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Elek­tro­ni­sche Betriebs­prü­fung und ELS­tAM ver­scho­ben, ELENA gestoppt

Die Digi­ta­li­sie­rung der Kom­mu­ni­ka­tion zwi­schen staat­li­chen Insti­tu­tio­nen sowie Bür­gern und Unter­neh­men schrei­tet unauf­halt­sam voran. Dies ist auch sehr begrü­ßens­wert, ins­be­son­dere unter Berück­sich­ti­gung des Büro­kra­tie­ab­baus. Bei drei aktu­el­len Pro­jek­ten – die elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung (euBP) in der Sozi­al­ver­si­che­rung, das Ver­fah­ren der elek­tro­ni­schen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male (ELS­tAM) und das Ver­fah­ren des elek­tro­ni­schen Ent­gelt­nach­wei­ses (ELENA) – kam es jedoch zu erheb­li­chen Schwie­rig­kei­ten. Zwei die­ser Pro­jekte wur­den ver­scho­ben, eins sogar gestoppt.


Elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung (euBP) in der Sozi­al­ver­si­che­rung. Mit Wir­kung vom 1. Januar 2012 sollte in der Sozi­al­ver­si­che­rung die elek­tro­nisch unter­stützte Betriebs­prü­fung (euBP) ein­ge­führt wer­den. Das Ver­fah­ren sieht die Annahme der zur Durch­füh­rung einer Betriebs­prü­fung nach § 28p SGB IV not­wen­di­gen Arbeit­ge­ber­da­ten im elek­tro­ni­schen Ver­fah­ren vor. Die Arbeit­ge­ber sol­len im Rah­men des Ver­fah­rens euBP die Mög­lich­keit erhal­ten, die für die Prü­fung rele­van­ten Daten elek­tro­nisch anzu­lie­fern. Die vom Arbeit­ge­ber über­mit­tel­ten Daten wer­den mit­hilfe einer Prüf­soft­ware ana­ly­siert und die dar­aus gewon­ne­nen Ergeb­nisse als Hin­weise für die Prü­fung genutzt. Ziel ist es, die Prüf­dauer bei den ein­zel­nen Prüf­stel­len auf das erfor­der­li­che Min­dest­maß zu redu­zie­ren; unter Umstän­den kann eine Prü­fung vor Ort gänz­lich ent­fal­len. Über den Umfang der für den Zweck der Betriebs­prü­fung zu über­mit­teln­den Daten ent­hält das Gesetz keine kon­kre­ten Aus­sa­gen. Hier dürfte die Ursa­che der Ver­schie­bung zu fin­den sein. Die Ren­ten­ver­si­che­rung erwar­tet nicht nur die Zah­len aus den Berei­chen Lohn/ Gehalt, sons­tige Zah­lun­gen an die Arbeit­neh­mer, Ent­gelt­ar­ten, Bei­trags­grup­pen, Mel­de­da­ten und Soll­stel­lun­gen der Ein­zugs­stel­len, son­dern auch die Buchun­gen aus der Finanz­buch­hal­tung. Die Pilot­phase, ursprüng­lich ab Okto­ber 2011 geplant, star­tet nun vor­aus­sicht­lich erst im Januar 2012. Flä­chen­de­ckend wird das Ver­fah­ren daher vor­aus­sicht­lich erst ab 1. Januar 2013 erfol­gen kön­nen.

Ver­fah­ren der elek­tro­ni­schen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male (ELS­tAM).

Der Start­ter­min des neuen Ver­fah­rens der elek­tro­ni­schen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male (ELS­tAM) wurde auf­grund uner­war­te­ter tech­ni­scher Schwie­rig­kei­ten auf den 1. Januar 2013 ver­scho­ben.

