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Min­dest­an­for­de­run­gen für ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch

Ein Fahr­ten­buch ermög­licht die Zuord­nung von Fahr­ten zur betrieb­li­chen und beruf­li­chen Sphäre. Die Aner­ken­nung eines Fahr­ten­buchs ist jedoch regel­mä­ßig ein Streit­punkt mit der Finanz­ver­wal­tung. Um sol­che Strei­tig­kei­ten zu ver­mei­den, sind bestimmte Grund­sätze und Min­dest­an­for­de­run­gen für ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch zu beach­ten.


Grund­sätze zum Fahr­ten­buch. Ein Fahr­ten­buch muss lau­fend, also zeit­nah, geführt wer­den. Es ist zudem in geschlos­se­ner Form zu füh­ren, es dür­fen also nicht ein­zelne Zet­tel ver­wen­det wer­den.

Min­destan­ga­ben eines Fahr­ten­buchs.Ein Fahr­ten­buch muss min­des­tens fol­gende Anga­ben ent­hal­ten:

  • Datum und Kilo­me­ter­stand zu Beginn und Ende jeder ein­zel­nen betrieblich/ beruf­lich ver­an­lass­ten Fahrt,
  • Rei­se­ziel,
  • Rei­se­zweck und auf­ge­suchte Geschäfts­part­ner,
  • Umwegfahr­ten.

Berufs­spe­zi­fisch bedingte Erleich­te­run­gen.Auf ein­zelne die­ser Anga­ben kann ver­zich­tet wer­den, soweit wegen der beson­de­ren Umstände im Ein­zel­fall die betriebliche/berufliche Ver­an­las­sung der Fahr­ten und der Umfang der Pri­vat­fahr­ten aus­rei­chend dar­ge­legt sind und Über­prü­fungs­mög­lich­kei­ten nicht beein­träch­tigt wer­den. So sind z. B. fol­gende berufs­spe­zi­fisch bedingte Erleich­te­run­gen mög­lich:

  • Han­dels­ver­tre­ter, Kurier­dienst­fah­rer, Auto­ma­ten­lie­fe­ran­ten und andere Steu­er­pflich­tige, die regel­mä­ßig aus betrieblichen/ beruf­li­chen Grün­den große Stre­cken mit meh­re­ren unter­schied­li­chen Rei­se­zie­len zurück­le­gen: Zu Rei­se­zweck, Rei­se­ziel und auf­ge­such­tem Geschäfts­part­ner ist anzu­ge­ben, wel­che Kun­den an wel­chem Ort besucht wur­den. Anga­ben zu den Ent­fer­nun­gen zwi­schen den ver­schie­de­nen Orten sind nur bei grö­ße­rer Dif­fe­renz zwi­schen direk­ter Ent­fer­nung und tat­säch­lich gefah­re­nen Kilo­me­tern erfor­der­lich.
  • Taxi­fah­rer: Bei Fahr­ten eines Taxi­fah­rers im sog. Pflicht­fahr­ge­biet ist es in Bezug auf Rei­se­zweck, Rei­se­ziel und auf­ge­such­tem Geschäfts­part­ner aus­rei­chend, täg­lich zu Beginn und Ende der Gesamt­heit die­ser Fahr­ten den Kilo­me­ter­stand anzu­ge­ben mit der Angabe „Taxi­fahr­ten im Pflicht­fahr­ge­biet“ o. Ä. Wur­den Fahr­ten durch­ge­führt, die über die­ses Gebiet hin­aus­ge­hen, kann auf die genaue Angabe des Rei­se­ziels nicht ver­zich­tet wer­den.
  • Fahr­leh­rer: Für Fahr­leh­rer ist es aus­rei­chend, in Bezug auf Rei­se­zweck, Rei­se­ziel und auf­ge­such­ten Geschäfts­part­ner „Lehr­fahr­ten“, „Fahr­schul­fahr­ten“ o. Ä. anzu­ge­ben.

Wer­den regel­mä­ßig die­sel­ben Kun­den auf­ge­sucht, wie z. B. bei Lie­fer­ver­kehr, und wer­den die Kun­den mit Namen und (Lie­fer-) Adresse in einem Kun­den­ver­zeich­nis unter einer Num­mer geführt, unter der sie spä­ter iden­ti­fi­ziert wer­den kön­nen, bestehen zudem keine Beden­ken, als Erleich­te­rung für die Füh­rung eines Fahr­ten­bu­ches zu Rei­se­ziel, Rei­se­zweck und auf­ge­such­tem Geschäfts­part­ner jeweils zu Beginn und Ende der Lie­fer­fahr­ten Datum und Kilo­me­ter­stand sowie die Num­mern der auf­ge­such­ten Geschäfts­part­ner auf­zu­zeich­nen. Das Kun­den­ver­zeich­nis ist dem Fahr­ten­buch bei­zu­fü­gen. Für die Auf­zeich­nung von Pri­vat­fahr­ten genü­gen jeweils Kilo­me­ter­an­ga­ben; für Fahr­ten zwi­schen Woh­nung und Betriebs­stätte genügt jeweils ein kur­zer Ver­merk im Fahr­ten­buch.

