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Mög­lich­kei­ten der Gewäh­rung steu­er­freier Arbeit­ge­ber­leis­tun­gen

Grund­sätz­lich unter­lie­gen Zuwen­dun­gen an Arbeit­neh­mer der Lohn­steu­er­pflicht und dem Bei­trags­ab­zug der Sozi­al­ver­si­che­rung. Nach­fol­gend wer­den Mög­lich­kei­ten für Arbeit­ge­ber in der Gewäh­rung von steu­er­freien Arbeit­ge­ber­leis­tun­gen – nicht abschlie­ßend – skiz­ziert.


Zuwen­dun­gen an Arbeit­neh­mer in fol­gen­den Berei­chen kön­nen ein effi­zi­en­tes Instru­ment zur Sen­kung der Lohn­ne­ben­kos­ten sein: Arbeits­mit­tel, Auf­merk­sam­kei­ten, Aus­la­gen­er­satz, Bei­hil­fen für Not­fälle, Betriebs­sport und Gesund­heits­för­de­rung, Betriebs­ver­an­stal­tun­gen, Fahrt­kos­ten­er­satz, Fort­bil­dung, Frei­grenze für Sach­be­züge, Kin­der­gar­ten­zu­schüsse, Klei­dung, Man­ko­geld, Per­so­nal­com­pu­ter, Rabatt­frei­be­trag, Rei­se­kos­ten, Restau­rant­scheck, Sam­mel­be­för­de­rung, Tele­kom­mu­ni­ka­tion, Umzugs­kos­ten, Ver­mö­gens­be­tei­li­gun­gen, Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wand, Waren­gut­scheine, Werk­zeug­geld, Zins­vor­teil bei Arbeit­ge­ber­dar­le­hen, Zukunfts­si­che­rung, Zuschläge für Sonn­tags-, Fei­er­tags- und Nacht­ar­beit.

Arbeits­mit­tel Unent­gelt­lich zur beruf­li­chen Nut­zung über­las­sene Arbeits­mit­tel sind steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei.

Auf­merk­sam­kei­ten Sach­leis­tun­gen, die dem Arbeit­neh­mer aus Anlass eines beson­de­ren per­sön­li­chen Ereig­nis­ses zuge­wen­det wer­den, sind steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei, wenn ihr Wert 40 EUR (inkl. Umsatz­steuer) nicht über­steigt. Bei Gut­schei­nen gilt diese Rege­lung jedoch nur dann, wenn der Gut­schein als Sach­zu­wen­dung anzu­se­hen ist. Geld­zu­wen­dun­gen sind hin­ge­gen immer steu­er­pflich­tig. Die Auf­merk­sam­kei­ten umfas­sen eben­falls Getränke und Genuss­mit­tel, die der Arbeit­ge­ber zum Ver­zehr ver­bil­ligt oder unent­gelt­lich über­lässt.

Aus­la­gen­er­satz Geld­be­träge, die der Arbeit­neh­mer für den Arbeit­ge­ber aus­ge­ge­ben hat, sind steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei (z. B. Park­ge­büh­ren oder Ben­zin­kos­ten, wenn der Arbeit­neh­mer diese auf Rech­nung des Arbeits­ge­bers getra­gen hat).

Bei­hil­fen für Not­fälle Bei­hil­fen und Unter­stüt­zun­gen, die wegen Hilfs­be­dürf­tig­keit gewährt wer­den, sind bis zu einem Betrag von 600 EUR im Jahr steu­er­frei, wenn die Unter­stüt­zun­gen dem Anlass nach gerecht­fer­tigt sind, z. B. in Krank­heits- und Unglücks­fäl­len. In Aus­nah­me­fäl­len kön­nen auch Leis­tun­gen von mehr als 600 EUR steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei blei­ben. Zuwen­dun­gen für Hei­rat oder Geburt sind hin­ge­gen seit 01.01.2006 steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­pflich­tig.

