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Die Auf­be­wah­rung von Unter­la­gen

Die Auf­be­wah­rung von Unter­la­gen ist ins­be­son­dere für Unter­neh­men ein läs­ti­ges Thema. So wer­den in erheb­li­chem Umfang Platz in Anspruch genom­men und Kos­ten ver­ur­sacht. In die­sem Arti­kel wird ein kur­zer Über­blick – ohne Anspruch auf Voll­stän­dig­keit – zur Auf­be­wah­rung von Unter­la­gen gege­ben.


Han­dels­recht­li­che Auf­be­wah­rungs­pflich­ten. Nach dem Han­dels­recht sind Kauf­leute ver­pflich­tet, Ihre Unter­la­gen geord­net auf­zu­be­wah­ren. Zu den auf­be­wah­rungs­pflich­ti­gen Unter­la­gen gehö­ren ins­be­son­dere Han­dels­bü­cher, Inven­tare, Eröff­nungs­bi­lan­zen, Jah­res­ab­schlüsse, Ein­zel­ab­schlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lage­be­richte, Kon­zern­ab­schlüsse, Kon­zern­la­ge­be­richte sowie die zu ihrem Ver­ständ­nis erfor­der­li­chen Arbeits­an­wei­sun­gen und sons­ti­gen Orga­ni­sa­ti­ons­un­ter­la­gen sowie Belege für Buchun­gen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 HGB zu füh­ren­den Büchern (Buchungs­be­lege). Für diese Unter­la­gen gilt eine zehn­jäh­rige Auf­be­wah­rungs­pflicht. Dane­ben sind über einen Zeit­raum von sechs Jah­ren die emp­fan­ge­nen Han­dels­briefe und die Wie­der­ga­ben der abge­sand­ten Han­dels­briefe auf­zu­be­wah­ren. Als Han­dels­brief ist dabei ein Schrift­stück zu ver­ste­hen, das ein Han­dels­ge­schäft betrifft. Die Auf­be­wah­rungs­frist beginnt mit dem Schluss des Kalen­der­jahrs, in dem die letzte Ein­tra­gung in das Han­dels­buch gemacht, das Inven­tar auf­ge­stellt, die Eröff­nungs­bi­lanz oder der Jah­res­ab­schluss fest­ge­stellt, der Ein­zel­ab­schluss nach § 325 Abs. 2a oder der Kon­zern­ab­schluss auf­ge­stellt, der Han­dels­brief emp­fan­gen oder abge­sandt wor­den oder der Buchungs­be­leg ent­stan­den ist. All­ge­mein ist zu emp­feh­len, Gerichts­ur­teile und Bau­un­ter­la­gen dau­er­haft auf­zu­be­wah­ren.

