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Per­so­nal­ma­nage­ment: pla­nen wie Napo­leon

Sind die Beschäf­tig­ten qua­li­fi­ziert und moti­viert, ist das Unter­neh­men schlag­kräf­tig. Mit der rich­ti­gen Soft­ware las­sen sich die mit­ar­bei­ter­be­zo­ge­nen Daten opti­mal ver­wal­ten und Frei­räume für die stra­te­gi­sche Per­so­nal­ar­beit schaf­fen.

Autor: Chris­tiane Schnei­der


Welcher Fir­men­chef kennt das nicht? Stän­dig fal­len im Per­so­nal­be­reich irgend­wel­che Ver­wal­tungs­tä­tig­kei­ten an, die sich nicht auf­schie­ben las­sen. Mal gilt es einen Arbeits­ver­trag zu erstel­len, dann wie­der eine Per­so­nal­akte zu aktua­li­sie­ren oder die Urlaubs­kon­ten zu kon­trol­lie­ren und auf den letz­ten Stand zu brin­gen. Sicher alles wich­tige Dinge – aber oft steh­len diese all­täg­li­chen Auf­ga­ben dem Unter­neh­mer die Zeit, sich mit zukunfts­ori­en­tier­ten Per­so­nal­fra­gen zu beschäf­ti­gen. Dabei müsste er sich viel inten­si­ver den stra­te­gi­schen The­men wid­men, bei­spiels­weise der Wei­ter­bil­dung sei­ner Mit­ar­bei­ter, der Suche nach Fach­kräf­ten oder der Ver­bes­se­rung der inner­be­trieb­li­chen Zusam­men­ar­beit. Hier set­zen die DATEV-Lösun­gen für das Per­so­nal­ma­nage­ment an. Sie leis­ten Unter­stüt­zung bei der schnel­len und ein­fa­chen Erle­di­gung vie­ler Rou­ti­ne­tä­tig­kei­ten. Dar­über hin­aus erleich­tern sie anspruchs­volle Akti­vi­tä­ten im Per­so­nal­be­reich, etwa das Bewer­ber­ma­nage­ment.

Ter­mine im Blick behal­ten. Der opti­male Ein­stieg in eine effi­zi­ente Per­so­nal­ar­beit ist das DATEV Per­so­nal-Manage­ment­sys­tem clas­sic. Die Soft­ware dient unter ande­rem zur Urlaubs- und Fehl­zei­ten­ver­wal­tung, zur Ter­min­über­wa­chung oder zur Doku­men­ta­tion und Ver­wal­tung aller wich­ti­gen Per­so­nal­da­ten. Mit ihr lässt sich bei­spiels­weise das gesamte Urlaubs­konto füh­ren, vom Urlaubs­an­spruch bis zur Ermitt­lung des Rest­ur­laubs. Gebucht wer­den Urlaub und Fehl­zei­ten dabei per Maus­klick im gra­fi­schen Kalen­der, der die ent­spre­chen­den Ein­träge über­sicht­lich als Zeit­strahl anzeigt. Zusätz­lich las­sen sich Ver­tre­ter­re­ge­lun­gen fest­le­gen und so Über­schnei­dun­gen oder Per­so­nal­eng­pässe ver­mei­den.

Auch wich­tige Ein­zel­ter­mine kön­nen mit der DATEV-Lösung doku­men­tiert wer­den. Die Erin­ne­rung an das 25-jäh­rige Dienst­ju­bi­läum eines Beschäf­tig­ten mag eher ein Bei­trag zum guten Betriebs­klima sein. Hin­weise auf das Ende einer Pro­be­zeit oder die Erneue­rung einer Arbeits­er­laub­nis aber sind arbeits­recht­lich sehr wich­tige Ter­mine, die kein Fir­men­chef in der Hek­tik des Tages­ge­schäfts über­se­hen darf. Dafür sorgt die DATEV-Lösung zuver­läs­sig. Über soge­nannte Ter­min­aus­lö­ser defi­niert der Anwen­der ein­ma­lig eine Wie­der­vor­lage. Die jewei­li­gen Ter­mine wer­den dann in der Wie­der­vor­lage zu den gewähl­ten Vor­lauf­fris­ten ange­zeigt. Auf Wunsch kann auch noch eine Out­look-Erin­ne­rung akti­viert wer­den.