Das Lohn­steu­er­ab­zugs­ver­fah­ren sollte auf ein elek­tro­ni­sches Ver­fah­ren umge­stellt wer­den. Die OFD Karls­ruhe weist im Rah­men eines Infor­ma­ti­ons­schrei­bens für Arbeit­ge­ber vom 30. Novem­ber 2011 dar­auf hin, in wel­chen Fäl­len tat­säch­lich eine Beschei­ni­gung für den Lohn­steu­er­ab­zug im Jahr 2012 not­wen­dig ist.

Gül­tig­keit der Lohn­steu­er­karte 2010 / Ersatz­be­schei­ni­gung 2011 im Jahr 2012: Die Lohn­steu­er­karte 2010 sowie eine vom Finanz­amt aus­ge­stellte Beschei­ni­gung für den Lohn­steu­er­ab­zug 2011 (sog. Ersatz­be­schei­ni­gung 2011) und die dar­auf ein­ge­tra­ge­nen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male (Steu­er­klasse, Zahl der Kin­der­frei­be­träge, Frei­be­trag, Hin­zu­rech­nungs­be­trag, Reli­gi­ons­merk­mal, Fak­tor) blei­ben wei­ter­hin gül­tig. Die dort ent­hal­te­nen Daten sind der Berech­nung der Lohn­steuer im Jahr 2012 zugrunde zu legen.

Keine Ände­rung gegen­über 2010/2011. Kein Hand­lungs­be­darf: Wer­den sich die auf der Lohn­steu­er­karte 2010 bzw. der Ersatz­be­schei­ni­gung 2011 ein­ge­tra­ge­nen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male des Arbeit­neh­mers im Jahr 2012 nicht ändern, müs­sen Arbeit­neh­mer und Arbeit­ge­ber nichts Wei­te­res ver­an­las­sen. Die dem Arbeit­ge­ber vor­lie­gen­den Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male gel­ten fort.

Auf­be­wah­rungs­pflicht der Lohn­steu­er­karte 2010 / Ersatz­be­schei­ni­gung 2011. Der Arbeit­ge­ber darf die Lohn­steu­er­karte 2010 bzw. die Ersatz­be­schei­ni­gung 2011 im Über­gangs­zeit­raum nicht ver­nich­ten und hat sie dem Arbeit­neh­mer bei Been­di­gung des Arbeits­ver­hält­nis­ses im Über­gangs­zeit­raum 2012 zur Vor­lage bei einem neuen Arbeit­ge­ber aus­zu­hän­di­gen.

Was tun bei Ände­rung der Ver­hält­nisse gegen­über 2010/2011? Wei­chen die auf der Lohn­steu­er­karte 2010 bzw. der Ersatz­be­schei­ni­gung 2011 ein­ge­tra­ge­nen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male von den tat­säch­li­chen Ver­hält­nis­sen zu Beginn des Jah­res 2012 ab (z. B. Zahl der Kin­der­frei­be­träge), kann der Arbeit­neh­mer dem Arbeit­ge­ber des ers­ten Dienst­ver­hält­nis­ses die im Über­gangs­zeit­raum 2012 anzu­wen­den­den Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male aus Ver­ein­fa­chungs­grün­den auch anhand fol­gen­der amt­li­cher Beschei­ni­gun­gen nach­wei­sen:

  • Mit­tei­lungs­schrei­ben des Finanz­amts zur „Infor­ma­tion über die erst­mals elek­tro­nisch gespei­cher­ten Daten für den Lohn­steu­er­ab­zug (elek­tro­ni­sche Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male)“ oder
  • Aus­druck des Finanz­amts mit den ab dem 1.1.2012 gespei­cher­ten elek­tro­ni­schen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­ma­len.

