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Kas­sen­buch: Sorg­falt statt Nach­zah­lung

Ob kleine Metall­kas­sette oder moder­nes Touch­screen-Gerät: Im Unter­neh­men muss jede Kasse ord­nungs­ge­mäß geführt wer­den. So ver­mei­den Sie teure Feh­ler.

Autor: Eva-Maria Neu­thin­ger


Bei sei­ner Buch­hal­tung leis­tet sich der Opti­ker­meis­ter Gerd-Kurt Schwie­ren in Köln nicht die kleinste Nach­läs­sig­keit. Diese vor­aus­schau­ende Sorg­falt zahlt sich aus: Für die letzte Betriebs­prü­fung vor rund zwei Jah­ren musste er zur Vor­be­rei­tung nur Unter­la­gen und Daten­sätze her­aus­su­chen. „Damals hat­ten wir mit weni­gen Hand­grif­fen gleich alles parat“, erin­nert sich Schwie­ren. Der Unter­neh­mer kennt das Pro­ze­dere inzwi­schen ziem­lich gut, denn in den letz­ten 30 Jah­ren wurde er bereits mehr­fach geprüft. Darum weiß der Fir­men­chef auch genau, wel­che Berei­che die Finanz­be­am­ten beson­ders gern unter die Lupe neh­men: „zum Bei­spiel die Kas­sen­buch­füh­rung.“ Der Opti­ker ach­tet des­halb strikt dar­auf, sich hier kei­ner­lei Blöße zu geben. Gerd-Kurt Schwie­ren arbei­tet mit einem elek­tro­ni­schen Kas­sen­sys­tem, die Ein­nah­men wer­den alle auto­ma­tisch erfasst und archi­viert. Die Details zur ord­nungs­ge­mä­ßen Kas­sen­buch­füh­rung hat der Fir­men­chef mit sei­nem Steu­er­be­ra­ter abge­spro­chen. Und auch beim Umgang mit Bar­geld gibt es keine Pro­bleme. „Wir haben fast nie Fehl­be­träge zu ver­zeich­nen, denn unsere Kun­den zah­len zuneh­mend mit EC-Karte“, berich­tet Schwie­ren.

Feh­ler kom­men teuer. So pro­fes­sio­nell wie bei dem Köl­ner Opti­ker läuft die Kas­sen­buch­füh­rung aller­dings nur in weni­gen Unter­neh­men. Vor allem in der Gas­tro­no­mie, aber auch sehr häu­fig im Ein­zel­han­del fin­den die Betriebs­prü­fer oft Feh­ler im Kas­sen­buch. Das kann für die betrof­fe­nen Fir­men­in­ha­ber aus­ge­spro­chen teuer wer­den. „Besteht ein Anlass, an der sach­li­chen Rich­tig­keit der Buch­füh­rung zu zwei­feln, kön­nen die Erlöse geschätzt wer­den“, warnt Uwe Walt­her, Betriebs­prü­fer beim Finanz­amt Mainz-Süd. Cle­vere Unter­neh­mer sor­gen des­halb vor und hal­ten so wie Gerd-Kurt Schwie­ren die Regeln zur ord­nungs­ge­mä­ßen Kas­sen­buch­füh­rung akri­bisch ein.

Prin­zi­pi­ell muss jeder buch­füh­rungs­pflich­tige Unter­neh­mer ein Kas­sen­buch füh­ren – aus­ge­nom­men sind nach einem Urteil des Bun­des­fi­nanz­hofs Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­ner. Die stren­gen Vor­ga­ben las­sen sich jedoch mit etwas Rou­tine ein­fach ein­hal­ten.

„Ein­träge dür­fen bei­spiels­weise nicht mani­pu­lier­bar sein“, sagt Mar­tin Henn vom Betriebs­prü­fungs­re­fe­rat der Ober­fi­nanz­di­rek­tion Rhein­land. „Ände­run­gen und Kor­rek­tu­ren sind zu doku­men­tie­ren.“ Außer­dem müs­sen Auf­zeich­nun­gen klar, nach­voll­zieh­bar, voll­stän­dig und zeit­nah zuge­ord­net sein. „Ein sach­ver­stän­di­ger Drit­ter soll jeder­zeit in der Lage sein, den Soll­be­stand der Kasse ent­spre­chend den Anga­ben im Kas­sen­buch mit dem ermit­tel­ten Ist­be­stand in der Kasse zu ver­glei­chen“, betont der Betriebs­prü­fer Walt­her.

Alle Vor­schrif­ten beach­ten.Ein­nah­men und Aus­ga­ben sind also jeden Tag fest­zu­hal­ten. Gegen diese Vor­schrift ver­sto­ßen erfah­rungs­ge­mäß viele Unter­neh­mer. „Es kommt öfter vor, dass inner­halb eines Betriebs bar bezahlte Betriebs­aus­ga­ben erheb­lich spä­ter ins Kas­sen­buch ein­ge­tra­gen wer­den“, beob­ach­tet Walt­her immer wie­der. Dabei sind Geld­be­we­gun­gen chro­no­lo­gisch fest­zu­hal­ten und alle Belege ent­spre­chend zu sor­tie­ren und zu archi­vie­ren. „Wenn das nicht kon­se­quent und sofort gemacht wird, kön­nen vor­ge­schrie­bene Auf­zeich­nun­gen leicht ver­ges­sen wer­den – etwa, wenn der Fir­men­chef für pri­vate Zwe­cke Geld aus der Kasse nimmt“, warnt Roland Wolf, Dozent für Rech­nungs­we­sen und Finan­zen an der Hoch­schule für Oeko­no­mie & Manage­ment (FOM) in Essen. In sol­chen Fäl­len stel­len kluge Unter­neh­mer daher noch am glei­chen Tag einen Eigen­be­leg aus und neh­men ihn zu den Unter­la­gen.

Gerade bei Ein­zel­händ­lern und Gas­tro­no­men mit Regis­trier­kas­sen stel­len Betriebs­prü­fer häu­fig Feh­ler im Umgang mit den soge­nann­ten Z-Bons fest. „Oft feh­len bei den Fir­men ein­zelne Z-Aus­dru­cke“, berich­tet Betriebs­prü­fer Walt­her aus sei­ner Erfah­rung. Außer­dem müs­sen Z-Bons ver­schie­dene Daten ent­hal­ten, bei­spiels­weise zu Datum und Uhr­zeit des Aus­drucks, aber auch zu Stor­nos und Retou­ren (siehe Kas­ten). „Letz­tere wer­den nicht immer auf den Aus­dru­cken ver­merkt“, sagt Walt­her. Zu beach­ten ist außer­dem, dass ältere Kas­sen nur noch bis Ende 2016 ver­wen­det wer­den dür­fen – vor­aus­ge­setzt, der Kas­sen­in­ha­ber führt tech­nisch mög­li­che Soft­ware­an­pas­sun­gen und Spei­cher­er­wei­te­run­gen durch, um die Daten umfas­send vor­zu­hal­ten, etwa durch eine grö­ßere Fest­platte. Bis dahin sind die Daten den­noch regel­mä­ßig zu sichern, wenn es tech­nisch mög­lich ist. Opti­ker­meis­ter Gerd-Kurt Schwie­ren pas­sie­ren keine Feh­ler. Er kennt die Anfor­de­run­gen des Finanz­amts genau und ist bes­tens mit der Tech­nik sei­ner Kasse ver­traut. Wird so sorg­fäl­tig gear­bei­tet, kehrt der Betriebs­prü­fer mit lee­ren Hän­den ins Finanz­amt zurück.


Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 03/2012

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