Fachartikel & News

Busi­ness Intel­li­gence: Gehen Sie auf Erfolgs­kurs

Viele Mit­tel­ständ­ler sam­meln inten­siv Daten zur Unter­neh­mens­steue­rung. Für nach­hal­tige Ver­bes­se­run­gen müs­sen sie aber die ent­schei­den­den Kenn­zah­len iden­ti­fi­zie­ren und dann ziel­ge­rich­tet ana­ly­sie­ren. Dabei hilft der Steu­er­be­ra­ter.


Den Wachs­tums­schmerz spürte Ste­phan Ober­maier da, wo ein Unter­neh­mer beson­ders emp­find­lich ist – beim Geld. „Plötz­lich zahl­ten immer mehr Kun­den in Teil­be­trä­gen und erst nach län­ge­rem Zögern“, erin­nert sich der geschäfts­füh­rende Gesell­schaf­ter der Metall­bau Ober­maier GmbH aus Raub­ling-Rei­schen­hart bei Rosen­heim an die Zeit, als sein Betrieb einen regel­rech­ten Auf­trags­boom erlebte. Kehr­seite der Medaille: Weil die rund 50 Beschäf­tig­ten kaum mit der Arbeit nach­ka­men, häuf­ten sich auf vie­len Bau­stel­len die Ver­zö­ge­run­gen. Und der frü­her rela­tiv kon­ti­nu­ier­li­che Zah­lungs­ein­gang wurde unbe­re­chen­bar.

Trans­pa­ren­ter kal­ku­lie­ren. „Wir waren ein­fach zu schnell gewach­sen, und dabei hatte der Kopf nicht mit­ge­hal­ten“, gibt Ober­maier heute rück­bli­ckend zu. „Also muss­ten wir uns damals erst einen guten Über­blick ver­schaf­fen, um wie­der volle Leis­tung brin­gen zu kön­nen.“ Zwar lagen dem Fir­men­chef viele betriebs­wirt­schaft­li­che Daten vor – doch sie wur­den, wie so oft im Mit­tel­stand, nicht ana­ly­siert. Also star­tete Ober­maier Anfang 2010 ein umfas­sen­des Pro­jekt zur Zah­l­en­trans­pa­renz und moder­ni­sierte die Kal­ku­la­tion. Seine Beschäf­tig­ten ord­nen seit­dem die Arbeits­zeit zen­tral und zügig im Sys­tem einem Auf­trag zu. So sieht der Unter­neh­mer die Stun­den sowie Mate­ri­al­kos­ten jedes Pro­jekts und kann den Mit­ar­bei­tern genaue Vor­ga­ben für ihre Auf­ga­ben machen. Damit das Ergeb­nis im Plan bleibt, ken­nen seine Leute jetzt neben dem Auf­trags­vo­lu­men auch die für alle Tätig­kei­ten kal­ku­lier­ten Stun­den­zah­len und wis­sen, wie schnell sie arbei­ten müs­sen. Sol­che Ver­än­de­run­gen funk­tio­nie­ren nicht auto­ma­tisch, wie Ste­phan Ober­maier erfah­ren musste:

„Die größte Her­aus­for­de­rung ist es, bei den Mit­ar­bei­tern die Bereit­schaft zur Umstel­lung zu wecken.“

Zudem muss der Fir­men­chef kon­se­quent Busi­ness Intel­li­gence nut­zen, wie das Prin­zip des kon­ti­nu­ier­li­chen Sam­melns und Aus­wer­tens von Kenn­zah­len zur Vor­be­rei­tung wich­ti­ger Ent­schei­dun­gen genannt wird. Gleich­zei­tig müs­sen die Mit­ar­bei­ter die Daten regel­mä­ßig ein­pfle­gen. Pas­siert das nicht, bil­den die Infor­ma­tio­nen nicht mehr die echte Situa­tion ab. Ana­ly­siert der Chef die Zah­len aber kon­ti­nu­ier­lich und rich­tig, kann er Kos­ten sen­ken, Preise opti­mie­ren und auf Basis har­ter Fak­ten mit Geschäfts­part­nern ver­han­deln. Dabei unter­stützt wird Ober­maier von einem eigens für diese Auf­gabe ein­ge­stell­ten Con­trol­ler.