Steu­er­recht­li­che Auf­be­wah­rungs­pflich­ten. Die han­dels­recht­li­chen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten gel­ten nur für Kauf­leute. Daher hat das Steu­er­recht über § 147 AO eigene Auf­be­wah­rungs­pflich­ten geschaf­fen, die für alle Buch­füh­rungs- und Auf­zeich­nungs­pflich­ti­gen gel­ten. Die Pflicht zur Auf­be­wah­rung der Bücher, Auf­zeich­nun­gen etc. ist Bestand­teil der Buch­füh­rungs- und Auf­zeich­nungs­pflich­ten der §§ 140, 141 AO. Sie die­nen dazu, sicher­zu­stel­len, dass bei einer Außen­prü­fung oder im Rechts­be­helfs­ver­fah­ren die Unter­la­gen noch greif­bar sind. Ent­spre­chend den Grund­sät­zen des § 145 Abs. 1 AO sind die Bücher und Auf­zeich­nun­gen so geord­net auf­zu­be­wah­ren, dass ein sach­ver­stän­di­ger Drit­ter diese in ange­mes­se­ner Frist prü­fen kann. Die Auf­be­wah­rungs­fris­ten des § 147 AO gel­ten nur für die steu­er­lich erfor­der­li­chen Unter­la­gen, nicht für nur han­dels­recht­lich not­wen­dige Unter­la­gen. Umfasst sind ins­be­son­dere fol­gende Unter­la­gen: Bücher und Auf­zeich­nun­gen, Inven­tare, Jah­res­ab­schlüsse, Lage­be­richte, die Eröff­nungs­bi­lanz sowie die zu ihrem Ver­ständ­nis erfor­der­li­chen Arbeits­an­wei­sun­gen und sons­ti­gen Orga­ni­sa­ti­ons­un­ter­la­gen, Buchungs­be­lege, Unter­la­gen, die einer mit Mit­teln der Daten­ver­ar­bei­tung abge­ge­be­nen Zollan­mel­dung nach Arti­kel 77 Abs. 1 in Ver­bin­dung mit Arti­kel 62 Abs. 2 Zoll­ko­dex bei­zu­fü­gen sind, sofern die Zoll­be­hör­den nach Arti­kel 77 Abs. 2 Satz 1 Zoll­ko­dex auf ihre Vor­lage ver­zich­tet oder sie nach erfolg­ter Vor­lage zurück­ge­ge­ben haben. Für diese Unter­la­gen gilt eine zehn­jäh­rige Auf­be­wah­rungs­frist. Sechs Jahre auf­zu­be­wah­ren sind die emp­fan­ge­nen Han­dels- oder Geschäfts­briefe, Wie­der­ga­ben der abge­sand­ten Han­dels- oder Geschäfts­briefe sowie sons­tige Unter­la­gen, soweit sie für die Besteue­rung von Bedeu­tung sind. Steu­er­lich ist dar­auf zu ach­ten, dass nach der AO einige Tat­be­stände bestehen, die den Ablauf der Frist hem­men. Der Ablauf der Auf­be­wah­rungs­frist ist ins­be­son­dere gehemmt, solange die all­ge­mei­nen Fest­set­zungs­fris­ten nicht abge­lau­fen sind. Diese betra­gen ein bzw. vier Jahre, kön­nen aber in einer Viel­zahl von Fäl­len hin­aus­ge­scho­ben wer­den, was vor allem auch bei der Durch­füh­rung einer steu­er­li­chen Außen­prü­fung gilt. Eine Hem­mung ist auch immer dann gege­ben, wenn noch ein Ein­spruchs­ver­fah­ren anhän­gig ist. Die 10-Jah­res-Frist bei Steu­er­hin­ter­zie­hung beein­flusst den Ablauf der Frist für die Auf­be­wah­rung hin­ge­gen nicht.

Bei ori­gi­när digi­ta­len Daten hat die Finanz­be­hörde das Recht, im Rah­men einer Außen­prü­fung Ein­sicht in die gespei­cher­ten Daten zu neh­men und das Daten­ver­ar­bei­tungs­sys­tem zur Prü­fung der Unter­la­gen zu nut­zen. Der EDV-Zugriff der Finanz­ver­wal­tung beschränkt sich aus­schließ­lich auf Daten, die für die Besteue­rung von Bedeu­tung sind. Hierzu gehö­ren nach Auf­fas­sung der Finanz­ver­wal­tung in jedem Fall die Daten in den Berei­chen Finanz­buch­hal­tung, Lohn­buch­hal­tung und Anla­gen­buch­hal­tung. Aber auch Daten aus ande­ren Berei­chen kön­nen hierzu gehö­ren, soweit sie für die Besteue­rung rele­vant sind.

