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DATEV eRech­nung

Auf der CeBIT 2010 wurde von der DATEV eG eine neue Lösung zur Bear­bei­tung elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen vor­ge­stellt. Im Rah­men die­ses Arti­kels möch­ten wir Sie näher über das inter­es­sante Pro­dukt DATEV eRech­nung infor­mie­ren.


Damit auch bei einer elek­tro­ni­schen Rech­nung die Berech­ti­gung zum Vor­steu­er­ab­zug besteht, sind aller­dings einige Vor­aus­set­zun­gen zu erfül­len, die bis­lang recht kom­pli­ziert umzu­set­zen waren. Auf der CeBIT 2010 stellt die DATEV eG eine Lösung vor, mit der sich elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen auf ein­fa­che und rechts­si­chere Art sowohl akzep­tie­ren als auch ver­sen­den las­sen. Dabei sorgt das Sys­tem dafür, dass sowohl die Anfor­de­run­gen an die Gül­tig­keit der elek­tro­ni­schen Signa­tur als auch an die Daten­hal­tung erfüllt sind.

Eine elek­tro­ni­sche Rech­nung muss mit einer qua­li­fi­zier­ten elek­tro­ni­schen Signa­tur ver­se­hen sein. Nur dann kann die Vor­steuer bei der Umsatz­steuer-Vor­anmel­dung gel­tend gemacht wer­den. Mit der Signa­tur ist nach­ge­wie­sen, dass die Rech­nung unver­än­dert und die Iden­ti­tät des Signie­rers ein­wand­frei ist. Damit die Rech­nung auch in der Buch­hal­tung ver­ar­bei­tet und die Vor­steuer rechts­kon­form abge­zo­gen wer­den darf, muss außer­dem eine Signa­tur­prü­fung mit einer zer­ti­fi­zier­ten Soft­ware durch­ge­führt wer­den.

Das Prüf­pro­to­koll ist in digi­ta­ler Form gemein­sam mit der signier­ten Rech­nung revi­si­ons­si­cher über den Zeit­raum von zehn Jah­ren zu archi­vie­ren. Ins­be­son­dere für mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men bedeu­tete die­ses kom­plexe Ver­fah­ren bis­lang ein umsatz­steu­er­li­ches Risiko bei der Annahme elek­tro­ni­scher Lie­fe­ran­ten­rech­nun­gen und einen Hemm­schuh für den Ein­satz digi­ta­ler Aus­gangs­rech­nun­gen.

Signa­tur­prü­fung, Signa­tur­er­stel­lung und Archi­vie­rung
Die neue Funk­tion DATEV eRech­nung ist eine Erwei­te­rung von DATEV Unter­neh­men online, einem Sys­tem mit meh­re­ren brow­ser­ba­sier­ten Anwen­dun­gen für die täg­li­chen Geschäfts­vor­gänge in klei­nen und mitt­le­ren Unter­neh­men. Kern­stück ist die digi­tale Beleg­ver­wal­tung. Über das Online-Sys­tem grei­fen Unter­neh­men wie auch deren Steu­er­be­ra­ter gemein­sam auf den im DATEV-Rechen­zen­trum gespei­cher­ten Daten­be­stand zu. Auf diese Weise opti­miert das Sys­tem das Zusam­men­spiel mit der Kanz­lei, die für ihre Auf­ga­ben Zugriff auf die Daten hat und ihrer­seits unter­neh­mens­re­le­vante Aus­wer­tun­gen online zur Ver­fü­gung stel­len kann.

Bis­lang wur­den bereits papie­rene Rech­nungs­be­lege mit­tels Fax oder Scan­ner digi­ta­li­siert und das Beleg­bild im Rechen­zen­trum hin­ter­legt. Mit einem ein­fa­chen Hand­griff las­sen sich nun auch ori­gi­när elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen in die Beleg­ver­wal­tung online über­mit­teln, wobei die Signa­tur­prü­fung auto­ma­tisch im DATEV-Rechen­zen­trum durch­ge­führt wird. Die Rech­nun­gen, Signa­tu­ren und Prüf­pro­to­kolle wer­den dort geset­zes­kon­form archi­viert und ste­hen sofort für die Finanz­buch­füh­rung zur Ver­fü­gung. Der abge­si­cherte Zugriff auf DATEV Unter­neh­men online erfolgt Smart­Card-basiert über das USB-Medium DATEV mIDen­tity, das zum Lie­fer­um­fang des Anwen­dungs­bün­dels gehört.

Beque­mer Rech­nungs­ver­sand
Via DATEV eRech­nung kön­nen Unter­neh­men auch selbst elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen an ihre Kun­den ver­sen­den. Die Rech­nungs­da­tei wird dazu eben­falls in die Beleg­ver­wal­tung online über­tra­gen. Über ein soge­nann­tes Ver­tre­tungs­mo­dell signiert DATEV diese Rech­nun­gen dann im Auf­trag des Unter­neh­mens qua­li­fi­ziert elek­tro­nisch. Dafür ist ledig­lich eine Voll­machts­er­klä­rung des Unter­neh­mens erfor­der­lich.

Nach­dem die elek­tro­ni­sche Rech­nung von DATEV signiert und archi­viert wurde, erhält der Rech­nungs­stel­ler eine E-Mail mit Link auf die Rech­nung im DATEV-Rechen­zen­trum. Dar­über kann die Rech­nung ange­zeigt und per E-Mail an den Rech­nungs­emp­fän­ger ver­sen­det wer­den. Selbst­ver­ständ­lich ste­hen auch die elek­tro­ni­schen Aus­gangs­rech­nun­gen Unter­neh­men und Kanz­lei auto­ma­tisch für die Buch­füh­rung zur Ver­fü­gung.

DATEV eRech­nung ist ein durch­gän­gi­ges Sys­tem zum Prü­fen, Signie­ren, Archi­vie­ren und Buchen elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen. Indem die Anwen­dung in das Anwen­dungs­pa­ket Unter­neh­men online ein­ge­bun­den ist, ent­fal­len auf­wen­dige Ein­zel­schritte und Inves­ti­tio­nen in Signa­tur­lö­sun­gen und Archi­vie­rungs­sys­teme. So kön­nen Unter­neh­men die Vor­teile elek­tro­ni­scher Rech­nun­gen unkom­pli­ziert und ohne Risiko nut­zen und sind gewapp­net, wenn bei einer Betriebs­prü­fung der Vor­steu­er­ab­zug elek­tro­nisch über­mit­tel­ter Rech­nun­gen kon­trol­liert wird.


Quelle: Quelle und wei­tere Infor­ma­tio­nen: www​.datev​.de/​e​r​e​c​h​n​ung

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