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Büro­pla­nung: auf die Lauf­wege ach­ten

Der ergo­no­misch und logis­tisch opti­mal durch­dachte Ver­wal­tungs­trakt wirkt wie ein Effi­zi­enz­turbo: Füh­len sich die Mit­ar­bei­ter wohl und stimmt die Raum­auf­tei­lung, sind deut­li­che Pro­duk­ti­vi­täts­stei­ge­run­gen mög­lich.

Autor: Ange­lika Knop


Von einem so ent­spann­ten Arbeits­um­feld kön­nen viele Men­schen nur träu­men. Die Büros der QRC Group Per­so­nal­be­ra­tung Mün­chen GmbH befin­den sich am öst­li­chen Stadt­rand in einem frei ste­hen­den Haus mit Gar­ten­blick. Sechs Räume und ein groß­zü­gi­ger Ein­gangs­be­reich bie­ten den fünf Beschäf­tig­ten genug Platz und Mög­lich­kei­ten, um ent­we­der in Ruhe kon­zen­triert zu arbei­ten oder im Team krea­tiv zu sein. Rich­tig zufrie­den war Car­men Kraus­haar mit der Situa­tion trotz­dem nicht. „Wir woll­ten eine offene und ein­la­dende Atmo­sphäre, aber unser Emp­fang wirkte eher abgren­zend als inte­grie­rend“, erin­nert sich die Part­ne­rin bei QRC an die Zeit vor dem Umbau. „Der Arbeits­platz der Assis­ten­tin im Emp­fangs­be­reich war zu dun­kel, und das Spre­chen machte Mühe, weil es hallte.“

Oft reicht schon umstel­len. Des­halb enga­gierte Car­men Kraus­haar die Archi­tek­tin Sabine Wein­eck-Hubert, die dar­auf spe­zia­li­siert ist, Fir­men­räume mit­ar­bei­ter- und kun­den­ge­recht umzu­pla­nen. Und sie stellte die Exper­tin gleich vor eine beson­dere Her­aus­for­de­rung: Weil die QRC Group Per­so­nal­be­ra­tung unter Umstän­den in ein bis zwei Jah­ren umzie­hen wird, sollte nicht mehr zu viel Geld in die gemie­te­ten Räume inves­tiert wer­den. Darum ver­ab­schie­dete sich die Archi­tek­tin kur­zer­hand von der Idee eines auf­wen­di­gen Umbaus und ent­wi­ckelte ein Kon­zept, mit dem sich allein durch Umstel­lun­gen das Arbeits­um­feld ver­bes­sern ließ. Im Emp­fangs­be­reich holte Sabine Wein­eck-Hubert die Assis­ten­tin nach vorn ins Licht und plat­zierte den Schreib­tisch seit­lich statt fron­tal zum Ein­gang. Jetzt wirkt er als Anlauf­stelle und nicht mehr als Bar­riere. Außer­dem erhielt er eine neue Sei­ten­ver­klei­dung. Die schafft nicht nur klare Linien, son­dern schützt vor allem vor Zug­luft und dämpft den Schall. Eine klein­tei­lige Sitz­gruppe mit Kaf­fee­bar, die bis­her im Ein­gangs­be­reich stand, ver­legte die Archi­tek­tin in den hin­te­ren Kor­ri­dor, über den man die Büros erreicht. Nun lädt die­ser War­te­be­reich zum Aus­tausch unter Kol­le­gen ein. Außer­dem ist der erste Ein­druck reprä­sen­ta­tiv und Besu­cher füh­len sich gut auf­ge­nom­men.