Betriebs­sport und Gesund­heits­för­de­rung Leis­tun­gen des Arbeit­ge­bers zur Ver­bes­se­rung des all­ge­mei­nen Gesund­heits­zu­stan­des und der betrieb­li­chen Gesund­heits­för­de­rung, die zusätz­lich zum ohne­hin geschul­de­ten Arbeits­lohn erbracht wer­den, blei­ben steu­er­frei, soweit sie den Betrag von 500 EUR im Kalen­der­jahr nicht über­stei­gen. Hier­von erfasst wer­den z. B. Leis­tun­gen zur Ver­bes­se­rung des all­ge­mei­nen Gesund­heits­zu­stan­des und zur Vor­beu­gung und Redu­zie­rung arbeits­be­ding­ter Belas­tun­gen des Bewe­gungs­ap­pa­ra­tes. Stellt der Arbeit­ge­ber einen Fit­ness­raum unent­gelt­lich zur Ver­fü­gung, ist dies eine steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­freie Leis­tung zur Ver­bes­se­rung der Arbeits­be­din­gun­gen im über­wie­gend betrieb­li­chen Inter­esse. Dies gilt nicht für die Über­nahme von Mit­glieds­bei­trä­gen des Arbeit­neh­mers z. B. für ein Fit­ness­stu­dio. Die­ses ist eine Bar­zu­wen­dung, somit steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­pflich­ti­ger Arbeits­lohn! Ist der Arbeit­ge­ber Ver­trags­part­ner des Leis­tungs­er­brin­gers, liegt ein Sach­be­zug vor. Sach­be­züge sind bis zu 44 EUR im Monat steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei.

Betriebs­ver­an­stal­tun­gen Steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei sind bis zu zwei Betriebs­ver­an­stal­tun­gen, z. B. Betriebs­aus­flug oder Weih­nachts­feier, im Jahr, wenn die Aus­ga­ben pro Ver­an­stal­tung höchs­tens 110 EUR pro Arbeit­neh­mer betra­gen.

Fahrt­kos­ten­er­satz Benutzt der Arbeit­neh­mer für Fahr­ten zwi­schen Woh­nung und Arbeits­stätte sei­nen eige­nen Pkw, kann der Arbeit­ge­ber ihm mit 15 % pau­schal besteu­ert 0,30 EUR pro Ent­fer­nungs­ki­lo­me­ter erstat­ten. Durch die steu­er­lich zuläs­sige Pau­schal­be­steue­rung unter­liegt der Fahrt­kos­ten­zu­schuss nicht der Sozi­al­ver­si­che­rungs­pflicht.

Fort­bil­dung Beruf­li­che Fort- und Wei­ter­bil­dungs­leis­tun­gen sind immer dann steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei, wenn die Maß­nah­men im über­wie­gen­den Inter­esse des Arbeit­ge­bers durch­ge­führt wer­den. Nach der neue­ren Recht­spre­chung des Bun­des­fi­nanz­ho­fes kön­nen bei gemischt ver­an­lass­ten Dienst­rei­sen, also Rei­sen, die neben einem ein­deu­tig beruf­li­chen Teil auch pri­vate Frei­zeit­ele­mente beinhal­ten, die Reisekos­ten in steu­er­pflich­tige Sach­zu­wen­dun­gen und Zuwen­dun­gen im betrieb­li­chen Inter­esse auf­ge­teilt wer­den.

Die Lohn­steuer kann ent­we­der indi­vi­du­ell nach den Merk­ma­len der Lohn­steu­er­karte oder unter den gesetz­li­chen Vor­aus­set­zun­gen pau­schal durch den Arbeit­ge­ber erho­ben wer­den. Die Pau­schal­be­steue­rung hat jedoch keine Aus­wir­kung für den Bereich der Sozi­al­ver­si­che­rung.

Frei­grenze für Sach­be­züge Sach­be­züge sind steu­er­frei, wenn der Vor­teil für den Arbeit­neh­mer höchs­tens 44 EUR pro Kalen­der­mo­nat beträgt. Dabei han­delt es sich um eine Frei­grenze. Wurde in einem Monat die Grenze von 44 EUR über­schrit­ten, sind die gesam­ten Bezüge lohn­steu­er­pflich­tig. Umfasst ist z. B. die Über­las­sung monat­li­cher Fahr­kar­ten des öffent­li­chen Nah­ver­kehrs (Job­ti­ckets).

Kin­der­gar­ten­zu­schüsse Bei­träge für Kin­der­gär­ten und andere ver­gleich­bare Ein­rich­tun­gen, in denen nicht schul­pflich­tige Kin­der tags­über betreut und ver­sorgt wer­den, kön­nen Arbeit­ge­ber steu­er­frei gewäh­ren. Dies gilt sowohl für betrieb­li­che als auch für außer­be­trieb­li­che Ein­rich­tun­gen. Es muss sich dabei um zusätz­lich zum Arbeits­lohn erbrachte Leis­tun­gen han­deln.

