kal­ku­la­tion“ ist die Carl Wal­ter Schraub­werk­zeug-Fabrik GmbH & Co. KG in Wup­per­tal eine lange Zeit ganz gut gefah­ren. Wenn am Ende etwas hän­gen blieb, waren Manage­ment und Mit­ar­bei­ter zufrie­den. Diese Pi-mal-Dau­men-Methode hatte durch­aus Sys­tem, denn bei einem Ange­bot von gut 13.000 Schrau­ben­schlüs­seln, Zan­gen, Hydrau­lik-werk­zeu­gen, Prüf­ge­rä­ten und Son­der­an­fer­ti­gun­gen ist es schwer, kal­ku­la­to­risch jeder­zeit den Über­blick zu behal­ten. Mit selbst gestrick­ten Excel-Lis­ten stieß Andreas Knopp hier rasch an Gren­zen. Des­halb ergriff der kauf­män­ni­sche Lei­ter im Jahr 2009 bei der Anschaf­fung einer neuen ERP-Lösung die Chance, das Thema Kos­ten­rech­nung struk­tu­riert anzu­ge­hen. Als Ers­tes ent­wi­ckelte Knopp damals zusam­men mit sei­nem Steu­er­be­ra­ter und DATEV ein Kon­zept mit einer zu dem Betrieb pas­sen­den Struk­tur: „Wir woll­ten auf ein­fa­chem Weg an all jene Daten kom­men, die für eine prä­zise Kal­ku­la­tion nötig sind.“ Von den Maschi­nen­plan­stun­den, den kal­ku­la­to­ri­schen Abschrei­bun­gen und Zin­sen sowie der Ver­tei­lung der Lohn- und Ener­gie­kos­ten bis hin zu den Maschi­nen- und Lohn­kos­ten­sät­zen wur­den alle Anfor­de­run­gen berück­sich­tigt.

Aus­sa­ge­kräf­ti­gere Zah­len. „Auf diese Weise haben wir mit dem Pro­jekt eine wirk­li­che Kos­ten­trans­pa­renz geschaf­fen und kön­nen nun kor­rekte Kal­ku­la­ti­ons­grö­ßen ablei­ten“, freut sich Knopp. „Die teil­weise ver­blüf­fen­den Erkennt­nisse, wel­che Kos­ten auf einer Kos­ten­stelle tat­säch­lich ver­ur­sacht
wer­den, haben uns manch­mal ziem­lich über­rascht.“ DATEV Kos­ten­rech­nung lie­fert bei der Carl Wal­ter Schraub­werk­zeug-Fabrik auf ein­fa­chem Weg die benö­tig­ten Aus­wer­tun­gen und Kenn­zah­len. Und zwar für jeden Nut­zer die genau zu sei­nem Zweck pas­sen­den Details, betont Knopp: „Unsere Kauf­leute bei­spiels­weise inter­es­sie­ren die Kos­ten für Ver­wal­tung und Ver­trieb.“ Außer­dem
erhal­ten sie auf Knopf­druck aus­sa­ge­kräf­tige Maschi­nen- oder Abtei­lungs­kos­ten­sätze. Inzwi­schen mag sich bei dem mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men nie­mand mehr ein Arbei­ten ohne die Kos­ten­rech­nung vor­stel­len. Durch die Ver­zah­nung mit dem ERP-Sys­tem hat das Unter­neh­men einen struk­tu­rier­ten Über­blick über alle rele­van­ten Zah­len und kann auf die­ser Basis stra­te­gi­sche Ent­schei­dun­gen tref­fen. Der Wunsch nach gut struk­tu­rier­ten Zah­len brachte auch Eden­red in Mün­chen dazu, eine Kos­ten­rech­nung ein­zu­füh­ren. Der fran­zö­si­sche Mut­ter­kon­zern des Anbie­ters von Moti­va­ti­ons­lö­sun­gen in den Berei­chen Per­so­nal, Mar­ke­ting und Ver­trieb wollte ein regel­mä­ßi­ges, zeit­lich eng kal­ku­lier­tes Repor­ting auf Basis des Konzern‑
kon­ten­rah­mens.