Das Mit­tei­lungs­schrei­ben und der Aus­druck des Finanz­amts sind für den Arbeit­ge­ber jedoch nur dann maß­ge­bend, wenn ihm gleich­zei­tig die Lohn­steu­er­karte 2010 bzw. die Ersatz­be­schei­ni­gung 2011 für das erste Dienst­ver­hält­nis des Arbeit­ge­bers vor­liegt (Steu­er­klas­sen I bis V). Legt der Arbeit­neh­mer das Mit­tei­lungs­schrei­ben oder den Aus­druck des Finanz­amts dem Arbeit­ge­ber vor, sind allein die darin aus­ge­wie­se­nen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male für den Lohn­steu­er­ab­zug maß­ge­bend. Diese ver­ein­fachte Nach­weis­mög­lich­keit besteht auch dann, wenn der Arbeit­neh­mer im Kalen­der­jahr 2012 in ein neues ers­tes Dienst­ver­hält­nis wech­selt. Allein eine Mit­tei­lung des Arbeit­neh­mers, wei­ter­hin gül­tige Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male für das Kalen­der­jahr 2012 zu sei­nen Unguns­ten zu ändern („Ände­rung auf Zuruf“), reicht zur Anwen­dung für den Lohn­steu­er­ab­zug durch den Arbeit­ge­ber nicht aus. Falls die Anga­ben in dem Mit­tei­lungs­schrei­ben nicht zutref­fend sind, kann der Arbeit­neh­mer beim Finanz­amt eine Ände­rung bean­tra­gen. Der Nach­weis der gül­ti­gen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male kann dann gegen­über dem Arbeit­ge­ber durch den vom Finanz­amt auf Antrag zu fer­ti­gen­den Aus­druck der ab dem Jahr 2012 gül­ti­gen ELS­tAM geführt wer­den. Falls der Arbeit­neh­mer erst­mals für 2012 eine Ände­rung der Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male (Steu­er­klasse, Zahl der Kin­der­frei­be­träge, Frei­be­trag, Hin­zu­rech­nungs­be­trag, Reli­gi­ons­merk­mal, Fak­tor) bean­tragt, kann der Nach­weis der gül­ti­gen Lohn­steu­er­ab­zugs­merk­male gegen­über dem Arbeit­ge­ber eben­falls durch den vom Finanz­amt auf Antrag zu fer­ti­gen­den Aus­druck der ab dem Jahr 2012 gül­ti­gen ELS­tAM geführt wer­den.

Keine Lohn­steu­er­karte 2010/Ersatzbescheinigung 2011 vor­han­den. Arbeit­neh­mer ohne Lohn­steu­er­karte 2010 oder Ersatz­be­schei­ni­gung 2011, die im Über­gangs­zeit­raum 2012 (erst­mals) ein Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis auf­neh­men, müs­sen beim Finanz­amt eine „Beschei­ni­gung für den Lohn­steu­er­ab­zug 2012“ bean­tra­gen. Diese Beschei­ni­gung ist dem Arbeit­ge­ber vor­zu­le­gen.

Ver­fah­ren des elek­tro­ni­schen Ent­gelt­nach­wei­ses (ELENA). Mit dem ELENA-Gesetz wurde 2009 ein Ver­fah­ren beschlos­sen, das Anträge auf Sozi­al­leis­tun­gen ver­ein­fa­chen und beschleu­ni­gen sollte. Am 2.12.2011 wurde das Gesetz zur Auf­he­bung von Vor­schrif­ten zum Ver­fah­ren des elek­tro­ni­schen Ent­gelt­nach­wei­ses (ELENA) im Bun­des­ge­setz­blatt ver­kün­det und trat damit am 3.12.2011 in Kraft. Ab die­sem Zeit­punkt ent­fällt die Pflicht des Arbeit­ge­bers, monat­li­che Mel­dun­gen zu Ent­gelt­da­ten im ELENA-Ver­fah­ren an die Zen­trale Spei­cher­stelle zu erstat­ten. Gleich­zei­tig wer­den keine Arbeit­neh­mer­da­ten mehr ange­nom­men und alle bis­her gespei­cher­ten Daten wer­den unver­züg­lich gelöscht.

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