Klei­dung Die Gestel­lung typi­scher Berufs­klei­dung durch den Arbeit­ge­ber an den Arbeit­neh­mer ist grund­sätz­lich steu­er­frei (z. B. Uni­form von Bun­des­wehr-, Poli­zei- und Bahn­be­schäf­tig­ten).

Man­ko­geld Arbeit­neh­mer, die im Kas­sen- und Zähl­dienst beschäf­tigt sind, erhal­ten von ihren Arbeit­ge­bern viel­fach eine beson­dere Ent­schä­di­gung zum Aus­gleich von Kas­sen­ver­lus­ten, auch Fehl­geld­ent­schä­di­gun­gen, Zähl­gel­der, Kas­sen­ver­lust­ent­schä­di­gun­gen genannt. Pau­schale Fehl­geld­ent­schä­di­gun­gen sind steu­er­frei, soweit sie 16 EUR im Monat nicht über­stei­gen.

Per­so­nal­com­pu­ter Die pri­vate Nut­zung eines betrieb­li­chen Com­pu­ters durch den Arbeit­neh­mer ist steu­er­frei. Dies gilt auch, wenn der Arbeit­ge­ber dem Arbeit­neh­mer den Com­pu­ter über­lässt und schrift­lich ver­ein­bart wird, dass der Arbeit­neh­mer den Com­pu­ter beruf­lich und pri­vat nut­zen darf. Zudem ist zu ver­ein­ba­ren, dass das Gerät wie­der an den Arbeit­ge­ber zurück­zu­ge­ben ist.

Rabatt­frei­be­trag Über­lässt der Arbeit­ge­ber sei­nen Arbeit­neh­mern eigene Waren oder Dienst­leis­tun­gen unent­gelt­lich oder gewährt er hier­auf einen Rabatt, so ergibt sich für den Arbeit­neh­mer ein steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­pflich­ti­ger geld­wer­ter Vor­teil. Dies gilt nicht, wenn der Rabatt­frei­be­trag bis zu einer Höhe von 1.080 EUR im Jahr ein­ge­hal­ten wird. Umfasst sind sol­che Pro­dukte und Dienst­leis­tun­gen, mit denen der Arbeit­ge­ber han­delt. Maß­ge­bend für die steu­er­li­che Bewer­tung des ein­ge­räum­ten Rabatts ist der um 4 % gemin­derte End­preis, zu denen der Arbeit­ge­ber die Waren oder Dienst­leis­tun­gen frem­den End­ver­brau­chern im all­ge­mei­nen Geschäfts­ver­kehr anbie­tet.

Rei­se­kos­ten Rei­se­kos­ten, die der Arbeit­neh­mer wegen einer betrieb­lich ver­an­lass­ten Dienst­reise getra­gen hat, kann der Arbeit­ge­ber steu­er­frei erset­zen.

Sam­mel­be­för­de­rung Eine Sam­mel­be­för­de­rung von Arbeit­neh­mern zwi­schen Woh­nung und Arbeits­stätte mit einem vom Arbeit­ge­ber gestell­ten Beför­de­rungs­mit­tel ist steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei, wenn sie für den betrieb­li­chen Ein­satz der Arbeit­neh­mer not­wen­dig ist. Das ist z. B. der Fall, wenn eine Beför­de­rung mit öffent­li­chen Beför­de­rungs­mit­teln auf­grund unver­hält­nis­mä­ßig hohen Zeit­auf­wands oder auch gar nicht (man­gels Ange­bots) statt­fin­den könnte.

