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DATEV-Lösun­gen zum Auf­trags­we­sen: ein run­der Pro­zess

Das Geld kommt nicht von selbst aufs Konto – erst müs­sen Rech­nun­gen gestellt wer­den. Wer die rich­tige Soft­ware nutzt, hat durch abge­stimmte Abläufe in der Auf­trags­be­ar­bei­tung vom Ange­bot bis zum Zah­lungs­ein­gang weni­ger Arbeit.

Autor: Julia Mattausch


Wer noch Micro­soft Office oder ähn­li­che Soft­ware ein­setzt, kennt das Pro­blem: Die manu­elle Erfas­sung jedes ein­zel­nen For­mu­lars, vom Ange­bot über den Lie­fer­schein bis zur Rech­nung, ist feh­ler­an­fäl­lig und auf­wen­dig. Aus Zeit­man­gel wird das Schrei­ben von Rech­nun­gen des­halb immer wie­der auf­ge­scho­ben – zulas­ten der Liqui­di­tät. Jetzt bie­tet DATEV zwei wei­tere Pro­dukte zur Auf­trags­be­ar­bei­tung: Die Cloud-Lösung DATEV Auf­trags­we­sen online und die lokal instal­lier­bare Soft­ware DATEV Mit­tel­stand com­pact pro. Sie erlau­ben Unter­neh­mern, deren Buch­füh­rung der Steu­er­be­ra­ter erstellt, durch­gän­gi­ges pro­zess­ori­en­tier­tes Arbei­ten. In bei­den Lösun­gen sind die Beleg­vor­la­gen optisch an den Fir­men­auf­tritt anpass­bar. Der Unter­neh­mer bestimmt, wo sein Logo steht und wie der Beleg auf­ge­baut ist. Die Posi­tion von Adresse und Tex­ten lässt sich genau fest­le­gen. Ist die Bele­gart defi­niert, steht sie bei der Bele­ger­fas­sung auto­ma­tisch als Vor­lage zur Ver­fü­gung, kann bei Bedarf aber jeder­zeit geän­dert wer­den.

Leich­ter Rech­nun­gen stel­len. Die Erfas­sung der Belege ist ein­fach. Kun­den­adresse, Arti­kel­in­for­ma­tio­nen und die Text­vor­la­gen sind im Sys­tem hin­ter­legt. Auf diese Daten wird beim Schrei­ben des Belegs zuge­grif­fen. Kun­den sind in den Stamm­da­ten hin­ter­legt, der Rech­nungs­emp­fän­ger wird bei der Bele­ger­fas­sung gewählt. Arti­kel erfasst der Anwen­der im Beleg­for­mu­lar. Neu erfasste Arti­kel las­sen sich aus dem Beleg direkt in die Arti­kel­stamm­da­ten über­neh­men. Ein­lei­tungs- und Abschluss­texte wer­den in den Text­vor­la­gen hin­ter­legt und pas­send zum Beleg­typ ange­zeigt. Erteilt der Kunde einen Auf­trag, lässt sich das Ange­bot inklu­sive Arti­kel- und Adress­da­ten in den nächs­ten logi­schen Beleg über­neh­men: Durch einen Klick auf die Funk­tion „Beleg wei­ter­füh­ren“ wählt der Anwen­der aus, ob die Auf­trags­be­stä­ti­gung, der Lie­fer­schein oder die Rech­nung fol­gen soll. Durch einen Klick auf den But­ton „Ver­kauf“ zeigt die Beleg­über­sicht, wel­che und wie viele Ange­bote ange­nom­men wur­den oder wel­che Rech­nun­gen noch offen sind. Sie infor­miert über Bele­gart, Beleg­num­mer, Kun­den­num­mer, Kun­den­be­zeich­nung, Beleg­da­tum, Lie­fer­da­tum, Netto- und Brut­to­summe sowie dar­über, ob der Beleg bereits gedruckt und an den Steu­er­be­ra­ter über­ge­ben wurde. Außer­dem zeigt sie den Sta­tus offen, erle­digt oder abge­lehnt an. Der Nut­zer kann fil­tern, wel­che Belege die Über­sicht zeigt. Selek­tiert wird zum Bei­spiel nach Sta­tus, Zeit­raum und Bele­gart. Die Schnell­su­che erleich­tert das Fin­den von Bele­gen nach Beleg­num­mer, Kun­den­num­mer oder Kun­den­name. So sieht der Unter­neh­mer etwa gleich, bei wem Rech­nun­gen offen sind. Im DATEV Auf­trags­we­sen online kann er auch noch zwi­schen der Lis­ten- und der Gale­rie­an­sicht wech­seln. Die Gale­rie­an­sicht zeigt Abbil­dun­gen der Belege, in denen er blät­tern kann.

Stets die Über­sicht behal­ten.Eine Kon­trolle der Absatz- und Umsatz­zah­len erlau­ben die Aus­wer­tun­gen. Sie infor­mie­ren über Kun­den und Arti­kel nach Absatz- sowie nach Umsatz­zah­len und für bestimmte Zeit­räume. Ein­fach den Haken bei „Ver­gleichs­zeit­raum“ set­zen und das Datum ein­ge­ben. Der Anwen­der sieht so, ob ein bestimm­ter Arti­kel noch genauso gut oder schlecht läuft wie im Vor­jahr. Opti­miert ist die Bereit­stel­lung der Belege für den Steu­er­be­ra­ter. Sie wer­den ent­we­der via Beleg­ver­wal­tung in Unter­neh­men online als digi­ta­les Beleg­bild gelie­fert oder mit Buchungs­in­for­ma­tio­nen zum Beleg über das Rech­nungs­aus­gangs­buch wei­ter­ge­ge­ben. So erhält die Kanz­lei schnell die digi­ta­len Aus­gangs­be­lege zur Erstel­lung der Buch­füh­rung ihrer Man­dan­ten. Es muss ledig­lich die gewünschte Vari­ante ein­ge­stellt wer­den. Der Beleg ist mit einem Klick in Beleg­ver­wal­tung und Rech­nungs­aus­gangs­buch hin­ter­legt. Mit DATEV Mit­tel­stand com­pact pro ist auch die Über­gabe der Rech­nun­gen in Papier­form mög­lich. In weni­gen Schrit­ten wer­den mit der DATEV-Soft­ware so Rech­nun­gen geschrie­ben, archi­viert, aus­ge­wer­tet und an den Steu­er­be­ra­ter wei­ter­ge­ge­ben.


Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 02/2012

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