Immer auf Ergo­no­mie ach­ten. Sol­che Ver­än­de­run­gen an Büro­räu­men sind nicht nur kos­me­ti­scher Natur. Wer das gesamte Arbeits­um­feld sinn­voll und ein­la­dend gestal­tet, wird attrak­ti­ver für Kun­den und Bewer­ber. Er erleich­tert den Beschäf­tig­ten die Arbeit und stei­gert auf diese Weise oft sogar ihre Pro­duk­ti­vi­tät. Das Ver­bes­se­rungs­po­ten­zial durch sol­che meis­tens ohne gro­ßen Auf­wand rea­li­sier­ba­ren Umstel­lun­gen oder Umbau­ten sehen Exper­ten im zwei­stel­li­gen Pro­zent­be­reich. Die For­scher vom Fraun­ho­fer-Insti­tut für Arbeits­wirt­schaft und Orga­ni­sa­tion (IAO) in Stutt­gart etwa schät­zen in ihrer Stu­die „Office Excel­lence Check“, dass sich die Arbeits­leis­tung um über 30 Pro­zent erhö­hen kann, wenn das Büro­de­sign stimmt. Zusam­men mit der Bun­des­an­stalt für Arbeits­schutz und Arbeits­me­di­zin (BAuA) und der Initia­tive „Neue Qua­li­tät der Büro­ar­beit“ (INQA-Büro) hat das IAO ermit­telt, dass drei Fak­to­ren ein effi­zi­en­tes Arbei­ten för­dern: Das Mobi­liar muss hohe ergo­no­mi­sche Qua­li­tät haben, die Büro­ein­rich­tung und -auf­tei­lung die Kom­mu­ni­ka­tion best­mög­lich unter­stüt­zen, die Büro­form bewusst geplant und
auf die Tätig­keits­an­for­de­run­gen abge­stimmt sein.

Erst Anfor­de­run­gen klä­ren. Diese Anfor­de­run­gen gilt es aber erst mal zu ermit­teln. Tat­säch­lich pla­nen viele Fir­men­chefs ihre Räume immer noch aus dem Bauch her­aus, ohne genau zu klä­ren, wel­che Mit­ar­bei­ter mög­lichst nah zusam­men­sit­zen soll­ten oder wer wie oft in wel­che Kon­fe­renz- und Tech­nik­räume sowie Büros der Kol­le­gen gehen muss. Die Bedeu­tung die­ser Lauf­wege wird häu­fig unter­schätzt. Und es wird zu wenig über die Frage nach­ge­dacht, wann sich Groß­raum- oder Ein­zel­bü­ros anbie­ten, ob sich meh­rere Beschäf­tigte einen Arbeits­platz tei­len kön­nen und wie Kun­den sich bei ihrem Besuch mög­lichst wohl­füh­len. Um vor einem Neu- oder Umbau die Anfor­de­run­gen genau zu defi­nie­ren, ent­wi­ckelt Sabine Wein­eck-Hubert ihre Kon­zepte mög­lichst mit den Mit­ar­bei­tern oder einem Teil von ihnen in einer „Zukunfts­werk­statt“. In Work­shops von eini­gen Stun­den bis zu einem Tag spre­chen die Beschäf­tig­ten über indi­vi­du­elle Bedürf­nisse und Wün­sche in Sachen Büro­de­sign, sor­tie­ren sie, über­prü­fen sie und set­zen dann Prio­ri­tä­ten. „So fan­gen wir fal­sche Erwar­tun­gen ab und sto­ßen gleich­zei­tig eine unge­heure Krea­ti­vi­tät an, was man mit den vor­han­de­nen Räu­men und Mit­teln machen kann“, erklärt Sabine Wein­eck-Hubert. Die Archi­tek­tin zeich­net immer die Wege­struk­tu­ren auf, um Eng­pässe zu ver­mei­den. Sehr wich­tig ist ihr auch das Kon­zept der „Acti­vity-based Areas“: Dabei wird das Büro in Zonen für Kon­zen­tra­tion, Kom­mu­ni­ka­tion oder Erho­lung ein­ge­teilt. Und dazwi­schen muss es Bewe­gung geben, denn die fehlt dort, wo sich alles am Com­pu­ter erle­di­gen lässt.