 

Umfas­send Daten sam­meln. Wie die Metall­bau Ober­maier GmbH soll­ten nach Mei­nung von Hel­mut Haberl alle Betriebe agie­ren. „Zu jedem Arbeits­schritt gehört eine Buchung“, betont der Vor­stand der Quest Con­sul­ting AG in Rosen­heim. „Eine sol­che Kos­ten­trä­ger­rech­nung ermög­licht rasche und rea­lis­ti­sche Kal­ku­la­tio­nen.“ Das erken­nen immer mehr Mit­tel­ständ­ler, die ihre Zah­len sys­te­ma­ti­scher nut­zen wol­len, um die Leis­tung zu stei­gern. Sie ste­hen jedoch vor der Her­aus­for­de­rung, die rich­ti­gen Kenn­zah­len aus­zu­wäh­len und Daten so zusam­men­zu­su­chen und auf­zu­be­rei­ten, dass die Mit­ar­bei­ter sie schnell für ihre Ent­schei­dun­gen nut­zen kön­nen. Laut einer Befra­gung der Busi­ness App­li­ca­tion Rese­arch Cen­ter GmbH (BARC) in Würz­burg setzt die Hälfte der Mit­tel­ständ­ler für Busi­ness Intel­li­gence eine Soft­ware zur Unter­neh­mens­steue­rung ein – längst nicht mehr nur in Manage­ment und Con­trol­ling, son­dern auch in Ver­trieb, IT, Buch­hal­tung, Mar­ke­ting und Wer­bung, Logis­tik, Ein­kauf, Per­so­nal­we­sen und der Pro­duk­tion. Unge­fil­tert genutzt wer­den kön­nen die auf diese Weise gesam­mel­ten Infor­ma­tio­nen aller­dings nicht. „Sie stam­men oft aus Insel­lö­sun­gen, die über­haupt nicht zusam­men­pas­sen“, warnt Hans-Georg Kem­per, Pro­fes­sor für Wirt­schafts­in­for­ma­tik am Betriebs­wirt­schaft­li­chen Insti­tut der Uni­ver­si­tät Stutt­gart. Eine Kenn­zahl für ein Pro­dukt könne im Mar­ke­ting schließ­lich etwas ganz ande­res aus­drü­cken als die glei­che Kenn­zahl im Ein­kauf oder in der Pro­duk­tion. „Die­ses Pro­blem haben selbst kleine Mit­tel­ständ­ler.“