Viel schnel­lere Pro­zesse. „Für das Repor­ting haben wir Zah­len aus fünf Buch­hal­tun­gen manu­ell auf­be­rei­tet, was auf­wen­dig war und etwa fünf Tage dau­erte“, sagt Aga­the Sie­ver­ding, Lei­te­rin der Finanz­ab­tei­lung. „Uns war klar, an den Pro­zes­sen muss sich etwas ändern.“ Die Lösung: Erst wur­den die Buch­hal­tun­gen mit dem Steu­er­be­ra­ter und DATEV auf Basis des neu kon­fi­gu­rier­ten Kon­zern­kon­ten­rah­mens ver­schmol­zen. Dann folgte nach dem vom Mut­ter­kon­zern vor­lie­gen­den Schema die Kon­zep­tion des Repor­tings in der DATEV Kos­ten­rech­nung. Jetzt sind die Pro­zesse straf­fer und schnel­ler. Der Auf­wand zum Erstel­len der Bericht­erstat­tung redu­zierte sich auf einen Tag. „Weil die KOST-BAB-Zeile die fran­zö­si­sche nume­ri­sche Berichts­po­si­tion und Bezeich­nung zeigt, lie­fern uns die Zah­len eins zu eins den Wert für die finale Ver­sion“, lobt Sie­ver­ding. „Bei dem engen Zeit­kor­ri­dor zum Erstel­len des Reports ist DATEV Kos­ten­rech­nung mit sei­nen inte­grier­ten Prüf­me­cha­nis­men und Export­funk­tio­nen eine wert­volle Hilfe.“ Die Erstel­lung der Berichte ist ein­fach. Die Chef­über­sicht wird nach Excel expor­tiert. Die Werte wer­den in ein spe­zi­el­les Excel-Sheet kopiert und sind danach mit den eigent­li­chen Repor­ting­ta­bel­len ver­linkt.

Direk­ter Zugriff auf Belege. Die Kos­ten­rech­nung lie­fert dane­ben wei­tere infor­ma­tive Aus­wer­tun­gen wie Kos­ten­nach­weise auf Ein­zel­bu­chungs­satz­ebene bis hin zum Beleg. Die Kon­ten­sal­den­liste zeigt die Kon­ten je Kos­ten­stelle, glie­dert diese auf Knopf­druck nach dem Repor­ting­schema und dient damit zugleich als ein Kon­troll­in­stru­ment für feh­ler­hafte Kon­tie­run­gen. „Heute wird die Kon­zern­bi­lanz nach IFRS mit­hilfe einer indi­vi­du­el­len BWA abge­bil­det, in der zusätz­lich spe­zi­elle Kon­zern­kenn­zah­len berech­net wer­den“, erläu­tert Sie­ver­ding den Nut­zen und die Mög­lich­keit des Erstel­lens indi­vi­du­el­ler Aus­wer­tun­gen. „Aber am wich­tigs­ten ist uns der Zugriff auf die digi­ta­li­sier­ten Belege im Kos­ten­nach­weis, weil man nur so jeden ein­zel­nen Beleg ana­ly­sie­ren und jeden Geschäfts­vor­fall nach­voll­zie­hen kann.“ Ob die Lei­te­rin der Finanz­ab­tei­lung bei Eden­red in Mün­chen auch ande­ren Unter­neh­men zur Ein­füh­rung einer Kos­ten­rech­nung rät? Aga­the Sie­ver­ding sagt über­zeugt: „Eine Kos­ten­rech­nung ist immer sinn­voll und emp­feh­lens­wert, denn sie bil­det die Grund­lage für Manage­men­tent­schei­dun­gen.“ Und die soll­ten nicht nur aus dem Bauch getrof­fen wer­den.


Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 01/2013

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