Rich­tige Mate­ria­lien wäh­len. Was im Klei­nen wie bei QRC in Mün­chen klappt, geht auch im Gro­ßen. Die Pro­Lux-Sys­tem­tech­nik GmbH in Blau­stein bei Ulm belie­fert Abschlepp­fir­men in 15 euro­päi­schen Län­dern mit Ber­gungs- und Abschlepp­zu­be­hör. Vor eini­gen Jah­ren erhielt der Sitz des gut 80 Beschäf­tigte zäh­len­den Unter­neh­mens einen Anbau. Dort soll­ten Mit­ar­bei­ter aus dem Ser­vice unter­ge­bracht wer­den, die unter ande­rem Kun­den­te­le­fo­nate in ver­schie­de­nen Spra­chen füh­ren.

Nichts aber lenkt so sehr von der eige­nen Arbeit ab wie die Gesprä­che der Kol­le­gen. Damit es in dem offe­nen Büro trotz Stim­men­ge­wirr eine gute Akus­tik gibt, wur­den je drei Schreib­ti­sche im Wind­rad­prin­zip ange­ord­net, sodass der Schall nie direkt auf ein Gegen­über trifft. Außer­dem sen­ken Holz­mö­bel sowie Tep­pi­che den Geräusch­pe­gel. Wer noch mehr Ruhe will, kann ins Freie gehen. Das Dach einer Lager­halle dient als Son­nen­ter­rasse mit Lie­ge­stüh­len, Teich und Feu­er­stelle – nicht nur für Rau­cher. Die Inves­ti­tion hat sich gelohnt, so Antje Hil­sen­beck, Assis­ten­tin der Geschäfts­füh­rung: „Wenn man acht oder neun Stun­den im Büro sitzt, kann man hier zwi­schen­durch Kraft tan­ken und sich wohl­füh­len. Dann ist man auch freund­lich zum Kun­den.“

Büro­de­sign

Auf diese Aspekte soll­ten Sie bei der Arbeits­platz­ge­stal­tung ach­ten


Pla­nung: Es kommt auf die Kom­bi­na­tion aller Details an: Wenn Akus­tik, Optik, Klima sowie Ergo­no­mie stim­men, sind die Mit­ar­bei­ter gesün­der, moti­vier­ter und leis­tungs­fä­hi­ger.

Akus­tik: Tep­pi­che, Vor­hänge, Akus­tik­putz, Akus­tik­se­gel sowie Absor­berele­mente für Wände, Decken und Fens­ter­fron­ten schlu­cken Schall. Trenn­wände, Möbel oder Reflek­tor­ele­mente len­ken ihn auch in die gewünschte Rich­tung.

Optik: Für blend­freie Beleuch­tung sor­gen bei­spiels­weise Schreib­ti­sche, die im rech­ten Win­kel zum Fens­ter auf­ge­stellt sind, sowie Wände oder Möbel­flä­chen mit gerin­gem Refle­xi­ons­grad. Große Flä­chen sollte man in ruhi­gen Far­ben hal­ten, mög­lichst in Pas­tell­tö­nen.

Klima: Sind Fens­ter und Türen frei zugäng­lich, kann man regel­mä­ßig kurz lüf­ten. Das erhöht die Luft­feuch­tig­keit, sorgt für aus­rei­chend Sauer­stoff und spart Ener­gie. Strömt die Luft dau­er­haft durch Öff­nun­gen oder Kli­ma­an­lage, dür­fen keine Arbeits­plätze im Zug lie­gen.

Ergo­no­mie: Brin­gen Sie Mit­ar­bei­ter in Bewe­gung, etwa durch ver­stell­bare Stühle, Tische oder Schränke, die sich auch als Pult oder Sitz eig­nen. Die Kaf­fee­kü­che oder der Kopie­rer dür­fen gerne wei­ter ent­fernt lie­gen, solange die Lauf­wege frei sind.

Sicher­heit: Vor­ge­schrie­bene und gene­rell wich­tige Aspekte soll­ten beach­tet wer­den, etwa dass Stühle als Kipp­schutz fünf Rol­len brau­chen. Die Unfall­ver­si­che­rung VBG hilft mit der Check­liste „Büro­ar­beit – sicher, gesund und erfolg­reich“, www​.vbg​.de, Such­num­mer 5001.


Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 01/2013

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