Ord­nungs­mä­ßig­keit eines elek­tro­ni­schen Fahr­ten­buchs.Ein mit PC (elek­tro­ni­sches Fahr­ten­buch) geführ­tes Fahr­ten­buch ist nach der aktu­el­len Recht­spre­chung nur dann ord­nungs­ge­mäß, wenn nach­träg­li­che Ände­run­gen tech­nisch aus­ge­schlos­sen sind oder zumin­dest doku­men­tiert wer­den. Eine mit­tels eines Com­pu­ter­pro­gramms erzeugte Datei, an deren bereits ein­ge­ge­be­nem Daten­be­stand zu einem spä­te­ren Zeit­punkt noch Ver­än­de­run­gen vor­ge­nom­men wer­den kön­nen, ohne dass die Reich­weite die­ser Ände­run­gen in der Datei selbst doku­men­tiert und bei gewöhn­li­cher Ein­sicht­nahme in die Datei offen­ge­legt wird, ist kein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch.

Aktu­el­les Urteil zur Ord­nungs­mä­ßig­keit eines Fahr­ten­buchs.Der Bun­des­fi­nanz­hof hat mit aktu­el­lem Urteil vom 1. März 2012 VI R 33/10 ent­schie­den, dass ein ord­nungs­ge­mä­ßes Fahr­ten­buch ins­be­son­dere Datum und Ziel der jewei­li­gen Fahr­ten aus­wei­sen muss und dass die­sen Anfor­de­run­gen nicht ent­spro­chen ist, wenn als Fahrt­ziele jeweils nur Stra­ßen­na­men ange­ge­ben sind, auch wenn diese Anga­ben anhand nach­träg­lich erstell­ter Auf­lis­tun­gen prä­zi­siert wer­den. In dem Streit­fall hatte die Klä­ge­rin, eine GmbH, ihrem Gesell­schaf­ter­ge­schäfts­füh­rer F einen Dienst­wa­gen über­las­sen. Sie begehrte im Rah­men der von ihr als Arbeit­ge­be­rin durch­zu­füh­ren­den Lohn­steu­er­an­mel­dung, den für die Dienst­wa­gen­über­las­sung anzu­set­zen­den geld­wer­ten Vor­teil nicht mit der 1-%-Regelung, son­dern auf Grund­lage der von F geführ­ten Fahr­ten­bü­cher zu ver­steu­ern.

Die Fahr­ten­bü­cher wie­sen aller­dings neben dem jewei­li­gen Datum zumeist nur Orts­an­ga­ben auf (z. B. „F – A-Straße – F“, „F – B-Straße – F“), gele­gent­lich auch die Namen von Kun­den (z. B. „F – XY – F“, „Firma – Z – F“) oder Anga­ben zum Zweck der Fahrt (z. B. „F – Tan­ken – F“), außer­dem den Kilo­me­ter­stand nach Been­di­gung der Fahrt und die jeweils gefah­re­nen Tages­ki­lo­me­ter. Diese Anga­ben ergänzte die Klä­ge­rin nach­träg­lich durch eine Auf­lis­tung, die sie auf Grund­lage eines von F hand­schrift­lich geführ­ten Tages­ka­len­ders erstellt hatte. Diese Auf­lis­tung ent­hielt Datum, Stand­ort und Kilo­me­ter­stand des Fahr­zeugs zu Beginn der Fahrt sowie den Grund und das Ziel der Fahrt. Wäh­rend das Finanz­amt das Fahr­ten­buch als nicht ord­nungs­ge­mäß beur­teilte, war die dage­gen vor dem Finanz­ge­richt erho­bene Klage erfolg­reich. Das Finanz­ge­richt hielt das Fahr­ten­buch für ord­nungs­ge­mäß. Die Kom­bi­na­tion aus hand­schrift­lich in einem geschlos­se­nen Buch ein­ge­tra­ge­nen Daten und der zusätz­li­chen per Com­pu­ter­da­tei erstell­ten erläu­tern­den Auf­lis­tung rei­che noch aus, um den durch die Nut­zung des betrieb­li­chen Fahr­zeugs anzu­set­zen­den geld­wer­ten Vor­teil indi­vi­du­ell zu berech­nen.

Die dage­gen gerich­tete Revi­sion des Finanz­amts war erfolg­reich.Der Bun­des­fi­nanz­hof ver­warf das Fahr­ten­buch als nicht ord­nungs­ge­mäß, weil die Fahr­ten darin nicht voll­stän­dig auf­ge­zeich­net sind. Eine sol­che voll­stän­dige Auf­zeich­nung ver­langt grund­sätz­lich Anga­ben zu Aus­gangs- und End­punkt jeder ein­zel­nen Fahrt im Fahr­ten­buch selbst. Dem genüg­ten die Anga­ben im Streit­fall nicht, da sich aus ihnen weder die Ziel­adresse noch der kon­kret besuchte Kunde erga­ben. Bei die­ser Art der Auf­zeich­nung waren weder Voll­stän­dig­keit noch Rich­tig­keit der Ein­tra­gun­gen gewähr­leis­tet. Ange­sichts des­sen konnte es auch nicht aus­rei­chen, die feh­len­den Anga­ben durch eine erst nach­träg­lich erstellte Auf­lis­tung nach­zu­ho­len.

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