Aus­sa­ge­qua­li­tät erhö­hen. Um eine hohe Daten­qua­li­tät zu errei­chen, muss jeder Fir­men­chef zuerst die für den Erfolg sei­nes Unter­neh­mens und die Steue­rung der ver­schie­de­nen Berei­che tat­säch­lich aus­sa­ge­kräf­ti­gen Kenn­zah­len ermit­teln. Even­tu­ell müs­sen diese ech­ten Wert­trei­ber indi­vi­du­ell aus den für die Firma wich­ti­gen Fak­ten her­ge­lei­tet wer­den. „Außer­dem dür­fen sich die aus­ge­wähl­ten Kenn­zah­len nicht über­lap­pen oder wie­der­ho­len“, betont Kem­per. Des­halb beginnt ein Busi­ness-Intel­li­gence-Pro­zess mit ein­deu­ti­gen Vor­ga­ben für die Erhe­bung und den Zuschnitt der Daten sowie der Fest­le­gung, wel­cher Mit­ar­bei­ter wie dazu bei­trägt, Daten zu erhe­ben, aus­zu­wer­ten und wei­ter­zu­ent­wi­ckeln. Mit Plan-, Soll- und Schwel­len­wer­ten, die zur Kon­trolle sowie für Ziel­vor­ga­ben und Alarm­funk­tio­nen genutzt wer­den, lässt sich das Unter­neh­men dann ziel­ori­en­tiert steu­ern. Eine wich­tige Infor­ma­ti­ons­quelle sind in die­sem Zusam­men­hang die eige­nen Beschäf­tig­ten. „Um die Akzep­tanz der Kenn­zah­len zu erhö­hen, soll­ten alle Mit­ar­bei­ter einer Abtei­lung oder Pro­zess­be­tei­ligte ein Vor­schlags­recht für sie betref­fende Kenn­zah­len bekom­men“, rät BARC-Ana­lyst Flo­rian Ehmann. Auch ihre Kun­den­kon­takte soll­ten Unter­neh­men nut­zen, um Daten zu erhe­ben – ob im Ver­trieb, über das Inter­net oder die Filiale. Aus der Infor­ma­tion bei­spiels­weise, dass jemand nach einer Rekla­ma­tion plötz­lich seine Bestell­ge­wohn­heit ändert, las­sen sich mit den ent­spre­chen­den sta­tis­ti­schen Werk­zeu­gen die rich­ti­gen Schlüsse zie­hen und Kun­den­bin­dungs­maß­nah­men ein­lei­ten. Auch der Steu­er­be­ra­ter kann aus den ihm über­mit­tel­ten Fak­ten aus­sa­ge­kräf­tige Ana­ly­sen und Pro­gno­sen erstel­len. Dabei bie­tet er sei­nen Man­dan­ten über reine Finanz- und Steu­er­fra­gen hin­aus auch Unter­stüt­zung bei der betriebs­wirt­schaft­li­chen Steue­rung wie etwa der Erfolgs­ana­lyse, der Liqui­di­täts­pla­nung, der Unter­neh­mens­be­wer­tung oder der Exis­tenz und Zukunfts­si­che­rung. Vor­teile ver­schaf­fen jedoch nur Infor­ma­tio­nen, die kon­se­quent genutzt wer­den. Bei der HaWig-Fir­men­gruppe im ober­frän­ki­schen Herolds­bach wird des­halb für jeden Auf­trag ein Bud­get fest­ge­legt. Basis sind auf ver­schie­dene Kun­den und Pro­jekte abge­stimmte Kenn­zah­len sowie die nach Tech­nik und kauf­män­ni­scher Leis­tung getrennte Arbeits­zeit, die Fremd­lohn­leis­tun­gen sowie das Mate­rial.

Feh­ler­quote ver­rin­gern. Die Kal­ku­la­tion und die für die Unter­neh­mens­steue­rung nöti­gen Daten haben die Mit­ar­bei­ter des Her­stel­lers von Hei­zungs-, Lüf­tungs- und Kli­ma­sys­te­men für Indus­trie­an­la­gen im Griff. „Aber wir arbei­ten noch mit Excel und sto­ßen schon an unsere Gren­zen“, berich­tet der geschäfts­füh­rende Gesell­schaf­ter Harald Wide­burg. Daher prüft der Fir­men­chef der­zeit, wie die Busi­ness Intel­li­gence mit einer Pro­jekt­ma­nage­ment­soft­ware unter­stützt wer­den könnte. Davon erhofft er sich unter ande­rem weni­ger Über­tra­gungs­feh­ler und dass die Mit­ar­bei­ter die Daten noch kon­se­quen­ter pfle­gen und nut­zen. Nach Wide­burgs Vor­stel­lung sollte es künf­tig zum Arbeits­ab­lauf gehö­ren, stets in das aktu­elle Pro­jekt ein­ge­loggt zu sein. Die Zeit­er­fas­sung könnte dann auto­ma­tisch pas­sie­ren, die Daten­er­fas­sung intui­tiv. „Und wenn ich mal rasch Zah­len abru­fen will, müsste ich nicht eine Stunde mit mei­nem Kauf­mann eine Excel-Datei durch­ge­hen, son­dern könnte mir per Knopf­druck eine sehr gute Über­sicht auf den Schirm holen“, wünscht sich Wide­burg.


Quelle: TRIA­LOG, Das Unter­neh­mer­ma­ga­zin Ihrer Bera­ter und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 01/2012; Text: Midia Nuri

This is a unique website which will require a more modern browser to work! Please upgrade today!