Restau­rant­scheck Die Mit­ar­bei­ter­ver­pfle­gung ist für Unter­neh­men von 2010 an bis zu 1.298 EUR jähr­lich pro Arbeit­neh­mer abga­ben­frei. Der Arbeit­ge­ber kann sei­nen Arbeit­neh­mern einen Essens­zu­schuss in Form eines Restau­rant­schecks zukom­men las­sen. Vor­aus­set­zung ist, dass der Arbeit­neh­mer sich aus sei­nem bereits ver­steu­er­ten Net­to­ein­kom­men ab 2010 in Höhe von 2,80 EUR betei­ligt oder der Sach­be­zugs­wert pau­schal mit 25 % ver­steu­ert wird, ent­we­der vom Arbeit­neh­mer oder Arbeit­ge­ber. Die Betei­li­gung von 2,80 EUR erhält der Mit­ar­bei­ter mit dem Restau­rant­scheck wie­der zurück. Somit ergibt sich für 2010 ein maxi­ma­ler Scheck­wert pro Arbeits­tag von 5,90 EUR. Über­nimmt der Arbeit­neh­mer die Pau­schal­steuer auf den Sach­be­zugs­wert von 2,80 EUR, kann der Arbeit­ge­ber nicht nur bis zu 3,10 EUR, son­dern jeden gewünsch­ten Betrag bis maxi­mal 5,90 EUR pro Restau­rant­scheck steuer- und sozi­al­ab­ga­ben­frei an den Mit­ar­bei­ter aus­ge­ben.

Tele­kom­mu­ni­ka­tion Die pri­vate Nut­zung von Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­ge­rä­ten ist für den Arbeit­neh­mer steu­er­frei. Für den steu­er­freien Ersatz beruf­lich ent­stan­de­ner Tele­kom­mu­ni­ka­ti­ons­kos­ten kann der Arbeit­ge­ber die laut Ein­zel­kos­ten­nach­weis ange­fal­le­nen tat­säch­li­chen Auf­wen­dun­gen erset­zen. Dabei reicht es aus, die Einzelkos­ten über einen Zeit­raum von drei Mona­ten nach­zu­wei­sen und die­sen reprä­sen­ta­ti­ven Durch­schnitt in der Folge anzu­set­zen.

Alter­na­tiv kann er pau­schal ohne Ein­zel­kos­ten­nach­weis bis zu 20 % des Rech­nungs­be­tra­ges, höchs­tens aber 20 EUR pro Monat erset­zen.

Umzugs­kos­ten Zieht der Arbeit­neh­mer aus beruf­li­chen Grün­den um, kann ihm der Arbeit­ge­ber die Umzugs­kos­ten steu­er­frei erstat­ten. Aller­dings dür­fen die Kos­ten nicht höher sein als im Bun­des­um­zugs­kos­ten­ge­setz ange­ge­ben. Außer­dem müs­sen, sofern der Arbeit­neh­mer die Kos­ten per Ein­zel­nach­weis bezif­fert, ein­zelne Posi­tio­nen her­aus­ge­nom­men wer­den, die nicht steu­er­frei erstat­tet wer­den dür­fen. Dazu gehö­ren z. B. die Kos­ten für neu ange­schaffte Möbel oder Ver­mö­gens­ver­luste (z. B. Veräußerungs­kos­ten).

Ver­mö­gens­be­tei­li­gun­gen Erhal­ten Mit­ar­bei­ter die Chance, unent­gelt­lich oder ver­bil­ligt Ver­mö­gens­be­tei­li­gun­gen wie Aktien, GmbH-Anteile oder stille Betei­li­gun­gen zu erwer­ben, sind diese Bezüge lohn­steu­er­frei, wenn sie nicht höher sind als der halbe Wert der Betei­li­gung und ins­ge­samt 135 EUR im Kalen­der­jahr nicht über­stei­gen.

Zins­vor­teil bei Arbeit­ge­ber­dar­le­hen Ein Arbeit­ge­ber­dar­le­hen ist die Über­las­sung von Geld durch den Arbeit­ge­ber oder auf­grund des Dienst­ver­hält­nis­ses durch einen Drit­ten an den Arbeit­neh­mer, die auf dem Rechts­grund eines Dar­le­hens­ver­trags beruht. Gewährt der Unter­neh­mer ein unver­zins­li­ches oder zins­ver­bil­lig­tes Arbeit­ge­ber­dar­le­hen, so stel­len die Zins­er­spar­nisse für den Arbeit­neh­mer grund­sätz­lich Arbeits­lohn dar und sind lohn­steu­er­lich abzu­rech­nen. Die Zins­ersparnisse erge­ben sich aus der Zins­dif­fe­renz zwi­schen dem Zins aus dem gewähr­ten Arbeit­ge­ber­dar­le­hen gegen­über dem markt­üb­li­chen Zins eines ver­gleich­ba­ren Dar­le­hens. Zur Ermitt­lung des markt­üb­li­chen Zins­sat­zes mit Hilfe der EWU-Zins­sta­tis­tik der Deut­schen Bun­des­bank. Solange die Summe der noch nicht getilg­ten Dar­le­hen am Ende des Lohn­zah­lungs­zeit­raums 2.600 EUR (Nicht­auf­griffs­grenze) nicht über­steigt, wer­den die Zins­er­spar­nisse lohn­steu­er­lich nicht erfasst. Zudem fin­det die 44-EUR-Sach­be­zugs­frei­grenze Anwen­dung.

Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wand Wer sich min­des­tens 8 Stun­den außer­halb der Woh­nung bzw. der regel­mä­ßi­gen Arbeits­stätte auf­hält, kann vom Arbeit­ge­ber eine Ent­schä­di­gung für den Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wand erhal­ten. Er beträgt bei einer Abwe­sen­heit ab 24 Stun­den 24 EUR, ab 14 bis 24 Stun­den 12 EUR, ab 8 bis 14 Stun­den 6 EUR .

Bei Aus­lands­rei­sen gel­ten spe­zi­elle pau­schale Län­der-Aus­lands­ta­ge­gel­der.

Waren­gut­scheine Ein Waren­gut­schein ist steu­er­frei, wenn der Gut­schein beim Arbeit­ge­ber ein­zu­lö­sen ist. Der Gut­schein stellt auch dann einen Sach­be­zug dar, wenn er auf einen Euro-Betrag lau­tet. Es ist die monat­li­che 44-EUR-Frei­grenze oder der Rabatt­frei­be­trag in Höhe von 1.080 EUR anzu­wen­den.

Die Waren­gut­scheine, die der Arbeit­neh­mer bei einem Drit­ten ein­lö­sen kann, unter­lie­gen stren­ge­ren Anfor­de­run­gen. Auf dem Waren­gut­schein muss eine bestimmte, der Art und Menge nach kon­kret bezeich­nete Ware oder Dienst­leis­tung ohne einen anzu­rech­nen­den Betrag ange­ge­ben sein. Begüns­tigte Sach­zu­wen­dun­gen lie­gen so z. B. vor, wenn der Gut­schein nur die zu tan­kende Menge und die Treib­stoff­art aus­weist.

Werk­zeug­geld Für Werk­zeuge, die betrieb­lich genutzt wer­den, kann der Arbeit­ge­ber eine steu­er­freie Erstat­tung an den Arbeit­neh­mer vor­neh­men. Die Steu­er­frei­heit für Werk­zeug­geld gilt aus­schließ­lich für Hand­werks­zeug, das zur leich­te­ren Hand­ha­bung, Be- und Ver­ar­bei­tung eines Gegen­stan­des dient.

Zukunfts­si­che­rung Seit 2005 kön­nen die Bei­träge zu Direkt­ver­si­che­run­gen – wie bei Pen­si­ons­kas­sen und Pen­si­ons­fonds – bis zu einer Höhe von 4 % der Bei­trags­be­mes­sungs­grenze (2010 = 2.640 EUR) steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei aus dem Brut­to­ein­kom­men umge­wan­delt wer­den. Dar­über hin­aus ist bei Ver­trä­gen, die seit Anfang 2005 abge­schlos­sen wur­den, eine wei­tere steu­er­freie, aber sozi­al­ver­si­che­rungs­pflich­tige Ent­gelt­um­wand­lung bis zu 1.800 EUR pro Jahr mög­lich.

Zuschläge für Sonn­tags-, Fei­er­tags- und Nacht­ar­beit

Zusätz­lich zum Grund­lohn kön­nen fol­gende Zuschläge für Sonn­tags-, Fei­er­tags- und Nacht­ar­beit steuer- und sozi­al­ver­si­che­rungs­frei gezahlt wer­den. Die Zuschläge sind auf einen Grund­lohn von höchs­tens 50 EUR beschränkt:

  • Heim­ar­beit: 10 %
  • Nacht­ar­beit von 20 bis 6 Uhr: 25 % bzw. von 0 bis 4 Uhr, wenn vor 0 Uhr begon­nen: 40 %
  • Sonn­tags­ar­beit von 0 bis 24 Uhr: 50 %
  • Gesetz­li­che Fei­er­tage von 0 bis 24 Uhr: 125 %
  • Sil­ves­ter von 14 bis 24 Uhr: 125 %
  • Weih­nachts­fei­er­tage von 0 bis 24 Uhr: 150 %
  • Hei­lig­abend von 14 bis 24 Uhr: 150 %
  • 1. Mai von 0 bis 24 Uhr 150 %

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