Auf­be­wah­rungs­pflich­ten für Ver­brau­cher. Ver­brau­cher sind ver­pflich­tet, Hand­wer­ker­rech­nun­gen zwei Jahre auf­zu­be­wah­ren. All­ge­mein ist zu emp­feh­len, Belege ent­spre­chend der drei­jäh­ri­gen Regel­ver­jäh­rung auf­zu­be­wah­ren. Hier­un­ter fal­len z. B. ver­trag­li­che Zah­lungs­an­sprü­che von Hand­werks­be­trie­ben oder Händ­lern wegen Lie­fe­rung von Waren oder Erbrin­gung von Werk­leis­tun­gen, Lohn- und Gehalts­an­sprü­che, Scha­den­er­satz­an­sprü­che wegen uner­laub­ter Hand­lung (u. a. Ver­let­zung von Eigen­tum, Gesund­heit oder Leben), Ansprü­che auf Sach­leis­tung (Erfül­lung von Kauf- oder Werk­ver­trä­gen). Die Ver­jäh­rung beginnt in der Regel am Ende des Jah­res, in dem der Anspruch ent­stan­den ist, sodass ent­spre­chende Belege vier Jahre auf­be­wahrt wer­den soll­ten. Um Gewähr­leis­tungs­an­sprü­che und Garan­tie­an­sprü­che aus Kauf- oder Werk­ver­trä­gen durch­set­zen zu kön­nen, soll­ten die Zah­lungs­be­lege oder Ver­träge min­des­tens für die vor­ge­se­he­nen Gewähr­leis­tungs­fris­ten, bes­ser noch dar­über hin­aus, auf­be­wahrt wer­den. Gewähr­leis­tungs­fris­ten des BGB betra­gen fünf Jahre für Män­gel an einem Bau­werk oder einer Sache, wel­che für ein Bau­werk ver­wen­det wurde. Für alle ande­ren Män­gel sind nur zwei Jahre vor­ge­se­hen, es sei denn, der Händ­ler hat län­gere Fris­ten ver­trag­lich zuge­sagt. Ver­si­che­rungs­un­ter­la­gen soll­ten für die Lauf­zeit der Ver­si­che­rung und nach der Kün­di­gung dar­über hin­aus bis zum Inkraft­tre­ten einer neuen Police auf­be­wahrt wer­den. Ver­träge mit Kre­dit­in­sti­tu­ten soll­ten grund­sätz­lich über die gesamte Lauf­zeit auf­be­wahrt wer­den. Andere Bank­be­lege wie Über­wei­sun­gen und Kon­to­aus­züge gel­ten als Zah­lungs­nach­weise für Leis­tun­gen und soll­ten des­halb min­des­tens drei bis vier Jahre auf­be­wahrt wer­den. Durch das Steu­er­hin­ter­zie­hungs­be­kämp­fungs­ge­setz wurde § 147a AO neu in das Gesetz ein­ge­fügt. Nach die­ser Bestim­mung bestehen Auf­be­wah­rungs­pflich­ten bei den Über­schuss­ein­künf­ten, also den Ein­künf­ten aus nicht selbst­stän­di­ger Arbeit, Kapi­tal­ver­mö­gen, Ver­mie­tung und Ver­pach­tung und den sons­ti­gen Ein­künf­ten. Steu­er­pflich­tige, bei denen die Summe der posi­ti­ven Ein­künfte mehr als 500.000 Euro im Kalen­der­jahr beträgt, haben die Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen über die den Über­schuss­ein­künf­ten zugrunde lie­gen­den Ein­nah­men und Wer­bungs­kos­ten sechs Jahre auf­zu­be­wah­ren.

Wei­tere Auf­be­wah­rungs­pflich­ten. Wei­ter­ge­hende Auf­be­wah­rungs­pflich­ten kön­nen sich z. B. aus dem Pro­dukt­haf­tungs­ge­setz erge­ben.

Kos­ten der Auf­be­wah­rung. Für die Kos­ten der Auf­be­wah­rung ist eine Rück­stel­lung zu bil­den, da es sich um Kos­ten han­delt, die auf­grund einer gesetz­li­chen Ver­pflich­tung ent­ste­hen. Die Höhe der Rück­stel­lung ist vom Ein­zel­fall abhän­gig. Wer­den die Unter­la­gen extern ein­ge­la­gert, bie­tet es sich an, als Rück­stel­lungs­be­trag die Miete der Archiv­räume anzu­set­zen. Bei einer Ein­la­ge­rung in ein­zel­nen Räu­men eines sonst zu ande­ren Zwe­cken genutz­ten Gebäu­des sind die antei­li­gen Kos­ten für den Bereich des Archivs zu ermit­teln und diese bei der Höhe der Rück­stel­lung zu berück­sich­ti­gen.

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