Daten nur ein­mal ein­ge­ben. Ein wei­te­rer Vor­teil von DATEV Per­so­nal-Manage­ment‑
sys­tem clas­sic: Die Lösung sam­melt zen­tral Mit­ar­bei­ter­in­for­ma­tio­nen, die sonst in ver­schie­de­nen Sys­te­men ver­streut sind, von der Per­so­nal­akte über das Lohn­pro­gramm bis zu eigens für bestimmte Zwe­cke ange­legte Excel-Tabel­len. In der elek­tro­ni­schen Per­so­nal­akte ste­hen alle mit­ar­bei­ter­be­zo­ge­nen Infor­ma­tio­nen zen­tral und über­sicht­lich struk­tu­riert zur Ver­fü­gung, das dop­pelte Pfle­gen von Daten oder das Suchen in unter­schied­li­chen Abla­ge­be­stän­den hat ein Ende. Dar­über hin­aus las­sen sich diese Daten für wei­tere Aktio­nen nut­zen, etwa zur Erstel­lung eines Seri­en­briefs oder um Zeug­nis und
Arbeits­ver­trag anzu­fer­ti­gen. Zugleich garan­tiert die Pro­gramm­ver­bin­dung zu den
DATEV-Lohn­pro­gram­men, dass Mit­ar­bei­ter­stamm­da­ten nur ein­mal erfasst wer­den müs­sen.

Noch mehr Zeit für stra­te­gi­sche Per­so­nal­the­men gewinnt der Fir­men­chef, wenn er das DATEV Per­so­nal-Manage­ment­sys­tem comfort/comfortplus ein­setzt. Das modu­lar auf­ge­baute Pro­gramm ent­hält wei­tere Funk­tio­nen, die für zusätz­li­che Unter­stüt­zung in der Per­so­nal­ab­tei­lung sor­gen.

Per­so­nal gezielt aus­wäh­len. Mit dem Modul zum Bewer­ber­ma­nage­ment bei­spiels­weise lässt sich der gesamte Bewer­bungs­pro­zess aus­ge­spro­chen res­sour­cen­spa­rend orga­ni­sie­ren, vom Aus­schrei­ben einer offe­nen Stelle über die Bewer­ber­kor­re­spon­denz bis zur Ein­stel­lung. Der Abgleich zwi­schen den Qua­li­fi­ka­tio­nen des Bewer­bers und dem Anfor­de­rungs­pro­fil erleich­tert zudem die Aus­wahl des pas­sen­den Kan­di­da­ten. Dar­über hin­aus kön­nen im Sys­tem die Anga­ben zu Aus­bil­dung und Qua­li­fi­ka­tion der Mit­ar­bei­ter gepflegt wer­den. Diese Infor­ma­tio­nen las­sen sich unter ande­rem mit dem Soll­pro­fil einer offe­nen Stelle ver­glei­chen, um so im eige­nen Unter­neh­men eine geeig­nete Beset­zung zu fin­den. Die Suche nach bestimm­ten Fähig­kei­ten oder Qua­li­fi­ka­tio­nen ist eben­falls mög­lich. Wird bei­spiels­weise für ein Pro­jekt ein Mit­ar­bei­ter mit Spa­nisch­kennt­nis­sen benö­tigt, zeigt das Pro­gramm alle dafür infrage kom­men­den Arbeit­neh­mer an. Da die DATEV-Lösun­gen für das Per­so­nal­ma­nage­ment unab­hän­gig von der Bran­che oder der Unter­neh­mens­größe sind, las­sen sie sich sehr fle­xi­bel ein­set­zen. Ihr modu­la­rer Auf­bau ermög­licht es, eine Lösung ganz nach indi­vi­du­el­len Anfor­de­run­gen zusam­men­zu­stel­len.


Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 12/2012

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